醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

作者單位：255036 山東省淄博市中心醫(yī)院

【摘要】隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大、事業(yè)單位管理體制改革的不斷推進(jìn)和深化，使人事檔案管理工作逐漸成為公眾關(guān)注的焦點(diǎn)之一。通過(guò)分析醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題，提出解決問(wèn)題的對(duì)策。健全人事檔案管理制度，增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，將進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展和提高醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力。

doi:10.3969/j.issn.1674-9316.2015.10.005

Present Situation and Countermeasures of Hospital Personnel File Management

YIN Lei　Zibo central hospital，Zibo 255036，China

【Abstract】

Along with the continuous expansion of the hospital，constantly development and deepening of reform in enterprise，the personnel file management has gradually become one of the focus in public.Countermeasures were proposed by analyzing the problems of hospital personnel file management.Improve the system of personnel archives management，strengthen the consciousness of archives，enhance the quality of the personnel file management，reinforce the construction of personnel archives management team.Strengthening of personnel file management is conducive to the further development and improvement of the competitiveness of the hospital.

【Key words 】Personnel file，Management，Countermeasure

醫(yī)院人事檔案記載著醫(yī)院干部職工一生中各個(gè)時(shí)期的思想品德、工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)水平和工作業(yè)績(jī)等的真實(shí)資料，是反映醫(yī)院干部職工全部歷史和工作經(jīng)歷的真實(shí)憑證，是各級(jí)組織人事部門按照黨的干部政策，全面考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。因此，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，提高醫(yī)院人事檔案管理水平，對(duì)醫(yī)院的建設(shè)和持續(xù)發(fā)展具有重要的意義 ［1］。

1　醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

1.1　對(duì)人事檔案管理工作的重視不足

醫(yī)院的重點(diǎn)工作是以患者為中心，為廣大人民群眾提供優(yōu)質(zhì)溫馨的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)，因此普遍重視醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展，而忽視了不引人注目的檔案管理工作，檔案意識(shí)比較淡薄，影響了醫(yī)院人事檔案管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)往往對(duì)人事檔案管理工作的重視程度不足，極少關(guān)心檔案管理工作，使檔案管理工作處于放任自流的境地，許多檔案資料在不知不覺(jué)中流失，導(dǎo)致人事檔案不能全面客觀地反映醫(yī)院各類人員真實(shí)的歷史和現(xiàn)狀。

1.2　人事檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)

由于實(shí)施事業(yè)單位全員聘用制度以來(lái)，人員的流動(dòng)性加大，檔案管理人員變動(dòng)比較頻繁，部分醫(yī)院人事檔案管理工作都是由人事部門的人員兼任，身兼數(shù)職，工作繁忙，對(duì)人事檔案管理工作不到位。有的檔案管理人員還是從臨床、護(hù)理崗位轉(zhuǎn)崗而來(lái)，缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，在某種程度上制約了醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展，檔案質(zhì)量和管理水平不能得到保證，存在著重管理輕利用的現(xiàn)象，通常沿襲傳統(tǒng)的工作模式，忽略了醫(yī)院人事檔案的動(dòng)態(tài)性規(guī)律，對(duì)檔案材料的收集缺乏及時(shí)性和主動(dòng)性，造成人事檔案材料的缺失。

1.3　人事檔案利用率偏低

部分醫(yī)院人事檔案設(shè)備長(zhǎng)期得不到改善，在設(shè)備的配備上，大多采取“能有就好”、“能用就行”的原則，計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)等硬件設(shè)施陳舊老化的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，將辦公、閱檔、庫(kù)房并為一間，根本達(dá)不到檔案庫(kù)房、辦公室、閱檔室和微機(jī)室四室分開(kāi)，人事檔案管理手段落后，管理模式原始，存在重保密輕利用的觀念，檔案服務(wù)開(kāi)發(fā)意識(shí)較差，造成了人事檔案的利用率偏低。

1.4　人事檔案管理缺乏科學(xué)化和信息化

隨著事業(yè)單位管理體制改革的不斷推進(jìn)和完善，以及醫(yī)院的不斷發(fā)展，人事檔案的服務(wù)范圍擴(kuò)大，服務(wù)職能增加，除了為黨政機(jī)關(guān)、組織人事部門和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供政治審查、鑒定材料，還為醫(yī)院干部職工提供學(xué)歷證明、身份證明、辦理公證的相關(guān)證明等。部分醫(yī)院人事檔案管理部門沒(méi)有實(shí)施無(wú)紙化、信息化閱檔，尚采用手工編輯和檢索，致使人事檔案在使用中不能簡(jiǎn)捷迅速查找相關(guān)人的資料。單純靠查閱紙質(zhì)檔案，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，且不利于人事檔案的長(zhǎng)久性保存。

2　加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)策和建議

醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)就是人才的競(jìng)爭(zhēng)。人事檔案是人才的重要信息來(lái)源，對(duì)醫(yī)院優(yōu)化衛(wèi)生人力資源、全面了解掌握人才情況起著重要作用 ［2］。因此，加強(qiáng)人事檔案管理工作有利于進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)。

2.1　加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和支持，推動(dòng)檔案工作的開(kāi)展

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案管理工作，把此項(xiàng)工作列入重要的議事日程，并當(dāng)作醫(yī)院發(fā)展的大事來(lái)抓，實(shí)行主要領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)抓，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，選配熱愛(ài)檔案管理工作、各方面素質(zhì)都過(guò)硬的專職人員從事此項(xiàng)工作。重視檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期進(jìn)行崗位培訓(xùn)，使檔案管理人員熟練掌握檔案管理專業(yè)理念和操作技能，提高檔案管理人員的素質(zhì)，進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任感、使命感，努力開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

2.2　提高自身素質(zhì)，健全各項(xiàng)規(guī)章制度是做好檔案管理工作的關(guān)鍵

在信息化時(shí)代，能否做好醫(yī)院人事檔案管理工作關(guān)鍵在于兩點(diǎn)：一是檔案管理人員是不是有過(guò)硬的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，敢于奉獻(xiàn)檔案事業(yè)的敬業(yè)精神。二是管理制度是否健全與得到落實(shí)。檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立檔案意識(shí)、人才意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、現(xiàn)代意識(shí)、信息意識(shí)、法制意識(shí)、管理意識(shí)、保密意識(shí)，扎實(shí)工作，努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，全面提高自己的政策水平、管理水平和操作技能。建立完善的規(guī)章制度是順利開(kāi)展人事檔案管理工作，衡量醫(yī)院人事檔案管理工作水平的重要標(biāo)志。因此，完善有效的競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制，建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，包括歸檔制度、借閱制度、收集制度、工作職責(zé)等，使檔案管理人員才有章可循，有法可依，依法治檔 ［3］。

2.3　配備先進(jìn)的設(shè)施，切實(shí)做好檔案管理的基礎(chǔ)工作

檔案庫(kù)房和硬件設(shè)施合理配套與否直接影響整個(gè)檔案管理工作。為了做好檔案管理工作，要保證檔案用房，舍得在檔案管理建設(shè)上加大投入，配備先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)施，充分利用計(jì)算機(jī)管理，使檔案管理工作現(xiàn)代化、規(guī)范化 ［4］。日常工作中要狠抓檔案管理的基礎(chǔ)性工作，在材料的鑒別上要堅(jiān)持準(zhǔn)確，在技術(shù)加工處理上注意細(xì)致，確保每份檔案材料整齊劃一、完好無(wú)損。運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理軟件，做到信息查詢快捷方便，統(tǒng)計(jì)分析科學(xué)準(zhǔn)確，保證人事決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，增加信息的嚴(yán)肅性 ［5］。

2.4　抓好優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值

在遵循安全、保密、方便的原則下，充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案的利用價(jià)值，積極為黨組織和各部門提供可靠的資料，在機(jī)構(gòu)改革、職稱晉升、干部任免、工資改革、職工退休等工作中，運(yùn)用人事檔案材料和先進(jìn)的技術(shù)手段，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供全面的超前性服務(wù)，努力為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，加大提供利用的廣度和深度，提高檔案利用的質(zhì)量和效率，更好服務(wù)于醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè) ［6］。