淺談泵站工程檔案管理實踐與思考

張娟 王林洪

淺談泵站工程檔案管理實踐與思考

張娟 王林洪

泵站工程檔案如實反映了泵站工程建設管理的全過程，是泵站工程全生命周期中各項計劃、決策的重要憑證和依據，為泵站今后的管理維修提供了有力的數據支持和信息保障，對于泵站能否安全運行和充分發揮效益至關重要。而在工程建設過程當中，泵站工程檔案管理還存在著諸多的問題和不足，必須認真對待和解決。

一、泵站工程檔案管理的重要性

工程檔案是工程建設、管理的真實記錄，具有憑證和依據作用，工程檔案資料對于工程的建設、管理、維護、改造等關系重大。

一項泵站工程從立項、設計、施工、竣工驗收，到運行、養護、維修、改造，要經過若干不同階段、跨越漫長的時間。在這一過程中會由不同的專業人員不斷形成各類檔案資料。無論是資料的形成環節,還是形成后的長期管理過程中，任何紕漏都會給工程帶來隱患，甚至引發重大責任事故，所以必須加強這項管理工作。同時，檔案資料是工程正常運行的基本保障，完善的檔案資料對于管理單位及其相關人員熟悉工程狀況、搞好養護維修和改造，不斷提高管理水平具有重要的作用。

二、泵站工程檔案管理上存在的問題

1.檔案管理制度滯后于泵站工程項目管理體制改革

隨著建設管理體制改革逐漸深入，水利工程建設項目管理體制發生了重大變化，招投標制度、監理制度、竣工驗收備案制度和市場稽查制度逐步完善；政府轉變職能，系統清理、修訂了部分規章和規范性文件，使泵站工程建設項目檔案的內容、形式、規定、制度以及各種檔案載體都發生相應變化。但與之相對應的各種檔案管理制度、法規未及時做相應調整和修改，泵站工程檔案管理還沒有納入新的管理機制。

2.泵站工程建設領導對檔案管理的重視不足

泵站工程檔案管理是一項服務性、專業性很強的工作，需要給予高度重視。但現實中一些泵站工程項目的建設單位普遍存在“重建設、輕檔案”的思想，忽視了檔案資料管理的重要性，或不設專職檔案工作人員，或雖有專職人員但管理責任制流于形式。建設施工的主要領導在乎的只是工程建設所需要的投資、工程建設的施工進度以及工程竣工的時間，對工程檔案并沒有足夠的重視，這直接影響到檔案工作的質量，由此給工程建設、泵站管理造成重大負面影響。

3.檔案管理制度不健全

目前有些泵站施工單位檔案管理規章制度不健全，或雖建立了相關的規章制度，但沒有形成有效的管理和監督機制，檔案規章制度形同虛設，普遍存在文件材料散失，收集不全；歸檔滯后，驗收前突擊整理，接收審查把關不嚴；檔案內容不準確、缺項、變更，因圖紙版本、數據改變引起的圖實不符；存在缺原件，簽字、蓋章手續不完備等無效文件；檔案載體不符合要求，圖紙污損，字跡不清；忽視錄音、錄像、照片、巖芯、探傷光片等非紙質檔案；忽視檔案內容，片面追求裝訂形式，導致部分檔案不能及時歸檔，使得泵站技術檔案得不到豐富和發展，影響了技術檔案質量的進一步提高，增加了工程安全調度和消除險情的難度。

4.管理人員專業素養不夠，檔案專業人才缺乏

在泵站工程建設中，很少有專職檔案人員參加，多為工程技術人員兼職，缺乏檔案專業知識，對工程檔案、檔案法規和制度缺乏了解。多數檔案人員整日忙于文件收發和日常事務的處理，無暇顧及技術檔案管理工作的研究和檔案管理現代化的開發利用。部分檔案管理人員對水利工程建設、管理等業務知識了解較少，有的甚至不了解技術檔案整理標準，對技術檔案管理缺乏及時、有效、準確的指導，從而導致了管理人員對水利技術檔案管理工作的興趣不大，工作中存在被動性和盲目性。

三、加強泵站工程檔案管理的對策

1.構建科學適用的檔案管理體制

要把檔案工作納入泵站工程總體格局之中，實行統一領導，專人負責，部門分級配合、協調。

泵站工程建設的主要領導一定要對泵站工程檔案給予高度重視，確保工程檔案能夠與工程建設同步進行，按照“統一領導、分級管理”的原則，建立健全檔案管理制度，規范檔案收集、整理、組卷、編目編號、鑒定、審核等各環節的程序和標準。明確檔案的收集范圍、保管期限和分類方案，確保檔案工作協調及時有力，檔案收集整理有章可循。主要制度、規范有：分類編號方案，歸檔范圍和保管期限，各參建單位、各部門職責與考核制度，文件（圖紙）收發管理辦法，竣工文件編制與檔案整編要求，檔案檢查審核程序以及驗收移交辦法等。在工程準備與建設階段，檔案業務指導人員應及時了解工程建設項目的計劃、規模、性質、進度等，并且經常與工程資料員保持聯系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進行。提高水利工程檔案報送的質量，以及成套性和完整性，加強對檔案的預驗收工作，以確保資料齊全、完整和準確。讓檔案人員參加有關工程會議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來龍去脈，以便及時完整地收集相關資料，提高可操作性。

2.加大上級監管部門的監管力度

從根本上解決工程檔案的管理問題，上級監管部門必須定期不定期對整個施工建設過程進行有力的監管，要清楚了解工程檔案管理是否與工程建設同步進行。要充分發揮合同作用，與設計、施工、監理單位簽訂合同、協議時，應當設立專門條款，明確規定各方應承擔的責任，包括套數、質量、費用、完成時間等內容，監理合同增加對設計、施工單位歸檔文件的審核責任。檔案人員要參與起草招標文件有關條款、合同談判；檔案管理有關條款要求詳盡、明確；罰則中明確工程檔案占質量保證金的比例，檔案部門參與合同支付控制。

3.提高檔案管理人員的綜合素質

泵站工程檔案的科學性、服務性和技術性都很強，其管理工作更是一項復雜、細致而瑣碎的工作，這就要求檔案管理工作者具備較高的專業素質與職業道德。檔案人員不但要學習檔案理論知識和專業技能，精通檔案業務，還要提高思想素質，提倡愛崗敬業，增強服務意識，培養良好的職業道德和心理素質，提高法律意識。檔案管理人員應是復合型人才，既要有較高的檔案管理專業能力，又要精通計算機應用和網絡信息管理，還要熟悉水利工程知識，切實擔負起泵站檔案的管理的重任。

4.強化文件檔案一體化管理，提高水利工程檔案的利用效率

檔案的生命在于利用，只有對檔案開發利用，把“死”檔案變成“活”文本，才能真正體現它的潛力和價值。隨著水利事業的發展，泵站檔案管理工作的涉及面越來越廣，技術檔案內容日益豐富，數量不斷增多，現代化技術應用于技術檔案管理己勢在必行。要改變“重藏輕管”的傳統檔案管理觀念，充分調動檔案管理人員的主觀能動性，按照新的標準，使文件與檔案管理之間形成完整的管理鏈條，加強基礎業務建設，以簡化整理、深化檢索為宗旨，實現科學化、規范化管理。要充分利用計算機和網絡技術，加大信息資源的存儲、加工量，提高信息的檢索速度和深度，充分做到資源共享，不斷提高水利技術檔案的管理和利用水平。

社會的不斷發展與進步對水利工作提出了更高要求，泵站工程檔案管理工作者應該解放思想，轉變觀念，勇于創造，適應檔案信息化建設和水利工程檔案事業發展的需要，推動泵站工程檔案管理水平不斷提高

（作者單位:安徽省阜陽市水務局機電排灌站236029潁上縣水務局機電排灌所236200）