醫(yī)療設備采購的科學化管理

王西民，舒曉玲

（1 西安市第一醫(yī)院，陜西西安710002；2 西安市第五醫(yī)院，陜西西安710082）

醫(yī)療設備采購的科學化管理

王西民1，舒曉玲2

（1 西安市第一醫(yī)院，陜西西安710002；2 西安市第五醫(yī)院，陜西西安710082）

本文討論了醫(yī)療設備采購科學化管理和具體實施步驟，通過對采購計劃的論證、招標采購和驗收等各個環(huán)節(jié)的嚴格控制，采取靈活采購方式，綜合考慮選擇最優(yōu)設備，實現(xiàn)引進設備的經(jīng)濟效益和社會效益最大化。

醫(yī)療設備；采購管理；招標采購

醫(yī)療設備是醫(yī)院醫(yī)療﹑科研和教學工作的重要物質(zhì)基礎。所以，醫(yī)院擁有醫(yī)療設備的多少和先進程度是衡量醫(yī)院技術實力的重要標志。我院是以眼科﹑心血管內(nèi)科和老年病為重點學科的綜合性三級甲等醫(yī)院，每年持續(xù)投人大量經(jīng)費用于添置和更新先進的醫(yī)療設備，在診療﹑科研等方面工作都得到了長足的發(fā)展[1]。

采購是設備管理的重要環(huán)節(jié)，是醫(yī)院設備引進的主要關口。如何合理有效的利用有限資金，采購到性價比較高的設備，是醫(yī)療設備采購中著重考慮的問題。采購行為要遵守國家相關法律法規(guī)，采購計劃需要經(jīng)過認真調(diào)研和論證，對設備的安全性﹑有效性﹑適用性﹑先進性﹑經(jīng)濟性以及售后服務等因素進行全面考核。同時還要實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益最大化。自從2013年醫(yī)院自行采購設備以來，我院完成了四千多萬元的設備采購任務，通過實踐形成了一整套較為完善的采購管理制度和采購流程。

1 確定采購計劃

醫(yī)療設備價格昂貴﹑結(jié)構(gòu)復雜﹑品種繁多。除部分通用設備外，大多數(shù)設備因應用專科的不同而各具特點。所以要充分尊重使用科室和專家意見[1]。

1.1 由科室提出初步計劃，由設備科匯總并與現(xiàn)有設備進行對比分析，站在全院設備整體規(guī)劃高度，對同一學科﹑同類設備統(tǒng)籌規(guī)劃﹑合理配置。與科室充分溝通取舍，避免重復購置。

1.2 設備科召集醫(yī)院醫(yī)療設備管理委員會和學術委員會對計劃進行論證。聽取各方意見，將論證結(jié)果匯總分析排序后，提出初步建議呈院長辦公會審議﹑篩選，確定采購計劃。

2 確定技術參數(shù)

2.1 設備科組織臨床科室和財務﹑紀委等部門到相關醫(yī)院現(xiàn)場考察，進行市場調(diào)研，廣泛收集市場信息，了解同類主流產(chǎn)品的市場情況，包括性能﹑配置﹑技術參數(shù)的對比及其他單位以往成交價格等。

2.2 科室根據(jù)需要提供參數(shù)初稿，設備科做適當補充調(diào)整，技術要求應該盡可能符合實際要求，要求過高會導致投標設備配置高于實際需求而帶來功能閑置和資金浪費，要求過低可能導致投標設備不能達到實際臨床使用要求[2]。

2.3 按學科邀請院外專家對參數(shù)進行論證，主要考慮確保參數(shù)至少兼容三種品牌規(guī)格，避免歧視性條款，以保證招標時具有競爭性﹑公正性。

3 選擇招標代理機構(gòu)

在醫(yī)院網(wǎng)站上發(fā)布公告，邀請具有相應資質(zhì)以及在西安市財政局備案的社會招標代理機構(gòu)報名。組織紀委和財務等相關部門人員登門對各代理機構(gòu)進行考察，然后采用院內(nèi)招標的形式選擇了一批招標代理機構(gòu)，并與選定的代理機構(gòu)簽訂委托協(xié)議。

4 采購招標

4.1 明確需求，科學制定招標文件

招標文件是整個招投標過程所遵循的法律性文件，是投標和評標的依據(jù)，是構(gòu)成合同的主要組成部分。投標人必須按照招標文件要求編寫投標文件，招標文件一般由技術條款和商務條款兩部分構(gòu)成，技術參數(shù)已經(jīng)在前期工作中確定這里只介紹商務條款。

首先，要對投標廠商及所投設備的資質(zhì)文件有明確要求。投標人應首先按要求提供齊全的資質(zhì):如企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照﹑醫(yī)療器械生產(chǎn)（或經(jīng)營）企業(yè)許可證﹑醫(yī)療器械注冊證及附表﹑稅務登記證﹑企業(yè)法人授權(quán)投標人的授權(quán)書等。另外，若投標人不是設備生產(chǎn)商，還應核查代理經(jīng)銷的產(chǎn)品是否有生產(chǎn)廠家的委托授權(quán)書。

其次，進口產(chǎn)品要提供貨物進口證明，以保證貨源的可靠性，防止假冒偽劣﹑無證經(jīng)營現(xiàn)象[3]。另外，采購部門對公司資質(zhì)進行嚴格審查，例如廠商的生產(chǎn)規(guī)模﹑經(jīng)營業(yè)績﹑資信狀況﹑技術力量，甚至廠商名稱﹑地址是否真實等，只有通過資質(zhì)審查，其投標的產(chǎn)品才能進人第二階段的技術條款和商務條款的評比。商務條款中，應該要求投標廠商對所投標產(chǎn)品的售后服務承諾做出詳盡描述，例如承諾免費保修期﹑維修響應時間﹑保修期外維修費用標準﹑軟件免費升級﹑主要零配件價格﹑交貨期及付款方式﹑操作人員和維修人員培訓計劃等[4]。

4.2 公正評標

按照政府采購法和西安市財政局的相關規(guī)定，評標委員會專家成員由醫(yī)院委派一名專家和抽取的專家組成四名專家組成。專家由招標代理機構(gòu)和醫(yī)院同時派人，招標當天在政府采購專家?guī)熘谐槿。芊獯蛴。p方簽字確認，在評標現(xiàn)場拆封，核對到場的評標專家。在評標前除了專家收到系統(tǒng)的語言提示和短信告知以外，沒有人知道評標專家是誰。嚴格的保密措施，杜絕了人情關系的干擾，保證了評標過程的公正性[5]。

評標時嚴格按照招標文件上規(guī)定的評標辦法，逐條核對分析技術參數(shù)和商務條款的響應情況進行打分，需要澄清的內(nèi)容由招標代理機構(gòu)請來投標商代表予以澄清。各位評委分別打分后匯總排序，有評標委員會組長統(tǒng)一簽署意見，推薦第一﹑第二等順序中標人。大家意見不統(tǒng)一時進行討論形成統(tǒng)一意見，個別不同意見注明保留。評標結(jié)果經(jīng)醫(yī)院確認后按規(guī)定公告一周。

5 簽訂合同

我院編制了統(tǒng)一的合同模版，同時還有一套嚴格的合同審定程序。招標結(jié)果經(jīng)一周公告無異議后，發(fā)給中標人合同模版，由中標人依照投標文件詳細填寫具體內(nèi)容和配置清單。再由醫(yī)院相關部門審閱，不同意見與中標人磋商完善，最終確定簽訂合同。

6 嚴格驗收，確保設備安全使用，性能穩(wěn)定

醫(yī)療設備的到貨驗收是設備采購過程中重要一環(huán)，我們成立了由設備科牽頭，由紀委﹑財務和使用科室專家組成驗收小組，按照醫(yī)療設備安裝與驗收管理辦法組織實施[6]。驗收設備時要求供應商代表在場。驗收分為外觀驗收和技術驗收兩個環(huán)節(jié)。

6.1 外觀驗收首先是確認包裝箱無破損的情況下，進行設備安裝前的實物接收清點及存放管理協(xié)調(diào)工作[7]。如發(fā)現(xiàn)包裝破損﹑實物缺損等問題，立即停止開箱，做好記錄，并及時通知設備廠商及物流公司等相關部門解決。對于直接通過外貿(mào)海關進入的設備，開箱前要請海關商檢部門進行檢查。驗收時詳細填寫開箱情況報告單，嚴格按照合同及投標文件，對照裝箱單清點包括主機﹑標配件﹑選配件﹑專用工具﹑說明書﹑光盤等在內(nèi)的所有物品。從設備外包裝到拆箱后都要進行詳細的記錄，如發(fā)現(xiàn)異常，必須在驗收單上做詳細記錄[8]。

6.2 技術驗收從安裝開始，設備安裝由使用科室﹑設備科工程師及設備廠商工程師共同參與。廠商工程師負責安裝設備，醫(yī)院參與人員負責協(xié)調(diào)協(xié)助，注意了解和監(jiān)督設備安裝工作進程，學習安裝技術。對發(fā)現(xiàn)的問題提出質(zhì)疑，對不合理的地方提出修改方案。

設備安裝完成后，由廠商技術人員對操作人員進行培訓。設備經(jīng)過一段時間使用后，由使用科室確定各種功能配置齊全，工作正常。設備科召集驗收小組成員對照合同合投標說明書對設備的實際性能和配置進行驗證﹑核實，責成使用科室妥善保管各種附件，驗收完畢后各方簽字。

7 付款及售后

按照合同要求，完成設備驗收后付款，留一定比例的尾款作為質(zhì)保金，以確保售后服務和相應的技術支持。

8 資料歸檔

設備科設專人負責醫(yī)療設備檔案的歸集和管理。設備檔案包括論證檔案﹑采購檔案﹑驗收檔案三部分，論證檔案應包括：設備申請報告﹑論證報告﹑立項批復。其中論證報告應由立項部門撰寫，主要包括以下內(nèi)容：擬購置設備名稱﹑技術參數(shù)及配置﹑預算金額﹑臨床應用范圍﹑社會效益分析﹑經(jīng)濟效益分析（是否為獨立收費項目及收費標準﹑預計使用年限﹑設備年收人﹑年維護費用﹑是否使用一次性耗材及消耗品價格）﹑技術先進性分析。采購檔案包括：廠商招投標材料﹑產(chǎn)品資質(zhì)﹑其他書面承諾資料﹑采購協(xié)議和外貿(mào)合同﹑委托代理協(xié)議﹑招標技術及商務打分記錄﹑價格談判記錄等。驗收檔案包括:產(chǎn)品合格證﹑驗收單﹑安裝調(diào)試記錄﹑培訓記錄﹑固定資產(chǎn)登記﹑設備發(fā)票復印件等[2]。

9 結(jié)束語

醫(yī)療設備采購的政策性﹑科學性﹑專業(yè)性很強，不僅涉及到國家的政策法規(guī)和設備的性能指標等客觀因素，還涉及到供應廠商﹑主管部門和使用人員等人為因素。為了有效地利用資金，提高投資效應，必須制定科學的采購制度和合理的流程規(guī)范以及健全的監(jiān)督管理體系。在符合法規(guī)的前提下，充分考慮臨床實際需求，采用最合適的采購方式。由于醫(yī)療設備技術的復雜性和市場的多元性，醫(yī)療設備采購管理是一項復雜的工作，既要掌握相關的技術知識，還要了解市場，熟悉政策法規(guī)。作為醫(yī)院的設備采購管理部門，必須是站在醫(yī)院的立場上實施采購行為。保障醫(yī)院的商業(yè)利益，但絕不是坑害供應商，而是利用一個科學的流程規(guī)范采購行為，確保在公正公平的情況下，依法完成采購任務。

［1］ 王西民. 如何提高醫(yī)療設備投資效益[J].中國醫(yī)學裝備，2010，26（7）:21-32.

［2］ 趙洋洋.醫(yī)療設備采購流程的規(guī)范化管理[J].中國醫(yī)療設備，2011，27（12）:74-75.

［3］ 黃鑫.醫(yī)療設備采購流程的科學化管理[J].中國醫(yī)療設備，2013，29（9）:82-84.

［4］ 王西民.如何提高醫(yī)療設備的投資效益[J].醫(yī)療裝備，2011 （5）:45-46.

［5］ 桂福如.醫(yī)療設備招標采購需注意的幾個環(huán)節(jié)[J].中國醫(yī)學裝備，2006，3（3）:15-17.

［6］ 王西民.醫(yī)療設備應為提高投資效益服務[J].中華醫(yī)學論壇，2003（2）:25-26.

［7］ 鄧其輝，王人可.淺談醫(yī)療設備驗收的基本步驟[J].醫(yī)療裝備，2012（5）:37-38.

［8］ 劉宏，熊夢輝，張樹軍.醫(yī)療設備采購嚴把五關[J].中國醫(yī)學裝備，2006，9（3）:32-33.

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