淺談基層局維修養護技術資料的歸檔整理

岳芳王志杰岳國祥胡濤

淺談基層局維修養護技術資料的歸檔整理

岳芳1王志杰1岳國祥2胡濤1

維修養護技術資料是指在維修養護工作過程中形成的、具有保存價值的各種形式與載體的歷史記錄，是維修養護過程的再現，在水利工程維修養護工作中占有十分重要的位置。隨著工程管理趨于精細化、規范化、專業化、標準化的發展，對基層水管單位維修養護技術資料的整理、歸檔工作也提出了更高的要求。

一、維修養護技術資料的形成及特點

1.維修養護技術資料的形成

水利工程維修養護技術資料是承擔水利工程維修養護的管理和業務單位在維修養護及一系列相關活動中直接形成的一套較為全面、規范、完整的文件材料。主要包括項目的設計、合同、施工、結算、竣工驗收報告等，以相關的文件、圖表、聲像圖片等形式存在。

2.維修養護技術資料的特點

水利工程維修養護針對的是各個基層局所轄的工程，在同一范圍內重復實施，連續各年度的實施內容基本相同，導致各年度間資料大致相同。從基層管理單位的角度來說，具有年度資料相似、頭緒多、分布散、不確定性因素多等特點。

（1）頭緒多

維修養護技術資料涉及到水管單位、養護公司、監理單位、質量監督、設計單位等多方的資料，包括運行觀測、合同簽訂、開工申請、任務通知、維修養護、考核結算、檢查驗收等各個環節，資料涉及面廣、項目繁多、內容瑣碎。各單位資料間既各自獨立，又相互印證，整理頭緒多、難度大。

（2）分布散

維修養護技術資料主要產生于施工一線，一個水管單位往往管理的戰線很長，且多分為日常工程和專項工程，工程位置比較分散，資料整理人員多分布散亂，不利于資料的檢查和督促收集。

（3）不確定性因素多

水利工程維修養護的實施往往受施工環境、水文天氣、人為破壞等因素的影響，工程實施過程中存在諸多不確定因素，一場暴雨就可能導致月度維修養護內容的調整，甚至年度項目設計的變更，對資料整理人員的業務素質提出了更高的要求。

二、維修養護技術資料收集整理

維修養護技術資料是對維修養護項目實施過程的真實記錄，各單位均應形成重點不同的資料，同一單位資料類別較多。整理過程中應分類進行整理，如下級湖局維修養護技術資料分為日常維修養護和專項維修養護技術資料，甚至日常維修養護還可分為堤防日常維修養護和水閘日常維修養護技術資料等。分門別類后的資料有利于存放，便于查找，為工程管理人員和檔案管理人員都創造了便利。

資料整理人員收集材料時要事先熟知維修養護項目設計、批復，掌握維修養護施工內容及工藝，熟知維修養護標準及質量控制體系，并根據工作需要同管理人員、質量監督人員一同到施工現場查看工程質量、進度等，不能單純地在辦公室整理資料。

資料收集和填報過程中應注意以下事項：

資料要符合竣工圖紙、資料編制的具體要求；

技術資料必須完整、準確、系統、裝訂整齊、手續完備；

反映維修養護工作過程的圖片、錄音（像）等聲像資料應按種類分別整理，并對每個畫面附以文字說明；

資料要簽字齊全，字跡清晰，保持整潔；

分類分項明確，封面、目錄資料要齊全，排列有序，逐頁編碼編訂；

文字材料以A4紙為準，如有A3圖紙，應按照相應規范要求進行折疊后以立卷的形式歸檔；

驗收后，將質量鑒定書、質量保證金結算資料等及時收集歸檔。

三、維修養護技術資料整理歸檔

1.傳統的資料整理歸檔方法及缺點

維修養護項目實施之初，各基層局技術人員對資料的歸檔工作都不熟悉，往往是一個年度的資料放到一個盒子里面，直接交給檔案室，歸檔存放到永久類別之下。但是除上級批復及音像資料及相關竣工報告外，其他資料沒有永久存放的查考利用價值，每年度堆積的維修養護技術資料占據了大量的空間，且資料放得比較雜亂，缺少相應的目錄和頁碼，后期查找利用很不方便。

2.維修養護技術資料整理歸檔方法

隨著國家檔案局8號令的公布實施，對維修養護檔案的規范化管理也提出新的要求。沂沭泗局編制印發了《沂沭泗水利管理局直管水利工程維修養護項目驗收管理規定》，規定中明確了維修養護技術資料歸檔范圍和保管期限，據此下級湖局的維修養護檔案采取年度——保管期限的整理方法。

3.維修養護技術資料整理原則

（1）及時性

維修養護技術資料真實反映了水利工程維修養護質量，技術資料的收集、積累、整理始終貫穿于工程運行和維修養護工作的全過程，必須按照水利工程施工的進度及時整理，要與外業同步進行，避免寫“回憶錄”、“補資料”。監理單位與水管單位要隨時檢查資料的整理情況，杜絕事后補記及造假資料的現象。

（2）準確性

準確性是做好維修養護技術資料的核心。主要表現在水利工程維修養護質量評定的規范性、項目內容填寫的具體性，避免以“符合要求”、“滿足規范”進行簡單評價，資料整理人員、審核人員及負責人簽字時要把好數字關。

（3）真實性

真實性是核定工程質量等級的重要依據。技術資料的整理要實事求是，客觀準確，不能因為應付上級檢查、審計等脫離實際，甚至歪曲事實。

（4）完整性

完整性是做好維修養護技術資料歸檔整理工作的基礎。各單位應設專人整理各類技術資料，根據合同的簽訂、任務書的下達、施工計劃的制定、施工記錄的填寫等等，按照維修養護工作流程細致整理技術資料，確保資料有始有終、全面完整、便于查找。

4.歸檔、移交要求

（1）維修養護技術資料應于次年工程年度驗收合格后整理完成并移交給檔案室，移交時應做移交記錄。

（2）資料歸檔前應進行整理、組卷，整理應本著“簡化整理、深入檢索”的原則，采用立卷和立件相結合方式科學整理，立卷應遵循文件的自然形成規律，確保文件的有機聯系；立件應按照“一事一件、專事專件”的原則，確保文件的迅速檢索。

（3）歸檔的文件資料應為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得隨意更改。

（4）歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。反映同一內容而形式不同的文件材料應保持其一致性。

（5）歸檔的文件材料的載體和字跡應符合耐久性要求，有利于長期保存：禁用新聞紙書寫和印制科技文件；禁用圓珠筆、鉛筆、復寫紙、紅或純藍墨水書寫或簽署；字跡工整、線條、圖形清晰，禁用草書體。

維修養護檔案資料是歷年施工過程中對工程的施工過程及質量評定等控制和檢測的依據，能反映整個維修養護過程，是履行維修養護合同全過程的真實記錄，是維修養護工作好壞的具體表現，是檢查驗收維修養護工作的主要依據。唯有不斷學習和掌握新的整理方法，才能切實做好維修養護技術資料的整理歸檔工作

（作者單位：1.下級湖水利管理局2216112.棗莊市安瀾水利工程處277000）