醫院信息系統及辦公自動化管理用于試劑供應服務的實效性

葉政德，陳林

（湖北省十堰市太和醫院·湖北醫藥學院附屬醫院，湖北十堰442000）

醫院信息系統及辦公自動化管理用于試劑供應服務的實效性

葉政德，陳林

（湖北省十堰市太和醫院·湖北醫藥學院附屬醫院，湖北十堰442000）

目的探討醫院信息系統（HIS）和辦公自動化（OA）管理應用于醫院試劑供應服務的實效性及當前醫療機構試劑管理與服務展望。方法分析醫院2013年試劑管理與服務運用HIS系統化管理及借助OA辦公自動化平臺編輯試劑申購程序，實施網上申購、傳輸試劑購進計劃的實效性。結果試劑的庫存量和有效期、注冊批文等應用HIS管理程序實施動態化監督管理，有效防止了試劑過期、積壓、斷貨，試劑品損耗及無注冊批文試劑難監管現象的發生；借助OA辦公自動化服務平臺實行網上申請、審批、傳輸試劑購進計劃，有效促進了全院試劑供應網絡化服務的覆蓋，醫院臨床檢驗、科研試劑使用部門達96%以上，與試劑供應商建立QQ信息聯絡服務達100%。節約了檢驗人員的工作時間，簡化了工作流程，提高了服務質量。試劑申購計劃信息零亂現象得到有效整合，極大地提高了檢驗部門和試劑采購的工作效率和服務質量。結論HIS及OA等管理軟件應用于試劑供應服務，有效促進了醫院試劑供應服務信息網絡化和規范化管理，是當前和今后醫療機構試劑管理和服務的基本發展方向。

醫院；試劑供應；試劑管理；信息網絡化；醫院信息系統；辦公自動化

我院為加快醫院物資管理信息快速化發展和提高醫院管理質量，根據臨床、科研部門試劑使用零散、專業科室多、分散等特點，保證醫院管理質量和經濟效益，自2006年試劑出入庫管理即應用了電子軟件信息化管理，2013年啟用醫院信息系統（HIS）管理軟件至今，不僅操作方便，管理嚴謹，且工作效率高，尤其對試劑出入庫、效期管理、財務報表制作等工作得到很大改進；借助辦公自動化（OA）軟件編輯試劑申購程序，建立試劑供應商業化服務平臺的QQ群，實現了試劑計劃網上申請、審批和傳輸，促進了試劑供應與需求網絡信息一體化服務；極大節約臨床、科研工作人員的時間和勞動強度；規范了醫院試劑供應服務工作流程，提高了當前醫療機構試劑管理質量和服務水平。

1　應用HIS軟件規范試劑管理

1.1應用“效期自動提醒和規格維護”程序，提高試劑管理質量采購員在辦理入庫時，根據HIS軟件中規格維護程序功能，輸入應維護的新購試劑規格、單價，試劑注冊批文等基本信息。入庫時，在此規格條目下，錄入試劑品名、批號、有效期等信息，經會計審核保存，即增加新批號、效期的試劑庫存量，HIS中效期庫存查詢程序就會自動顯示事先設定的3～6個月的近效期庫存目錄，在使用近效期試劑時有效提醒了工作人員。信息網絡化管理程序有效防止了過期試劑盒使用現象和購進無注冊批文試劑情況，也實現藥品系統化管理［1］，促進了藥品、試劑應用HIS的系統化管理。有效運用HIS可加強試劑出入庫數據化的管理，極大地提高了試劑的管理質量。

1.2應用“導出”程序，提高HIS系統程序管理的智能性

主要針對試劑入庫、出庫、效期、庫存等相關程序具有的導出功能。即在試劑HIS系統軟件管理模式下，單擊試劑管理程序工具欄中快捷按鈕“導出（D）”，即可快速將數據庫中所需要的試劑信息全部導入Excel軟件，其操作過程簡單、快捷，運用方便，彌補了HIS系統程序不能執行的制表，數據核算、排序等功能。如通過HIS軟件自動篩選和提醒作用，可實現試劑庫存量、有效期及滯銷產品信息自動導出和編輯報表。對庫存3個月內效期藥品、零庫存藥品、滯銷藥品信息實施效期循環化管理［2］；設定試劑效期、滯銷3～6個月報警時限，系統程序會自動篩選此時間段近效期試劑品種。查詢后會自動顯示、導出程序、彌補HIS程序不足，提高了運用HIS軟件管理程序的靈活性與智能性。

1.3利用HIS軟件局域網絡服務功能，加強管理與操作規范

HIS系統程序管理是在醫療機構網絡服務器下的一種管理和服務模式，其優點是管理程序分為若干個分支模塊，能在任何辦公地點和電腦中建立管理程序。如試劑入庫驗收信息錄入HIS系統入庫程序后，有財務成本核算會計進入HIS入庫審核確認窗口，審核入庫信息，無誤后，確認（保存）試劑入庫信息，就會自動增加庫存量。實現物資采購自入庫、會計審核、出庫的規范化管理模式，改變傳統單一的物資工作模式，加強當前醫院物資采購管理與操作規范化。

2　利用OA和QQ軟件提高工作質量和服務效率

2.1借助OA軟件編輯試劑申購程序

實現網上申請、傳輸試劑采購計劃。臨床檢驗和科研部門可根據OA工作平臺、工作流程中試劑申購程序，直接填寫試劑購進計劃信息，或者也可在OA網上試劑申購程序“導入Excel模板”標題，下載OA試劑計劃Excel固定空白模板。按模板填寫試劑品名、規格、數量、產地等試劑購進信息后，利用外部文件導入方式上傳試劑采購計劃，即自動生成OA內部網上試劑計劃申請單。經網上審批后，實施采購。代替了人工傳輸試劑購進計劃方式，有效提高工作效率和服務質量。

2.2運用QQ軟件建立電子商務辦公服務模式

根據OA傳輸的試劑計劃和通過HIS程序導出功能導出的試劑采購計劃信息，在QQ服務平臺向事先建立的試劑供應商賬戶發送試劑采購計劃；可通過電腦或智能手機QQ平臺發送計劃信息，以便需求方和供貨方隨時隨地接收和發送采購計劃。借助OA和QQ服務平臺，改變傳統試劑供貨、臨床人工取和傳遞試劑采購計劃的傳統工作方式。其操作簡單，方便、快捷、實用，可節約工作人員時間，提高臨床檢驗、科研部門的工作效率；減少更多中間環節，增加采購的透明度，避免由暗箱操作所致的賄賂和回扣事件的滋生，降低采購及綜合成本［3］；拓展了HIS軟件管理模式的信息網絡化發展，滿足試劑供應信息化服務的需求。

3　展望與小結

3.1加快試劑品電子說明書網絡信息化服務建設

根據現有HIS軟件的優勢資源，在醫院HIS試劑管理模塊逐步實現以試劑管理職能部門，檢驗室試劑消耗管理程序，增加試劑用途功能、注意事項等電子說明顯示圖片，以指引工作人員更確切、更全面地解試劑應用注意事項。減少浪費，提高檢驗診斷結果準確性；保障患者用藥安全有效，提高醫療質量［4］。改變和解決醫生、臨床技師、護士查詢檢驗試劑說明書時不方便、慢、效率不高等實質性問題。

3.2提高診斷試劑注冊批文電子管理和查詢功能

根據國家藥品監督管理總局（CFDA）網上試劑注冊號數據查詢網絡資源，兼容醫院HIS試劑管理程序、同步實行查詢功能，實施全程監控管理，控制無注冊批文診斷試劑使用現象。另外，對用于臨床檢驗診斷的、尚無注冊批文的科研型試劑應實施CFDA網絡申請、填報程序，作為未注冊批文試劑的進入臨床診斷試驗前的準入管理機制，尤其可驗證這類試劑檢驗效果和納入注冊、批準上市使用的有效依據，以此可加快和規范我國體外診斷試劑盒的發展水平和速度。

3.3完善試劑品出入庫電子化工作流程的管理

應用電子設備，掃描儀、條形碼驗收試劑入庫，利用供應商配貨后現存條形碼與藥品發票的對應關系，藥庫掃描條形碼后，驗收藥品外觀質量［5］。按藥品管理方式，嚴格控制假、劣、偽試劑及非渠道、非程序下試劑購進和使用，尤其可利用掃描設備將每批次試劑品規信息，包括試劑廠提供的電子試劑品說明書信息，一并輸入、錄入HIS中試劑管理系統程序，以節約醫院試劑管理工作量，減少二次重復輸入試劑品規、價格、說明書等信息工作強度。

3.4加快實施檢驗室試劑品消耗管理程序的應用

在HIS管理模式下，全面實行以HIS管理為中心，全部實行試劑出入庫、使用消耗信息網絡交易過程的批號、效期管理，即試劑使用消耗以批次管理為基本工作機制。取消人工修改試劑庫存信息權限，提高當前試劑供應信息網絡化操作和科學管理的理念，改變由試劑供應商多、供應分散及批次管理混亂而導致的人工操作、違規，以及給醫療管理和患者用藥安全帶來的不安全漏洞等問題。

總之，試劑不同于醫療器械，也有別于藥品，其為一種特殊體外診斷物品，其信息網絡化供應管理和服務模式在當前醫院信息化管理和發展過程十分重要。管理者在不斷探索新的管理過程中，既要提高管理水平、控制成本，保障質量，又要必須滿足臨床檢驗和試驗的需求，且應突出實現管理的實效性，才能滿足管理的需求。HIS，OA，QQ等辦公軟件可加快試劑供應服務信息化建設，同時，需要把現有分散的資源整合起來也可促使其高效利用［6］，促使信息資源在醫藥、試劑物資服務和管理過程實現最安全、有效，快捷、簡潔，集約化的管理和服務，讓患者和管理者在被服務及服務過程中得到最滿意的需求。

［1］張春實.門診藥房開展網絡化管理與標準化服務的體會［J］.現代醫藥衛生，2008，24（24）：3 738.

［2］韓晉，吳榮榮.我院現代化藥房建設工作的嘗試［J］.中國藥房，2007，18（34）：2 669.

［3］李繼光.信息化藥房管理的完善和趨勢分析［J］.醫藥導報，2009，13（5）：193.

［4］鄭錦坤，賴水招，高凌俊，等.基本用藥說明書數據庫的電子化與應用［J］.今日藥學，2009，19（7）：63-65.

［5］沈烽，張健，張青，等.條形碼驗收系統在醫院藥庫藥品驗收中的應用［J］.中國藥房，2007，18（34）：2 671.

［6］潘琪.藥品數字化網絡監管系統的實施及其改進措施［J］.醫藥導報，2010，29（4）：549-551.

Effectiveness of OA and HIS M anagement for Reagents Supply Service

Ye Zhengde Chen Lin
（Shiyan Taihe Hospital·Affiliated Hospital to Hubei University of Medcine，Shiyan，Hubei，China 442000）

Objective To investigate the effectiveness of OA and HIS management for reagents supply service and the prospect on current reagent management in medical institutions and services.M ethods The 2013 reagent management and service management by means of the systematic use of HIS and the OA office automation platform editor for the reagent purchase program were analyzed，to achieve the effectiveness of the implementation of online purchase and transfer agent of purchase program.Results Since the application HIS systematic management of the reagent supply service，the reagent inventory and expiration date，registration approvals and other applications had implemented dynamic management procedures by HIS supervision and management，and had prevented the reagents′expiring，backlogging，out of stock，reagent product loss and the situation of no registration of regulatory approval reagent；with the OA office automation services platform，the implementation of online application，approval，transfer reagent purchase program，it had promoted the reagent supply network covering the hospital clinical laboratory services，research reagents sector more than 96%，and the establishment of information liaison services via QQ with reagent supplier reaching 100%，thus saving the inspection staff time，simplifying work processes and improving the quality of service.The mess and chaos of the reagents purchase plan information phenomenon had been effectively integrated，greatly improving the inspection department and the efficiency and quality of services procurement agent.Conclusion The hospital reagent supply services can accelerate the promotion of information network and standardized management，it is the current and future direction of development and the basic reagent management of medical institutions and services.

hospital；reagent supply；reagent management；information network；HIS；OA

R952

A

1006-4931（2015）24-0174-02

葉政德（1975-），男，湖北鄖縣人，專業為藥學，技師，主要從事藥品物流管理工作，（電話）0719-8801207（電子信箱）1019865129@qq.com；陳林（1967-），男，湖北鄖縣人，博士研究生，主任藥師，教授，主要從事藥事管理及教學工作，本文通訊作者，（電話）0719-8801157（電子信箱）1919885757@qq.com.

2015-05-07）