企業電子文件檔案管理初探

羅 蘭 李 蔚（湖南神斧集團一六九化工有限責任公司 417100）

在龐大的網絡電子信息系統中，每天都會生成大量的字符文件，其中有些電子文件會被保存下來，有些則會隨著時間的前進進入“自生自滅”的境地。在當代企業的日常運轉中，電子文件已然成為更加便捷的信息傳播的工具，如何對電子文件進行歸檔儲存是檔案管理的一大難題。

一、電子文件和電子檔案的異同

日常生活中接觸到的電子文件常用的有.doc格式和.xls格式，代替以往的紙質文件。一個文件的最終定稿可能需要在word文件上進行多次修改，人們往往會保留最后一個最終稿件。對之前的初稿或者修改稿更多的會置于零落的位置，甚至會被刪除。電子文件廣義上的理解是一個文檔以文件的形式存在于企業的電腦設備上，或者流傳于內部或外部的電子郵箱等網絡系統上。電子文件的存在意義主要在于幫助企業維持基本的日常工作，提高企業的管理和運轉速度，確保信息的有效運轉。

電子檔案相比電子文件首先在一定程度上多了保密性與機要性的特點。建立電子檔案的電子文件排除了電子文件儲存的隨意性，在一定的管理原則上將文件以固定的形式儲存于網絡系統上，在確保文件的可靠性和真實性后為電子文件建立儲存庫，電子檔案由此而來。另外一些特別是涉及到人事和財務的電子文件檔案管理，與普通的電子文件存檔相比，特別需要做好文件的加密工作，電子檔案有其便捷的部分，同時也承擔一定的風險。因此，電子文件檔案管理根據其自有的特點與傳統文件在管理上有很大不同。

二、企業電子文件檔案管理的現狀

當下，隨著電子文件的營運，電子文件檔案管理也隨著出現。但現前的電子檔案管理還存在著很大的缺陷。主要體現在幾個方面：首先，企業電子文件的存在顯得尤為隨意，特別是一旦超過電子文件的時效，文件就會隨意的停留在某些計算機的硬盤或者某些職能者的郵箱，缺少對電子文件進行歸類和整理并有序的對其進行歸檔。從最初稿到最終稿的電子檔文件很少會有工作人員對其整理，并加以區分存檔，檔案人員也缺少對這整體文件的歸屬。大多數企業檔案管理員會對最終文件進行存檔，也只是簡單的存在移動硬盤等設備，以簡單的文件夾分類進行儲存。

其次，電子文件檔案整體缺少有序的邏輯管理系統。很多企業在面對電子文件存檔的問題都處于消極的圍觀態度。因為，大部分企業在實行無紙化辦公的同時，還伴有紙質文件的輔助。檔案管理人員更多的偏重于對紙質文件的歸類和存檔，電子文件檔案處于邊緣化狀態。對紙質檔案的管理有系統的分類，而電子文件檔案缺乏有序有規模的管理系統。

再者，電子文件檔案的管理和儲存在時間上受到一定的制約。電子文件的存檔依賴電子設備，而電子設備的更新太快。特別是電子儲存設備，電子文件格式等在短短十年內就已經將老的設備淘汰掉。十年前的電子硬盤相對現在的電腦來后說，很多都無法讀取，電子檔案文件的保存就受到很大影響。且電子儲存設備包括像電腦硬盤，移動盤等設備都有使用壽限，且壽限都不太長久，這也給電子檔案的管理帶來了一定的影響。

除此外，企業電子文件檔案還有一個致命的問題，電子設備容易受到病毒入侵，黑客攻擊，這樣在電子檔案的保密性上就存在很大的安全隱患。特別是涉及到企業的安全保密文件，以黑客病毒侵入的企業泄密事件經常發生正反應了電子文件檔案管理在這一方面的缺陷。

三、做好企業電子文件檔案管理的幾點建議

面對企業電子文件檔案的現狀和所面臨的問題，在管理上有以下幾點建議：

1.培養電子文件檔案專業管理人才。人才是企業管理的核心，人才也在檔案管理的核心。電子文件檔案管理人才不僅需要專業的檔案管理知識，同時還需要熟練掌握電子設備及應用知識。電子文件檔案管理在系統性上與原始的文本紙質檔案有一致性，但是在實際操作上卻是完全不同的兩種模式。電子文件的系統開發特別是文件的傳輸部分包括打字錄入，圖片掃描錄入等，但文件的電子格式卻有多中，特別是電子文件一旦入檔，需要以固定的文件格式保存，即無法無法隨意更改的只讀文件格式保存等。所以電子檔案管理人才的培養是檔案管理的關鍵，全面型人才的培養是電子檔案管理是否完善的前提。

2.建立和完善電子文件檔案保密系統。電子檔案與文本檔案都涉及到文件的保密性，傳統的紙質文件的保密系統可以在實際場所設置更高的安保系統。電子檔案系統在電子信息網絡下，面臨的安保隱患主要來源與網絡黑客，病毒木馬等。在信息社會下，電子防盜系統是維護正常電子秩序的關鍵，電子檔案系統的安保更需要有絕對的防御安全。

3.完善電子檔案管理系統，包括錄入系統、查詢系統以及展出系統。建立完整的電子錄入系統，特別是對最終的存檔文件的保存系統如何區分和定義，企業的日常工作中涉及到行政、財務人事等各方面的文件信息確定最終版來入檔，在存檔時做好歸類分配，為查詢系統做好有效依據。電子展出系統是在對可以公開的文件檔案做一個電子的展出，為信息所需人員做展列，同時也為宣傳企業的管理及文化系統做保障。檔案展出系統包括有聲的音頻和無聲的圖片及文字信息，必須回避企業的保密信息等。

4.建立有效的電子文件檔案法律法規。當前電子網絡系統的法律法規處于完善階段，網絡黑客等犯罪活動經常發生，有效恰當的法律法規是保障電子文件檔案的積極因素。特別是在《檔案法》中應增添對電子文件檔案管理的規則。

企業電子文件涉及到很多商業機密，秘密性文件檔案的存檔與管理與商業的競爭關系有很大影響，所以對電子文件檔案法律法規的建立與完善非常關鍵。

[1]蘭家友，李文劍.電子文件檔案管理存在的問題及對策分析[J].大家， 2014(3).

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