檔案基礎工作淺見

晁瑩

檔案工作貫穿著社會主義現代化建設的各個層面、各個角落。隨著社會主義發展不斷邁入高度信息化，檔案工作也就顯得尤為重要，這給檔案的管理工作提出了實行標準化、規范化的要求。但檔案高質量的管理要求卻基于檔案形成最初的基本工作，只有搞好最基本的工作，才會推動檔案的信息化管理和利用價值。

何為檔案的最基礎工作呢？就是從第一步文件的收集開始，到分門別類、細化整理并裝訂成冊、蓋章排序、著錄并打印、驗收入庫的一整套程序。如何才能搞好檔案的最基礎工作呢？下面就從五個方面來說說。

一、把好文件收集工作的關口

文秘工作是檔案形成的關鍵，收集文件是檔案形成的第一步，這就要求文秘人員在平時的文件管理工作中進行收集處理存檔文件，并且進行分門別類，細化放置，做好這一步，給下一環節———細心整理，對號入座，裝訂成冊的工作做好了鋪墊。

收集文件是檔案形成中的龍頭工作，如果做不好此項工作，就會給今后一系列工作帶來負面影響。例如有某個建設單位的機關辦公室主任主管檔案工作，但平時工作不負責任，工作中不講原則，麻痹大意，對管轄工作人員的職責不加以明確和強調指導，甚至連自己都不清楚檔案是如何形成的，故而文件管理混亂，做不到歸類放置，還把有些重要性文件在承辦過程中丟失，問不著，找不見；另外在文件的形成中也存在一些問題，例如文件簽發稿上沒有領導的簽名，不寫明日期，不蓋章，把掛好的文號隨意改動以致文件序號混亂；在打印時，打字員擅自做主，在廢紙翻頁上打印并放入存檔文行列，給文件歸檔帶來麻煩。這一系列的問題，該領導不但不認真把關，而且到最后把責任往別人身上一推了事。這是在領導方面出現的問題，但也是最關鍵的問題，亟待克服解決。

二、把好檔案裝訂工作的關口

檔案的整理裝訂工作屬于細活，需要慢工出細活，千萬不能粗心大意和操之過急，否則就會返工，會給后面的工作帶來非常大的麻煩。例如我們曾經在查檔過程中遇到過這樣的問題，目錄上的編號與放在卷內的文件編號雖然相符，但內容則非，在查檔時根本找不到，后來翻過所有的文件，費了很大的工夫才找出來。這就說明是在整理過程中工作人員麻痹大意和主管領導沒有仔細核查而造成的，因此必須把好此工作環節的關口。

檔案的整理裝訂環節是需要在上一環節的基礎上進行，再次加以分類整理并且進行縫制裝訂，縫制裝訂時必須按照裝訂規格要求進行，以前是以“大卷為單位，現在是以“件”為單位，即一份文件一份文件地縫，工作人員要認真閱讀國家出臺的《歸檔文件整理規則》及后來改進的整理規格，縫制時所有文件的縫制規格必須一致，而且縫制過程中需要仔細檢查，頁碼是否顛倒、批復與報告的順序是否放對、科技檔案的圖紙是否疊得合理等問題需要注意，這樣裝訂好的文件既整齊又便于翻找。

同時邊縫制邊再次細化歸類，需要做好在卷或盒子上用鉛筆（今后蓋章時可以擦去）標明年代、機構、存檔期限等，還要按順序編寫頁碼等工作，并在文件之間、盒子之間必須標明順序，按照文件的重要程度、按文件的某種性質分出的類別及先后順序來放好的位置必須標明順序，且在整理過程中不能拉亂，這就要求整理人員要有高度的責任感和工作態度，努力做好此環節工作，為下一步工作打好基礎。

三、把好檔案蓋章工作的關口

檔案的蓋章工作是在細化歸類收集的基礎上，文件縫制完成后的工作環節。此項環節同樣需要認真、仔細，否則整理出來的檔案就會出現不美觀而影響檔案的質量。例如有些工作人員在蓋章時，一邊工作一邊和別人聊天，甚至吃吃喝喝，一不小心就把文件打濕或弄油了；還會出現張冠李戴，錯了之后用刀片刮或用膠帶粘拔，結果盒子上改過的地方坑坑洼洼不美觀，甚至文件上弄成洞，以致無法再次蓋章。如此一系列的問題大大影響了檔案的質量。

由此看來，在此工作環節上同樣把好關口，主管領導需要加以強調注意事項，并明確工作人員職責，在蓋章過程中隨時督促檢查，警鐘常敲，警語常念，克服麻痹大意的思想，才會整理出高質量的檔案。

四、把好檔案著錄工作的關口

前三個環節完成后，就要進行編制并打印目錄。檔案目錄是查檔最重要的依據，所以，編制和打印目錄堅決不能出錯，從順序號、文件責任者、題名、頁碼、年限等都必須準確無誤，否則將會給今后的查檔和管理工作帶來不便。例如在電腦輸錄過程中，由于不仔細，結果張冠李戴的有，丟三落四的也有，到最后丟失的還能補上，張冠李戴的就不易覺察到，那么等到查檔時就找不到需要的東西了。如此一系列問題必須引起高度重視，把容易出現的錯誤消滅在零狀態，才會避免給下一步工作造成障礙。例如有一單位，由于以前工作條件不優越，還未達到辦公自動化時，檔案的著錄就靠專人打字員完成，而打字員又是臨時聘用人員，素質差，工作情緒低落，工作不負責任，造成打印目錄混亂、無法利用，這樣本應按時入庫的檔案需要等待重新審核并修改目錄，不僅延誤了入庫時間，而且在期間弄丟文件的情況大大存在。

另外，檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準率，因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如西寧市計劃委員會簡稱為市計委，西寧市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委。還要統一題名中應具備的要素，我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種（必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，則要補齊；如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還有統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現，很影響檢索的準確率，所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”，凡不要求批復的文件則寫“報告”等等，這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。還有我們利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄，為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下基礎。

同樣的道理，以上著錄要求由于打字員素質差而達不到要求，直接會影響今后的信息化管理。因此，建議聘用打字員時要嚴格審查，錄用工作態度端正且認真負責、具有較強的工作能力和職業道德的人員，或由整理人員親自著錄，就會避免許多問題。

五、把好檔案入庫工作的關口

驗收入庫工作是檔案形成過程的最后一個工作環節。入庫前需對本期形成的檔案進行驗收，驗收的內容包括：仔細核對目錄與文件的文號、主題、責任者、日期、頁碼等是否相符，每份文件右上角蓋章的欄目中事項是否正確，文件裝訂是否符合要求，盒子上蓋章是否達到要求，卷內文件與盒子上說明是否一致，盒與盒之間、件與件之間順序是否連續正確，每盒是否放有備考表（整理人員及卷內文件情況說明），整理出來的檔案整體質量是否達到要求等。以上內容如達到要求，則可入庫。入庫時做好檔案移交手續，寫清檔案入庫時間、數量、期限、移交人及接交人、檢查人等，必要時注入簡單的情況說明，這樣才會符合檔案的標準化管理要求。

也有不按照以上要求入庫的現象，直接把檔案放入檔案室就了事，沒有任何手續，對檔案形成的初始資料毫無查證。

檔案的順利入庫也就意味著本期檔案整理工作圓滿完成。那么，在這個最后的關口中同樣需要主管領導的監督檢查，發現問題及時補救，以免時間長了就會忽略，給今后的管理工作造成困難。

總之，無論是綜合檔案館，還是基層檔案室，在管理工作中都必須實行標準化、規范化的工作程序和方法，才會提高檔案管理工作水平。要想提高檔案管理工作水平，就必須搞好檔案最初的基本工作，同時在基本工作中體現標準化、規范化的工作程序和方法，從而推動檔案的信息化管理和利用價值。endprint