檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性與作用

葛春艷

青島市海慈醫(yī)療集團(tuán)，山東青島266033

檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性與作用

葛春艷

青島市海慈醫(yī)療集團(tuán)，山東青島266033

檔案是個(gè)人或組織在社會(huì)實(shí)踐中逐步形成的，能夠清晰完整的記錄固化信息的作用。醫(yī)院檔案是在創(chuàng)辦醫(yī)院宗旨指導(dǎo)下，按照醫(yī)院的要求，在從事醫(yī)療、管理、科研等活動(dòng)中所形成的醫(yī)療業(yè)務(wù)、黨政管理、教學(xué)科研等檔案的總和。它真實(shí)記錄醫(yī)院各項(xiàng)工作，同時(shí)又是醫(yī)院歷史發(fā)展的見(jiàn)證，為醫(yī)院的重大決策提供依據(jù)。檔案管理對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有非常重要的作用，它在醫(yī)院制定決策、醫(yī)院現(xiàn)代化管理以及彰顯醫(yī)院文化等方面都起著推動(dòng)作用。重視醫(yī)院檔案管理是保證醫(yī)院發(fā)展的前提條件。該文著重分析了醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題。闡述檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性，并提出發(fā)揮檔案管理作用價(jià)值的幾點(diǎn)建議。

檔案管理；醫(yī)院管理；重要性；作用價(jià)值

醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院的權(quán)威憑證和原始記錄，是醫(yī)院決策和工作計(jì)劃的重要依據(jù)，是保證醫(yī)院各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。檔案管理雖是基礎(chǔ)性工作是醫(yī)院管理中最重要的部分，隨著社會(huì)不斷進(jìn)步，檔案資源的社會(huì)價(jià)值將會(huì)越來(lái)越被人們認(rèn)知，不僅要重視對(duì)檔案的保管保護(hù)，更要重視它的開(kāi)發(fā)利用，以此達(dá)到資源共享的目的。本文著重在檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性、作用及價(jià)值等方面進(jìn)行闡述。

1 檔案管理在醫(yī)院管理工作中的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理制度不健全，檔案利用率低、收集率不高

醫(yī)院雖然在人事、后勤、醫(yī)療以及行政方面制定了健全的制度，但關(guān)于檔案管理這方面，制定健全制度的醫(yī)院少之又少。長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院對(duì)于檔案管理都是采用針對(duì)性的管理，如在科技檔案、會(huì)計(jì)檔案以及文書(shū)檔案等方面進(jìn)行管理，其他檔案管理交由業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行管理，從而使醫(yī)院內(nèi)形成多個(gè)檔案管理部門(mén)的格局，導(dǎo)致醫(yī)院檔案收集率下降，內(nèi)容殘缺。同時(shí)，醫(yī)院對(duì)檔案的管理采用重“藏”“輕”用的管理方式，對(duì)檔案所產(chǎn)生的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益缺乏宣傳，導(dǎo)致公眾不知如何利用檔案，從而使檔案的利用率嚴(yán)重偏低。

1.2 檔案管理員綜合素質(zhì)低

大多數(shù)從事醫(yī)院檔案管理工作的人員都是兼職、非專(zhuān)業(yè)人員、年老的、人員流動(dòng)多，檔案管理員綜合素質(zhì)偏低，工作沒(méi)有積極性以及主動(dòng)性，檔案工作脫離醫(yī)院各項(xiàng)工作，檔案人員關(guān)于檔案資料都是被動(dòng)接受，參與醫(yī)院的各項(xiàng)工作幾乎很少，各類(lèi)文件無(wú)法盡快收集，致使寶貴資料流失，沒(méi)有歸回檔案室。另外，醫(yī)院對(duì)內(nèi)部人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，主要針對(duì)醫(yī)療技術(shù)人員的培訓(xùn)，完全沒(méi)有將檔案管理人員列入培訓(xùn)計(jì)劃中，導(dǎo)致檔案管理人員的管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展。

1.3 醫(yī)院對(duì)檔案硬件投入少

由于醫(yī)院把工作的重心放在醫(yī)療上，導(dǎo)致檔案室用房緊張，空間很窄，達(dá)不到安全管理檔案的要求。另外，由于檔案管理在技術(shù)以及管理水平方面嚴(yán)重落后，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，醫(yī)院管理手段有所提升，然而，在檔案收集方面，醫(yī)院仍是采用手工收集的方式，使檔案不能盡快歸檔，不利于檔案管理工作的進(jìn)行。目前，電子檔案應(yīng)用越來(lái)越廣泛，部分醫(yī)院采取建立電子檔案系統(tǒng)[1]。然而，電子檔案未能經(jīng)過(guò)檔案管理人員允許直接歸入檔案系統(tǒng)中，導(dǎo)致軟件使用時(shí)出現(xiàn)各種情況，給檔案管理人員帶了不便。

1.4 醫(yī)患關(guān)系導(dǎo)致病案未被重視

在醫(yī)療糾紛中，雙方爭(zhēng)奪最主要的還是病案。因此，病案管理最主要的任務(wù)就是完善病案管理，提高患者病案書(shū)寫(xiě)的質(zhì)量。

2 檔案管理在醫(yī)院管理工作中的重要性

2.1 檔案管理是醫(yī)院文化的傳承

醫(yī)院文化關(guān)乎著醫(yī)院的精神，它是創(chuàng)辦醫(yī)院的宗旨，同時(shí)又是醫(yī)院在價(jià)值導(dǎo)向、社會(huì)形象與管理理念等方面的一種綜合體現(xiàn)[2]。醫(yī)院文化的形成是源遠(yuǎn)流長(zhǎng)的，并不是一朝一夕的，是在醫(yī)療衛(wèi)生體制中不斷沉淀、不斷總結(jié)出來(lái)的。醫(yī)院的檔案是社會(huì)實(shí)踐與歷史發(fā)展的原始資料，其中包含了豐富的醫(yī)院文化。因此，做好醫(yī)院檔案管理，進(jìn)而使醫(yī)院文化在檔案中不斷沉淀、積累以及總結(jié)。

2.2 醫(yī)院檔案管理支持開(kāi)創(chuàng)未來(lái)科學(xué)、總結(jié)過(guò)去以及正確把握現(xiàn)在

醫(yī)院檔案是把醫(yī)院各種情況真實(shí)記錄下來(lái)，是對(duì)醫(yī)院歷史發(fā)展的總結(jié)。醫(yī)院檔案不僅是對(duì)前人研究的總結(jié)，而且也是為后人推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展提供了條件[3]。通過(guò)檔案，我們可以吸取前人的教訓(xùn)，作為我們的經(jīng)驗(yàn)，而且能夠從中找出事物發(fā)展規(guī)律及內(nèi)在聯(lián)系，為當(dāng)下和今后醫(yī)院的發(fā)展打下了基礎(chǔ)，這就是醫(yī)院檔案信息屬性的作用。醫(yī)院管理要井井有條條，是加快醫(yī)院發(fā)展步伐以及促使醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展的重要保障[4]。

2.3 醫(yī)院檔案管理為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)以及科學(xué)化發(fā)展提供依據(jù)

21世紀(jì)是經(jīng)濟(jì)與知識(shí)并存的時(shí)代，在信息、知識(shí)、資源的積累和運(yùn)用對(duì)醫(yī)院科學(xué)化發(fā)展及現(xiàn)代化建設(shè)方面起著決定性作用。以前醫(yī)院管理采用粗放式和經(jīng)驗(yàn)式的管理方式，隨著社會(huì)的發(fā)展，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化、密集式的管理模式，而且醫(yī)院檔案管理員對(duì)檔案管理的認(rèn)知越來(lái)越深，深刻地明白醫(yī)院檔案資源在社會(huì)產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)價(jià)值以及社會(huì)價(jià)值，懂得如何利用檔案的信息資源提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益以及綜合競(jìng)爭(zhēng)力。其次，醫(yī)院檔案管理在臨床醫(yī)療的改進(jìn)和提高、專(zhuān)業(yè)學(xué)術(shù)交流和研究以及醫(yī)學(xué)科研的應(yīng)用和開(kāi)發(fā)等方面提供重要依據(jù)[5]。通過(guò)醫(yī)院檔案管理，可以使臨床治療、專(zhuān)業(yè)學(xué)術(shù)以及醫(yī)學(xué)科研之間相互促進(jìn)、相鋪相成，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)和科學(xué)化發(fā)展起到了促進(jìn)作用。

2.4 醫(yī)院檔案管理在醫(yī)患關(guān)系與醫(yī)療糾紛方面提供了依據(jù)

目前，醫(yī)院醫(yī)療糾紛形勢(shì)嚴(yán)峻，醫(yī)患關(guān)系也越來(lái)越嚴(yán)重，在國(guó)內(nèi)外醫(yī)療環(huán)境中，醫(yī)患矛盾不斷惡化。醫(yī)院檔案是醫(yī)療活動(dòng)最原始的記錄，為法律提供依據(jù)。醫(yī)院檔案對(duì)醫(yī)患活動(dòng)能夠進(jìn)行真實(shí)的記錄，進(jìn)而為維護(hù)醫(yī)患雙方的合法權(quán)益提供依據(jù)，便于醫(yī)患雙方行駛自身的權(quán)利，同時(shí)又能讓醫(yī)患雙方遵守自己應(yīng)該履行的義務(wù)[6]。

2.5 醫(yī)院檔案在醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益方面起到重要作用

醫(yī)院檔案具有真實(shí)性、原始性等特點(diǎn)，這就可以使醫(yī)院檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙等手段轉(zhuǎn)化為體現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展歷程以及醫(yī)院文化的專(zhuān)著及回憶錄等醫(yī)學(xué)寶庫(kù)，從而為醫(yī)院創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，有利于我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展[7]。

3 充分發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院管理工作中使用價(jià)值

3.1 加強(qiáng)醫(yī)院檔案基礎(chǔ)性管理

要充分發(fā)揮檔案管理的使用價(jià)值，首先，要加強(qiáng)醫(yī)院檔案基礎(chǔ)性管理。醫(yī)院檔案管理員每天除了對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理等工作外，最主要的工作就是做好檢索、研究、編目工作，建立健全檔案管理體系以及檔案匯編等參考資料，要對(duì)檔案進(jìn)行更新，從而達(dá)到醫(yī)院管理的要求[8]。

3.2 樹(shù)立檔案管理開(kāi)發(fā)利用觀念

醫(yī)院檔案管理者的思想常常會(huì)受到傳統(tǒng)管理理念的禁錮，沒(méi)有充分意識(shí)到醫(yī)院檔案所具有的價(jià)值[9]。因此，醫(yī)院部門(mén)與部門(mén)之間要密切配合，做好關(guān)于醫(yī)院檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，通過(guò)醫(yī)院檔案科學(xué)化管理促進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)的不斷發(fā)展。

3.3 完善檔案軟件和硬件設(shè)施，培養(yǎng)高素質(zhì)管理人才

有效利用醫(yī)院檔案管理，就必須加強(qiáng)檔案存庫(kù)的保護(hù)與建設(shè)工作，使醫(yī)院檔案不受到破壞。另外，計(jì)算機(jī)軟件隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)而被廣泛應(yīng)用，醫(yī)院應(yīng)該盡快建立信息化檔案系統(tǒng)，運(yùn)用先進(jìn)的管理軟件對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行有效的管理與使用[10]。保證醫(yī)院檔案管理事業(yè)向著持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，就需要培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案管理人才。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理工作，從而使醫(yī)院檔案管理水平得到提升，同時(shí)提高醫(yī)療事業(yè)、醫(yī)院管理等方面的教學(xué)水平。適應(yīng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展以及社會(huì)的不斷變化。對(duì)檔案管理模式不斷創(chuàng)新，以此提高檔案管理的效率，發(fā)揮醫(yī)院檔案管理的作用，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的發(fā)展，使醫(yī)院檔案管理走向新的高度。做好醫(yī)院檔案管理工作，開(kāi)創(chuàng)醫(yī)院管理的新格局，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展提供保障。

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Archive Management in Hospital Management Importance Value and Function

GE Chung-yan
Qingdao haici medical group，Shandong qingdao 266033 China

Archives is a person or organization gradually formed in the social practice,to clear a complete record of curing information.Hospital records is in hospital under the guidance of the purpose,according to the requirements of the hospital,is engaged in medical treatment,management,scientific research and other activities in the medical business,which is formed by the party and government management,teaching and scientific research files combined.It was a real record all work of the hospital,is the witness of history of hospital development at the same time,provide the basis for hospitals to make major decisions.But increasingly highlight the importance of hospital archives management,attaches great importance to the hospital archives management is the premise of guarantee the hospital development,archive management has a very important role to the development of the hospital,its decision-making in hospital,hospital modernization management and akira

File management；Hospital management；The importance of；Function value

R197.322

A

1672-5654（2015）04（b）-0084-02

2015-01-13）

葛春艷（1972.9-），女，山東青島人，本科，館員，研究方向：綜合檔案管理。