檔案信息化建設的問題與對策

張美佳

(天津市疾病預防控制中心綜合部 天津 300011)

隨著我國經濟建設和社會的快速發展，人類社會進入信息化時代，黨政機關部門、企事業單位逐步實現了辦公自動化，檔案工作也將逐步實現信息化管理。電子檔案是檔案信息化建設的重要內容，是實現檔案資源信息化共享的重要手段。在新時期下，檔案信息化建設對信息的需求量、系統、時效性提出了更高的要求，提高資源共享和社會效益是當前面臨的新問題。[1]

1 檔案信息化工作存在的問題

1.1 檔案工作程式化

目前，黨政機關部門、企事業單位的檔案工作大多歸屬辦公室，辦公室設 1～2人兼管，沒有獨立的綜合檔案室和人員編制，負責檔案管理的工作人員與實際業務工作需要相差甚遠，直接影響到檔案工作信息化進程。單位不愿投入過多財力，職工也不愿選擇這一崗位，繁沉單調的檔案工作氣氛使檔案工作者感到枯燥、沒有發展，于是產生了消極思想，增加了檔案信息化建設的難度。[2]

1.2 檔案軟件缺乏通用性

黨政機關部門、企事業單位的檔案部門使用的計算機軟件規格各異，很多單位依據自己的工作實際情況，各自開發文書檔案工作管理軟件，各自為政，缺乏通用性。我國至今還沒有建立一個數據交換的機讀檔案目錄系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其道，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

1.3 標準化、規范化程度不一

檔案信息化建設的前提是檔案業務基礎工作的規范化和標準化。[3]電子檔案保管自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準。這也給檔案的電子化管理帶來了障礙。

1.4 檔案管理人員的專業技能參差不齊

實現檔案信息化管理，首先要有掌握現代化技術和檔案業務知識的人員，這種復合型的檔案管理人員要有較高的知識層次和先進的技術水平，特別是計算機技能不能僅僅滿足于一般的操作。從目前看，許多檔案部門缺乏這樣的人才。

1.5 檔案保管的長久性問題

隨著辦公自動化的不斷深入，很多單位實現了無紙化辦公，為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用。但若網絡突然癱瘓或被毀，電子文件可能在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。這也給每一位檔案員提出了一個嚴峻的問題。

2 檔案信息化建設的對策

2.1 建立統一聯網檔案管理軟件

早在 2002年，國家檔案局就發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認真做好電子檔案的管理工作。因此，選取適合電子文件形成統一管理的檔案軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發利用等是檔案信息化建設不可回避的一項重要工作。[4]建立統一聯網檔案管理軟件，更能充分做到“橫不缺項、縱不缺限”，無論是從時間角度還是空間角度都是完整、一體的。它對國家根據國際形勢變化探究經濟趨勢、制定政策法規可產生重要影響，為國家在全球一體化中開展國際競爭提供了更為寬廣的信息來源。

2.1 提高檔案管理人員的業務素質

檔案工作的質量高低，直接取決于檔案人員的素質。《檔案法》第九條明確規定：“檔案管理人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。”作為檔案管理人員，應具備的專業知識有兩層含義：一是檔案管理和編研業務知識，二是掌握現代化技術。[2]在新時期下，不斷對檔案管理人員進行知識更新，也要將新的管理概念和技能應用到工作中去，加快檔案信息化建設進程，積極開發檔案信息資源，使檔案更好地為各行業服務，造福社會。

在信息化迅速發展的今天，加強檔案信息化管理，要根據電子檔案自身的特點，注重硬件建設，充分利用計算機技術和網絡技術，同時注重軟件建設，建立健全電子文件及電子資料管理制度，不斷加強各個環節的溝通、管理。[5]只有這樣，才能不斷提升檔案信息化建設水平，推進這項工作的深入開展。■

［1］ 黃敏. 加強疾病衛生預防檔案信息化建設的幾點探討[J]. 海峽預防醫學雜志，2009，15(5)：77-78.

［2］ 黎娟. 淺談疾控檔案信息化建設問題與對策[J]. 南方論刊，2009(S1)：162.

［3］ 殷雪梅. 淺談信息時代的電子檔案管理[J]. 黑龍江史志，2012(21)：29-30.

［4］ 劉春波，閆霜. 淺談如何選取檔案管理軟件[J]. 黑龍江檔案，2010(1)：38-39.

［5］ 韓莉. 新時期下城建電子檔案的管理思考[J]. 科技創新與應用，2012(11)：277.