探討呼倫貝爾市疾病預防控制中心業務檔案管理模式

辛清華

呼倫貝爾市疾病預防控制中心，內蒙古呼倫貝爾 021008

呼倫貝爾市疾病預防控制中心是由市政府批準成立的實施疾病預防控制與公共衛生檢驗技術管理和服務的公益一類事業單位[1]。主要職責是為政府提供衛生防病的科學依據；制定相關的計劃、規劃、方案；承擔公共衛生、重大疾病、食品安全風險和生活飲用水等檢測；建立突發公共衛生應急反應系統；突發公共衛生事件和重大傳染病疫情的調查處理；進行計劃免疫、勞動衛生、職業病防治和健康教育等工作。通過對疾病的預防控制，創造健康環境，促進人民健康，維護社會穩定[2]。

1 疾控中心業務檔案管理的辦法

中心檔案管理工作由中心主任主抓，由中心專職檔案人員及業務科室兼職檔案人員組成。業務檔案實行中心、科室兩級管理。具體內容包括以下幾方面：

①建立中心檔案工作管理體系，由中心檔案室負責具體組織實施，統一在中心檔案工作管理體系中安排將中心業務檔案與行政檔案的管理。

②分級管理，業務活動中形成的檔案分為兩部分即科室級業務檔案和中心級業務檔案，將反映工作總體水平、基礎監測、有一定學術價值、保管時限要求長的檔案納入中心級業務檔案管理[3]；將日常需要開展的、長期連續工作中形成的的文字材料納入科室檔案管理中。

③檔案管理分工，科室管理的業務檔案由各科兼積檔案員負責將其進行收集、整理、立卷，并對暫時業務檔案、部分短期及一般性、連續性業務活動形成的材料提供利用和負責保管[4];中心級業務檔案資料由各科兼職檔案員負責將其進行收集、整理、立卷、保存，在每年末定期向中心檔案室歸檔，由中心檔案室提供利用和統一保管。

2 業務檔案管理的原則和范圍

2.1 中心業務檔案的管理原則

根據《檔案法》中“統一領導、分級管理、完整與安全、方便利用”的要求，對檔案進行劃分時需本著總體性、學術性、綜合性及分析性的原則對中心業務檔案管理進行劃分。在基礎監測上形成分析性、綜合性以及能夠反映主要業務工作的總體水平的材料且保管期限為永久、具有一定學術價值的長期的材料確定為中心級業務檔案[5]。

2.2 中心級業務檔案的范圍

①依據應急預案、檢驗標準、相關法律法規及技術方法的檔案等開展業務工作。

②年度法定傳染病、地方病、重大傳染病、慢病、突發疫情的方案及總結；疫情分析、傳染病暴發調查處理、分析、總結報告、疫情流行趨勢預警預測等。目前包括39種法定傳染病、常見的6種地方病及甲流、禽流感等。

③年度重大疫情、食物中毒、飲水污染、消毒效果、勞動衛生、公共場所、微生物、理化、毒理檢驗技術資料等。

④鼠疫、布病、性病、艾滋病、手足口病、甲流、健康教育與健康促進、病媒醫學監測本底資料等專題調查的設計報告、統計匯總材料。

⑤傳染病、突發公共衛生事件、計劃免疫、慢病等各項業務工作的統計分析，周分析、月分析、半年、年度分析。

2.3 中心科室業務檔案的范圍

①預防性督導檢查檢測、常規性衛生檢驗監測、醫療機構的傳染病報告質量督導檢查、復驗材料及新、改、擴建項目審查材料、生物安全、質量控制材料的基礎數據。

②包括突發疫情的接收、報告、處理筆錄，檢驗報告、合議記錄、聽證記錄、結案報告等在內的突發傳染病日報告材料。

③公共場所、生活飲用水、職業危害因素、職業健康監護及其他委托項目的檢測材料。

④免疫規劃、免疫接種監測、人群免疫水平、免疫效果評價資料；病原學、血清學監測分析、總結。

⑤傳染病追蹤材料，包括追蹤登記、記錄等。

⑥各科室年度業務績效考核材料。

3 業務檔案管理的意義

①業務檔案統一管理能夠為單位領導及主管部門做出正確決策提供依據，還可使檔案反映業務工作水平和工作全貌，為政府提供衛生防病方面的決策咨詢。對公共衛生監測和重大疾病的監測、調查、處理提供技術支持；建立公共衛生突發應急反應系統；對衛生學監測、職業病防治、從業人員體檢、健康教育、基層業務指導和人員培訓工作起到支持和輔助作用[6]。

②促進了業務工作水平的提高，由于中心業務歸檔范圍明確，歸檔具有學術性的、總結分析性的材料，各科業務人員因此要求不能僅做一般性工作小結，而是要做進一步的加工，即在大量的督導監測材料上形成分析性報告。

③開展中心疾病控制信息的交流可通過加強中心檔案管理來進行，便于為全市乃至全國的疾控工作提供利用。

④科室業務檔案管理是納入中心檔案工作統一布署和指導下進行的，疾控業務檔案在傳染病、慢病、計劃免疫、督導檢查、建設項目等方面有延續性特點，要經常使用其前一年或前幾年形成的督導、檢驗監測檔案進行督導監測點、直管單位以及檢驗監測；特別是隨著醫療衛生單位的變更部分檔案需而不斷進行補充或完善[7]。

綜上所述，呼倫貝爾市疾病預防控制中心業務檔案管理，它符合工作特點和疾病控制業務的需要，是一種檔案管理模式，是在中心貫徹我國檔案集中統一管理基本原則的基礎上建立的。需要一個漫長的過程以取得疾控工作的成果，也需要長期的大量的日常性督導監測材料的積累來了解疾病流行及防治規律。通過連續、全面、完整、準確有效的分析疾控檔案管理,可以對疾病的動態有效掌握,根據疾病的發生、分布以及發展趨勢等情況進行傳染病防治、研究、預報及制定相應的預防控制措施。在傳染病防控工作中,起到十分重要的作用[1]。

[1]朱云霞.淺談我市疾病預防控制中心業務檔案的管理[J].科技風,2012(7)：266.

[2]安兆芳.淺談疾病預防控制中心業務檔案的管理[J].黑龍江檔案,2014(1)：73.

[3]于清.論疾病預防控制中心業務檔案的管理[J].華章,2012(7)：71.

[4]陸秀芳.淺談金壇市疾病預防控制業務檔案管理工作的幾點做法[J].科技風,2014(1)：268.

[5]盧世艷.試論青海省疾病預防控制中心業務檔案分級管理[J].青海大學學報：自然科學版，2010(5):85-88.

[6]曾瑞蓉.如何構建疾病預防控制中心業務檔案中心管理與科室管理[J].黑龍江史志，2013(21)：123.

[7]葛慧.淺談如何做好基層疾病預防控制中心檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2011(3)：100.