企業管理者視角中企業的檔案管理

韓銳

摘 要：檔案真實記錄了企業生產經營、人事管理、技術更新等一切社會化活動，不僅是企業發展歷程最有力的見證者，更是企業發展的引導者和輔助者，對于企業的長期、可持續發展有著非凡的意義。因此，在企業中，一定要找準檔案管理工作發展的方向，努力創新工作方式和方法，從而促進檔案工作的有序進行。

關鍵詞：企業;檔案管理;新思路

在企業的各項管理中，檔案管理作為企業發展歷程中最重要的無形資產，在企業的經營管理、文化建設和生產運作等方面都發揮著重要的積極作用。因此，企業必須做好檔案管理工作，根據本企業的發展實際，創新工作思路，建立一套科學、合理的檔案管理體系，為企業的各項業務的發展打下堅實的基礎，并利用檔案管理工作更好地指導企業的生產、經營工作。

一、現階段企業檔案管理工作存在的問題分析

（一）企業管理層對檔案管理問題重視程度不夠。在企業的管理中，領導雖然對檔案管理的重要性有了一定程度的認識，但在實際操作過程中，他們認為企業的生產經營是企業管理工作的重心，和檔案管理沒有太大的關系。因此，在關系企業發展的決策環節，都不要求檔案管理人員參與。造成很多檔案管理人員對企業發展認識不清，長此以往，會導致檔案管理人員缺乏工作積極性，對待工作不嚴肅、不認真，而疏忽了檔案管理工作。

（二）檔案管理手段落后于時代發展要求。現階段企業的檔案管理手段大部分仍然停留在傳統的手工檔案的模式中，手工檔案管理模式具有一定程度的不足，首先表現在檔案材質的不足上，傳統手工檔案一般用紙質作為檔案收存的載體，但是紙質極易在高溫、高濕的環境下發生化學反應，造成字跡模糊、紙質破損等困擾，不利于檔案的長期保存。其次，手工檔案收集具有滯后性，一般傳統的檔案管理主要是通過各個科室在工作年度或一個工程完工后，根據歸檔目錄向檔案部門移交檔案，這樣不僅容易發生遺漏和失誤，還很難對檔案進行分類和編目，導致檔案管理缺乏完整性和系統性。再次，由于檔案信息資源較為龐雜，而企業中又缺乏有效的檔案查詢手段，造成了檔案的查詢率和使用率低，浪費了大量的人力和物力，也無法保證檔案應用功能的充分發揮。

（三）檔案管理人員的業務技能有待提高。由于企業檔案管理工作的艱巨性和復雜性，對負責檔案管理工作人員的要求也更嚴格。一般意義而言，合格的檔案管理人員不僅要具有豐富的知識結構和過硬的業務本領，具備對館藏的熟知能力和檔案編目能力，具備敏銳的社會需求探知能力和信息服務能力;還要與時俱進，具備時代前瞻能力，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項方針、政策、檔案工作法規、工作標準、工作范圍、工作性質及職能等，以便及時、準確、有效地為社會服務;更要具備學習能力，努力鉆研相關的學科知識，掌握現代科技，利用現代化管理手段，實現檔案管理的信息化。而就目前而言，企業的檔案管理人員的專業技能還有待提高，主要表現在業務能力不強，缺乏創新意識，不能迅速掌握現代先進的科學技術手段為檔案管理工作服務。

二、加強企業檔案管理工作創新的思路

（一）促進企業檔案管理信息化建設。在現階段企業的檔案管理工作離不開對信息技術的有效運用，因此，首先要不斷加強企業的信息網絡建設，借助企業中的局域網將各部門、各基層單位密切聯系起來，通過利用網絡傳輸、多媒體技術、傳真等技術實現企業的檔案管理、加工、查詢等綜合管理。其次，還要加大對檔案管理信息化建設的投入，通過配備高質量的打印機、掃描儀、攝像機、照相機等，為企業提供健全的硬件設施，從而保證企業檔案收集、管理、和傳輸工作得以有序開展。此外，還應該加強建設信息化管理軟件的力度，可以通過引進專業的檔案信息管理系統軟件，實現企業范圍內綜合檔案的有效利用和資源共享。

（二）創設良好的運行和管理機制。企業的檔案管理需要良好的運行和管理機制，以實現檔案功能的真正價值。首先，應建立良好的網絡信息運行系統，保障網絡信息系統的暢行無阻，提高企業部門及職工對檔案資源的查詢、利用，實現在企業范圍內更廣闊地資源共享。其次，還要建立有效的管理機制，相關部門要緊密配合，共同建設安全的檔案信息系統，如更新企業的防火墻系統，保障信息資源的安全，以便檔案管理能更好地發揮其作用，促進檔案信息高效利用和高效管理。

（三）加強企業檔案管理人員素質建設。在社會主義經濟條件下，現代企業制度的建立也在客觀上要求要提高檔案管理人員的綜合素質，首先，必須要不斷增強檔案工作者的自學能力，通過學習《檔案法》、檔案理論知識等專業知識，不斷提高檔案管理者的基本專業素質，從而提高檔案管理工作的效率。其次，企業也要不斷加強對檔案管理人員的培訓，通過對其進行現代科技知識理論的強化和教育，幫助檔案管理人員不斷充實自己，提高對檔案管理信息化的應用。

（四）提高企業對檔案管理工作的重視程度。企業的領導要不斷與時俱進，更新檔案管理的觀念，明確檔案管理在企業中的引領地位，樹立以檔案管理為單位的實際發展提供支持的核心理念，加強單位員工參與單位的檔案管理。領導要真正加強對單位的檔案管理工作重視與管理，做好檔案管理中的信息工作。單位內部要通過廣泛的宣傳和教育，提升員工參與檔案管理的積極性。

三、結語

隨著高新技術的不斷發展，企業的檔案管理工作更應該從降低工作強度、提高工作效率的目的出發，加強檔案管理，因此，企業更應該加強檔案信息資源建設，促進檔案管理的規范化、標準化，同時，企業領導還需要加強對企業中檔案管理的重視，提高檔案管理人員的業務素質和技能基礎，從而保證檔案管理工作能夠順暢運行，促進企業的全面發展。

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