高校檔案管理質量保證體系建設研究

韓克軍

摘 要：高校檔案管理為了實現高效以及便捷，需要建立起高校檔案管理質量保證體系，本文首先分析了高校檔案管理質量的問題，然后對高校檔案管理質量保證體系建立歸納性總結了相關的途徑：營造檔案管理質量提升氛圍;建立專門的校園檔案的管理網站;規范化檔案管理獎懲制度。

關鍵詞：檔案管理;質量;體系

高校檔案管理工作是高校發揮其自身培養人才職能，并且能夠強化規范化管理以及科學研究各項活動的最直接的反映，是高校進行相關管理的重要部分。高校檔案管理著重于其實踐的屬性，主要強調其自身的規范化管理，檔案管理的規范化管理 是高校檔案管理的新趨勢。在高校檔案管理的改革之中，最需要關注的問題是檔案管理的質量建設問題。如何加強高校檔案管理的質量，使得能夠更加適應高校以及社會自身多元化的發展需求，是當前高校檔案管理的質量保證的重要著力點。本文主要從目前的最新理論角度出發，探討了高校檔案管理質量評估的特點，從而能夠構建科學評估的體系以及評估的目標方法。

一、高校檔案管理質量問題簡述

高校檔案管理工作是高校內部各種實踐活動自身開展的各個方面的記錄，伴隨著高校發展而產生的大量原始記錄，從而為學校的相關各項工作提供參考依據。從高校檔案管理的內涵出發，對高校檔案的要求便是需要進行真實并且準確的記錄，形成一套比較精準地描述體系，對所需要記錄的活動進行方便快捷的記錄。高校檔案管理工作與高校的發展及其他各個方面有著比較緊密的關系，總體來說，形成了相輔相成的關系。其中高校檔案管理的治療體系的構建是一個比較系統的工程，體系的構建需要人員自身的服務意識以及奉獻意識，需要硬件建設以及制度的保障。

第一，從工作人員自身方面來說，相關工作人員的工作理念比較缺乏，做好高校檔案管理工作以及對于自身工作的認識比較缺乏，政治素養缺乏、奉獻意識不夠;第二，高校檔案管理以及搜集工作不規范，缺乏制度方面的限定。結合筆者實際工作，目前高校對于自身檔案管理工作的重視并不充足，高校檔案管理的日常工作并不夠規范，包括檔案管理的借閱以及使用存在著很大的弊端。高校檔案管理工作之中，容易出現人情而使得檔案管理工作缺乏明細化管理;第三，高校檔案管理部門的相關硬件設施屬于中下水平，設備本身更新比較緩慢，使得高校檔案管理工作不能夠適應新時期的檔案管理的發展。高校檔案管理的科技程度比較低，信息化在檔案管理之中并沒有能夠充分得到發揮以及發展。

二、高校檔案管理質量保證體系建立

（一）營造檔案管理質量提升氛圍

所謂的高校檔案質量管理體系便是指高校的檔案管理工作在相關領導人的帶領下，全員參加，應用科學的方法，充分發揮科學管理以及專業技術的作用，從而構建一套貫穿于整個檔案管理過程的質量保障體系。檔案質量管理的核心便是為了能夠充分提高檔案工作的水平，從而保證檔案的質量。為了能夠提升檔案管理的質量，需要構建系統化的檔案管理保障體系，需要形成比較系統化的檔案管理意識，并且將這種檔案管理意識在全過程之中進行滲透。

首先，高校檔案管理的質量保證體系建設需要全員進行參與，與高校檔案管理相關的人員需要在高校內領導以及相關檔案管理 部門的領導配合之中，進行高校檔案管理的質量保證體系建設。相關人員需要嚴格按照標準以及公文完成文件的歸檔以及檔案管理工作。在檔案管理工作之中滲透“檔案質量，人人有責”的觀念，并且保證檔案的完整性、真實性以及統一性。

其次，對于高校檔案館的管理需要實行全過程監控，使得高校檔案管理工作能夠在全過程的監控之中實現高質量的建設。對于高校檔案管理的監控，其中包括對于檔案的登記、搜集、整理、審核、歸納、組檔、后期升級以及開發再利用。最后，需要不間斷應用科學技術手段。在高校檔案管理過程之中，需要采用最新的數理統計技術，從而使得能夠應用現代的科學技術對高校檔案進行管理，提升檔案管理的質量以及整體的工作水平。

（二）建立專門的校園檔案的管理網站

在高校檔案管理工作之中，館藏紙質版的檔案信息化程度并不高，使得高校檔案資源利用的水平不高，資源的普遍利用受到了一定的限制。傳統的高校紙質的檔案管理工作量比較大，對于檔案管理的技術要求比較高，而且使得檔案管理的任務相對比較繁重，使得檔案管理工作的質量并不能夠滿足社會各種團體以及群體對于檔案利用的要求。檔案管理工作需要依托現代科技完成自身的信息化建設，對原有的各類館藏紙質照片磁帶等不同形式的檔案進行相應的數字化，使得相關的電子檔案數據能夠得以保存，保存在固定的數據庫之中，為構建高效便捷的高效檔案管理網站助力，最大化檔案利用。

（三）規范化檔案管理獎懲制度

高校檔案管理在高校辦學之中處于眾多環節中最基礎的環節，檔案管理工作是關系著高校教學、學生管理、科研以及招生就業的關鍵部分，高校檔案管理的重要性不言而喻。為了能夠進一步加強高校檔案質量保證體系，需要各高校從自身實際狀況出發，制定相關的獎懲制度，從而為高校檔案管理注入比較強大的動力。具體而言，在高校檔案管理工作中，高校檔案管理的收集以及整理工作在檔案管理研究中，取得比較顯著地成績的人員可以獲得相當可觀的獎勵;相反在高校檔案管理工作中，破壞檔案，丟失或者違反保密規定的人員需要找到相關的負責人給予一定的處分。構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。檔案工作的獎懲一般與年度考核總結、評比工作同時進行。

參考文獻：

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