三甲醫院醫療設備檔案管理現狀及對策

陳悅歡，雷清紅，劉俊樂，李建文

(江門市中心醫院，廣東江門529030)

三甲醫院醫療設備檔案管理現狀及對策

陳悅歡，雷清紅，劉俊樂，李建文

(江門市中心醫院，廣東江門529030)

醫療設備是醫院發展的重要基礎和核心力量。醫療設備檔案的管理與醫療質量密不可分，更是醫療設備管理水平的真實體現。加強醫療設備檔案的科學管理十分重要，可保障醫療設備技術水平及醫療質量，提升社會效益和經濟效益。

醫療設備;檔案管理;效益

隨著我院發展和各類醫療設備大量引進，醫療設備的作用越來越大，醫療設備檔案管理也越來越受到重視。醫療設備檔案的管理與醫療質量密不可分，更是醫療設備管理水平的真實體現。檔案包含的內容直接體現了這方面內容的設備質量管理水平。近年來，為保證醫院設備檔案資料的齊全、完整與安全，設備科建立完善相關制度，細化工作流程，使醫療設備檔案管理取得了較好的成效，現總結如下。

1 完善管理架構

我院通過建立醫療檔案管理領導小組，實現三級管理。組長由主管院領導擔任，副組長由設備科長擔任;設專職管理人員，建立檔案室，并接受醫院檔案室的指導開展工作;各臨床醫技科室設備(耗材)管理人員協助各類醫療設備檔案的管理。通過專人專管，取得了明顯的效果。

一直以來，我院依據法律法規，高標準嚴要求開展醫療設備檔案管理工作，已開展檔案管理20多年。近兩年來，結合我院迎接三甲醫院復審的要求，在《中華人民共和國檔案法》的基礎上，根據2011年衛生部發布的《三甲醫院評審實施細則》內容，我們在醫療設備的申請、購置、安裝、使用、報廢等五個階段狠抓檔案管理。目前已健全醫學裝備檔案管理制度與完整的檔案資料，明確單價在5萬元及以上的醫學裝備按照集中統一管理的原則，作到檔案齊全、賬目明晰、賬物相符、完整準確，并最終達致實施醫學裝備配置方案的全程監管和審計以及完整的相關資料。

2 正確對待醫療設備檔案管理的復雜性、長期性

醫療設備的檔案管理，貫穿了設備從申請、購置、安裝、使用、報廢五個階段的工作，內容繁多，涉及面廣，法規及專業知識要求性強，時效長，人員素質及工作能力要求較高。較既往的檔案管理而言，現階段設備檔案管理有如下特點:(1)申購設備的論證要求越來越嚴格。按三甲醫院醫療裝備采購要求，大型設備要做好預算工作，充分論證、考察，進行政府集中招標采購。因此，檔案管理員要具備一定的關于采購設備的法律法規知識，才能協作做好相關申購工作的檔案管理。(2)對設備的安全性要求逐步增高。隨著社會的發展，當前對醫護人員和健康人群、患者診療安全的重視，其中部分放射輻射設備需要職業病危害評價、環保輻射安全評價、竣工驗收，時程長。檔案管理員對相關的要求要有所認識，才能輔助收集整理齊全相關資料，加強完整性的管理，避免缺失。(3)醫療設備的使用包括進行計量管理、處理不良事件反應、績效分析等。涉及與設備相關的不良事件反應時，當前醫療環境下，由于醫患雙方對自身權益的保護，會根據該設備是否有效、安全來判定責任歸屬。因此，對檔案資料的管理提出了更高的要求，以確保其有效性、齊全性、真實性。設備檔案管理人員的工作壓力不斷增大。同時，由于涉及的設備和相關人員的責任認定難以短時間內確定，對設備故障的處理懸而未決，歸檔相關檔案資料更為復雜、漫長。(4)醫療設備的報廢管理非常嚴格。我院作為公立的三甲醫院，大量的醫療設備須及時報廢，以確保病人的安全。申請醫療設備的報廢需得到上級主管部門如衛生計劃生育局、財政局的審批，廢舊物資的處理需拍賣處理，實現收支兩條線管理。因此，設備檔案管理員也需了解相關報廢流程及相關專業知識，在相關環節中收集歸檔資料。

3 管理流程細化，多部門協作，責任到人

隨著醫療設備的增多，涉及驗收、使用、維修與維保、報廢等流程的規范化管理，大量的資料需要收集、整理、歸檔。對設備檔案管理員的要求非常高。為此，我們對設備科科內人員進行專人負責統籌，多人協作，取得了良好的效果，具體如下。

3.1 重視設備檔案管理員統籌安排的重要性。設備檔案管理貫穿整個醫療設備質量管理全程。我們規定凡購置5萬元以上且使用年限在五年以上的儀器、設備必須逐一編號登記，建立完整的技術檔案。由設備檔案管理員具體負責。同時，設備檔案管理員統籌安排檔案資料的收集，包括(1)購置設備的申請報告。(2)購置論證表、定貨合同書、購置設備手續憑證或影印件。(3)開箱單，貨物清單，隨機文件，包括儀器、設備全部的技術資料如產品使用說明書、技術圖紙等)、驗收報告單、新產品價格、產品樣本。

3.2 加強驗收的協作管理。對新添置的設備，開箱驗收時要由檔案管理員提供采購合同，由醫修組專職驗收人員及使用科室人員對照采購合同共同現場驗收，詳細填寫驗收報告，交設備檔案管理員整理。

3.3 加強使用及報廢過程的責任管理。(1)醫修組專人收集整理對應負責科室各使用設備的操作規程、設備運行維修記錄或報告、性能鑒定書、定期巡檢情況記錄或報告等資料，定期上交至設備檔案管理員統一處理。(2)由質量管理員、計量管理員及醫修組人員專人負責，對設備計量、報廢、不良事件反應等登記，定期將設備改裝、報廢報告、鑒定批復及其它材料文件等相關資料上交，最后由設備檔案管理員統一處理。

4 做好設備檔案常規化及精細化管理

設備檔案需加強常規化及精細化管理，包括(1)文件材料應歸檔，不得隨意亂放，以免丟失。(2)做好歸檔的文件資料儲存保管，選取安全可靠的地方，注意防潮、蟲咬、霉變和其他損壞。堅決服從醫院檔案室管理。(3)加強信息化管理，每年要整理、核對一次，做到賬物相符。(4)做好醫療設備的技術檔案外借管理。

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