淺談高校檔案管理系統化建設

徐改平

(晉中職業技術學院，山西晉中030600)

淺談高校檔案管理系統化建設

徐改平

(晉中職業技術學院，山西晉中030600)

隨著社會的飛速發展，高校檔案管理事業也面臨著一個全新的發展時期。以高校檔案管理系統化建設為中心，從促進高校發展、提升高校檔案服務水平等方面重點討論，是對高校建設系統化檔案管理研究的核心內容。

高校檔案管理；系統化建設；必要性；具體措施

0 引言

檔案管理是對教學、科研、基礎設施、人事、資產、黨政管理等各方面的原始材料記錄的管理。這不僅保證了學校發展的連續性，同時也可為學校的管理做出正確的決策作參考。近年許多高校的發展方向由大幅擴張規模轉向為注重質量，在這樣的發展方向下，高等教育為促進全面協調發展，提高辦學水平，改善辦學基礎設施建設，深化體制改革，創新管理等，進行了大刀闊斧的改革。這些變化無疑對高校的檔案管理提出了更高的要求。在高校快速發展的今天，深化和升級各項功能的同時，高校檔案工作系統化的構建必然能夠作為發展的有力保障。

1 高校檔案的管理

目前，高校檔案管理混亂主要有以下幾種情況：檔號不規范；案卷標題不規范；大部分案卷缺少卷內目錄；許多案卷未標頁碼；組卷混亂現象比較嚴重；案卷厚薄不一等。鑒于這些情況，我們更應該從檔案的規范化，規范化的管理，提高檔案管理的基礎工作水平等方面入手。

高校的檔案管理可以根據高校部門的劃分來進行歸類，也就是說可以把高校檔案分為人事管理、黨政管理、財務管理、教學管理、科研管理、設備管理五大類。各項檔案具體實現的功能如下所示：

1.1 人事檔案管理

人力資源檔案可以分個人檔案和人員交流檔案兩部分。個人檔案有個人的基本情況、業績情況、各階段個人鑒定報告等。人員交流檔案是指為各類專業人員在校內外調動而設置，以充分發揮各類專業人員的作用，實現其價值最大化。

1.2 黨政檔案管理

黨政管理檔案主要包括黨群管理檔案以及行政綜合管理檔案。黨群管理檔案，包括黨的紀律，組織、工會等工作;行政綜合管理檔案包含法令、學校評價、辦學歷史、涉外等內容。

1.3 財務檔案管理

會計檔案可分為綜合會計管理、會計賬簿、憑證、會計報表、工資報表、固定資產登記表等，可以為學校管理者及時、準確把握學校預算、資產、宏觀調控提供全面數據，同時財務會計人員可以很容易地核對資產、研究經費情況。

1.4 教學檔案管理

教學檔案可以分兩類：一是教學管理檔案，包括教學規劃、專業人才培養方案、教學綜合評價、試卷、教材等；二是學生學籍檔案，高職學生、成人等各層次學生的名冊及其成績匯總表、畢業生信息表等。三是學術檔案，學校的學術檔案是指師生歷年的各種學術成果、畢業論文、學術性文章和著作等，它們是學校學術水平的真實記載，是不同時期學術水平的反映和憑證，也是做好學校管理工作的一項措施保障。

1.5 科研檔案管理

科研檔案可以分為科研項目管理檔案和科研綜合管理檔案兩部分。科研項目管理檔案主要包括科研項目的選題、立項、研究、成果鑒定、推廣等各類材料，既可以方便檢索，又可為教職員工確定新課題，避免重復研究提供參考。科研綜合管理檔案則包括各類科研經費、人員、設備和最新研究動態等材料，為科研管理人員協調科研力量和科研經費在學校分布提供依據。

2 高校檔案工作存在的幾個現實問題

2.1 檔案的收集和整理環節過于放松

檔案管理是包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統計和開發利用等多個環節的系統工作，其中檔案的收集和整理是保證檔案完整、確保檔案資料對今后工作具有參考價值和借鑒意義的基礎。但是很多高校工作人員在日常工作的方方面面中，并沒有體現出及時歸檔的檔案意識，經常隨意存放、草率處理，導致原始資料不可挽回的損失，給后續工作埋下隱患。

2.2 對檔案的實際利用不到位

某些職能部門工作觀念陳舊，工作手段老套單一，缺乏活力，在已建立校園信息管理網絡的便利條件下，面對大量信息全面、獲取方便、傳輸安全快捷的一手檔案資料，不去充分調取利用，卻依然用傳統方法布置工作，往往導致不必要的重復勞動，事倍功半，造成人力物力等資源的浪費。

3 加強高校檔案工作系統化建設的建議

3.1 制定發展規劃

實現檔案工作的制度化和標準化是提高高校檔案工作科學化、系統化重要組成部分。作為高校的管理者如何提高對高校檔案管理工作的理解,了解檔案工作的意義,是學校的科研、教學、建設發展是必不可少的工作之一。在學校制定中長期發展規劃的過程中，要把專業人才培養、基礎設施建設等方面從學校創辦到發展至今的歷史檔案進行認真總結整理，從而制定出切實可行的方案。

3.2 切實推進檔案管理人才隊伍建設

檔案工作成效的最重要的因素是人本身，人才隊伍建設是做好檔案系統工作的關鍵。

我們應該建立一個專職人員、兼職人員相結合的部門作為檔案收集管理團隊。各行政部門、院系須設有獨立的專門人員來負責本部門存檔資料的收集與整理。

3.3 開發檔案資料對實際工作的指導應用價值

檔案資料對我們的日常工作有寶貴的實踐指導價值，數據文件不應該是長期不動封存的。作為管理者，在學校發展過程中，要注意發展過程中的信息，如資產管理部門通過分配、轉移、折舊、報廢和其他參考數據的分析，可以形成學校的資產和設備統計報告，充分利用該報告以支持學校資產的下一步調配和使用。

3.4 推動檔案管理信息化建設

目前國內很多高校都建立了現代教育技術中心以實現教學手段的現代化，檔案管理同樣也可以借鑒當今先進的計算機技術、網絡技術、多媒體技術，用數字工具取代傳統落后的管理手段，盡快完成高校檔案信息數字化工程。另一方面，各部門應逐步建立和深化數字化檔案的工作意識，真正體現出數字化管理高效率、高精度、低成本的優勢。

4 結語

綜上所述，高校檔案管理走向系統化建設是檔案管理事業發展的必然趨勢。在走向系統化建設的路上也許會出現許多問題，高校應該及時針對所存在的問題拿出有效的應對措施，逐步推進檔案系統化管理，以適應時代發展的潮流。

[1]王燕.關于高校檔案管理網絡體系的構建[J].三門峽職業技術學院學報，2007.12.

[2]伊林，龍政軍.新時期做好高校檔案工作的思考[J].重慶科技學院學報（社會科學版），No.11.2008.

[3]孫麗珍.增強責任意識創新管理方式,加快實現企業檔案管理信息化[J].黑龍江科技信息,2010(27).

[4]鄭晨.高校檔案管理工作網絡化之我見[J].赤峰學院學報(漢文哲學社會科學版),2006(06).

（編輯 趙欣宇）

On the System Construction of Archives Management in Colleges and Universities

XUGaiping
（JinzhongVocational&Techical College,Jinzhong030600,China)

With the rapid development ofsociety,the universityarchives management is alsofacinga newdevelopment period. Taking the university archives management system as the center,from the point of promoting the university development and the promotion of the university archives service level,it is the core content of the research on the university construction systemarchives management.

college file management;systematic construction;necessity;concrete measures

G712

B

1672-0601（2015）11-0018-02

2015-09-17

徐改平（1968-），女，大學本科，主要研究方向：圖書檔案管理研究。