醫院網絡化費用管控系統開發與應用

重慶市墊江縣中醫院 鄔華瓊 重慶理工大學財會研究與開發中心 王海兵

一、醫院網絡化費用管控系統應用背景

在新醫改的大背景下，單病種付費、醫生多點執業、多元辦醫等政策的逐步落地對公立醫院形成了巨大的經營壓力，醫院要健康生存，就必須不斷降低內部消耗，控制成本。病人的選擇、口碑，醫療機構之間的競爭也客觀倒逼醫院去降低成本消耗，從而降低均次費用負擔。當前，國內很多醫院已經有前瞻性地強化了科室成本核算、財務管理等工作，從經營管理方面進行了大量的創新，一定程度地促進了醫院多快好省發展。但是整體來看，目前醫院內部成本費用仍然居高不下，預算控制基本流于形式，醫院負擔過重，阻礙了醫院的進一步發展。隨著管理的進一步深化，財務管理理念發生了巨大的轉變，具體包括核算到管理的轉變、結果到過程的轉變、被動到主動的轉變。這就要求從費用發生的源頭開始進行論證，并且控制費用發生的全過程，使醫院的每一分錢都花在刀刃上，使資金的投入真正起到良好的經濟效益和社會效益。

縱觀國內醫療機構費用管理的現狀，很多醫院仍然停留在傳統的紙質手工費用報銷階段，報銷周期長、審批處理效率低、人情化因素重、費用控制不嚴格、費用審批沒有根據，最終導致醫療機構運行費用長期居高不下，資金支出控制流于形式，存在巨大的支出安全隱患。采用網絡化的費用管理控制平臺，相當于在費用支出的過程中安裝了多重資金流出閘門。任何一筆資金流出都必須先有預算或計劃，只有經過充分論證通過審批的費用才允許發生，這是資金流出的第一個閘門；在費用實際發生時，醫院可以根據資金占有情況安排投融資，進行科學合理的資金安排，為醫院的資金運作提供安全保障，這是資金流出的第二個閘門；在事后費用報銷時，要嚴格基于當初的預算和實際的業務發生原始資料進行流程化審批，如果不在預算內或者業務發生原始資料不實，則不允許進行費用報銷，這是資金流出的第三個閘門。通過網絡計算機技術可以實現這種完全基于流程的過程式費用管理和控制，使得以前模糊的、零散的費用支出流程變為透明的、連貫的費用管理流程，這樣醫院的費用就得到了嚴格的剛性控制，能夠促進醫院費用的快速降低。

二、醫院網絡化費用管控系統建設目標與作用

（一）系統建設目標 實現各種費用的全過程管理、預算的全面化控制。具體來講，就是通過構建網絡化費用管理與控制系統，嚴格控制醫院的資金流出。（1）費用支出預算。包含各種費用的預算編制，上報，審批和調整等內容，使得預算的支出有標準可依。具體來講，醫院的費用支出按照業務類型和歸口科室可以分為如下幾大類：人員經費、資產購置、材料購置、藥品購置、科研費用、基建費用和日常經費。不同的費用預算編制的方法、標準及其歸口控制的部門有很大區別，需要分類編制和匯總。（2）費用支出申請和控制。包含費用事前申請，借款額度控制，費用報銷審批，費用支付等內容，實現過程化、流程化、自動化的控制。具體實現的控制方法包括借款控制、單據控制、流程控制、預算控制、標準控制、報銷控制等控制措施，達到的目標是：費用在預算的范圍內以規范的流程、規范的標準、可控的額度流出。以降低費用，并防范費用支付風險。（3）費用分析和流程優化。幫助科室、院領導、員工完成流程協同，科室分析預算執行情況，員工方便報銷，領導在線審批，實現費用支付全程管理的規范化、最優化、便捷化。具體來講，達到如表1所示的目標。

（二）系統建設作用 （1）加強預算控制。使經費預算從業務發生時就得到控制，可以實時統計、分析數據，各部門能夠及時了解預算執行情況，增進財務部門與業務部門之間的財務信息交流。利用預算與費用實施的對比控制，建立全程預警的預算管理模式，徹底改變重預算編制、輕預算執行的情況。通過完整的預算執行信息，提高預算編制水平。（2）提高工作效率。通過系統流程再造和完整的報銷表格設計，協助和規范員工填寫報銷單據，提高報銷信息采集的速度和質量。領導可以在任何時間進行單據的網上簽批，節約領導和員工的有效工作時間，提高工作效率。通過網上報銷系統實現原始票據信息自動生成憑證，減少會計人員的重復勞動，使他們將更多的精力放到增值的工作上。（3）完善內部控制。網上報銷系統不僅僅是財務流程的電子化，它還可以滲透到醫院日常管理的方方面面，以網上報銷系統為契機，對醫院日常管理制度及流程進行梳理，規范醫院管理，把規章制度通過流程的方式固化在網上報銷系統中。通過其內部的預設流程，使單據按照正規的流程逐級審批，審核會計也不再需要將精力過多的投入在流程檢查上，可以提高審批速度。（4）提供滿足用戶需求的決策支持信息。網上報銷系統將信息觸發過程前移到業務人員和相關的業務系統，使會計信息系統能夠收集到關于業務活動的所有信息特征，而不僅僅是價值或金額方面的信息，提高了信息的透明度。能夠提供個人、領導及財務人員所需要的相關借款報銷信息，為領導決策提供了信息支持，同時也提高了財務的服務水平。

三、醫院網絡化費用管控系統技術實現

（一）系統設計思想 通過網絡化費用管理與控制系統，實現事前的費用計劃（費用預算），事中的費用申請和借款，事后的費用報銷、費用支付和費用分析，形成一個完整的PDCA管理閉環。在每一個閉環的環節通過審批流程的控制、上下的經濟效益論證等管理措施，把控資金的流出，將整個費用的發生前后全面納入信息化的控制范圍，從而驅動醫院降低成本費用。

醫院網絡化費用管控系統應用流程說明：（1）各個科室或者職能科室報送費用發生的預算（計劃），預算通過審批形成正式的控制目標，控制目標是預算控制的標桿；（2）各個科室或者職能科室每發生一筆費用支出，必須先進行費用申請，經過院領導充分論證審批并且在預算之內的費用才可能發生，審批通過之后可以發生借款；如果超預算，可以進行申請預算的調整；（3）費用發生之后，由各個科室或者職能科室在線報銷費用，相關領導審核審批通過之后，由出納付款，或者還款到出納，報銷時嚴格接受預算的控制，超預算不允許報銷，將費用控制在預算之內；（4）所有的借款、報銷和還款業務都可以自動化傳遞到財務系統，形成財務賬和科室成本賬。各個科室和職能科室可以在線查詢預算的完成情況，根據業務實際情況合理安排資金支出。

（二）系統功能設計 為了支撐以上費用管理業務的運行，整個系統的功能架構設計如圖1。

圖1 醫院網絡化費用管控系統功能設計

整個系統分為五個層面：（1）個人門戶，實現基于事務的個人借款、報銷和還款業務處理，員工可以在線查詢自己報銷預算額度，可以在線查詢借款余額、報銷的進度，定期對賬。領導可以在線審批處理借款、報銷單據，實現在線控制。（2）預算管理，實現科室預算編制，職能科室歸口預算匯總，財務科室總體預算匯總，實現科室預算控制、職能科室預算控制和整體預算控制。根據預算的執行情況完成預算在線調整、批復等，建立費用控制的目標。（3）報銷管理，實現費用的在線申請、審批，費用預先借支，費用報銷和審批，資金歸還。也就是費用的發生全過程在此管理，費用申請和報銷時接受費用預算及其報銷額度標準的自動控制，超預算或者超額度自動預警，并實現剛性控制，防止預算流于形式。（4）財務管理，出納在線支付資金，進行還款收入管理，自動產生出納日記賬。各種業務單據自動傳遞到財務總賬系統，產生財務核算憑證，并將科室的費用計入科室成本賬戶。完成一體化、自動化的費用核算，提高核算的效率和準確度。（5）基礎管理，完成個人備用金額度管理，員工報銷標準管理，完成報銷單據和報銷業務流程的設計，配置各種基礎數據和預警時間點、預警額度。支撐整個費用管理控制業務的運轉。

該系統技術上具備下述特點：支持在線完成費用申請、借款和報銷；支持備用金額度控制，實時提醒；支持靈活的審批流程定義、控制；支持與出納收款、付款完整一體化；支持與財務一體化，自動產生該費用憑證；支持費用強控制、弱控制等多種控制方式；支持個人自助，能夠實時查詢報銷進度；支持費用計劃與費用報銷的對應控制；支持各個科室應用、職能科室應用、財務應用及其多部門混合應用的多種應用模式。

總之，整個系統通過費用計劃、費用報銷、費用分析和費用控制，實現費用的過程化控制，充分降低醫院費用支出。在費用發生前，必須進行事前的費用申請，只有通過申請之后才可以產生費用業務，同步地完成借款。費用發生后，報銷時，受到費用申請和計劃的約束，只有申請了并且在計劃之內的費用才能通過審批。這種強控制的方式，加大了費用的事前事中控制力度，實現費用管理由被動變為主動，使得費用控制能夠真正落地。并且，在網絡化費用管理與控制系統中產生的借款、報銷和還款等數據均能與出納系統和財務系統無縫集成，真正體現全院級應用的優勢。

四、墊江縣中醫院網絡化費用管控系統應用情況

墊江縣中醫院共有四十余個科室，1000余名員工全部參與網絡化的費用管理控制，將所有的日常費用、材料購置、設備購置、藥品購置、科研項目等費用款項均納入控制范疇。實現了事前有預算、事中有控制、事后有分析的效果。整體費用明顯降低，根據應用該系統一年的前后數據對比，費用降低10%左右。總體來講，達到了如下效果：

（一）收支管理陽光化 費用管理與控制系統能夠嚴格按照預算用途對資金收支業務進行規范化管理，從費用預算計劃、支出申請、支出審批、支出去向等環節進行全過程管理，從而讓每一筆資金收支業務有據可查，實現資金收支“陽光化”管理。

（二）流程管理規范化 費用管理與控制系統能夠對預算、資金、費用等相關業務進行全過程的信息化管理，實現管理流程規范化，業務運作專業化，降低操作風險，提高審計監控能力。同時還能減少業務人員和財務人員的事務性工作，提高數據傳遞速度和業務流轉效率。

（三）決策分析專業化 費用管理與控制系統通過對預算執行情況、資金收支計劃、資金流動信息進行綜合管理，能為管理人員提供準確、豐富、專業的可視化圖形分析報告，為企業或行政事業單位科學編制預算，合理調度資金提供有效決策支持。

（四）集成應用協同化 費用管理與控制系統能夠與總賬系統、現金銀行系統進行集成應用，從而簡化業務流程，提高業務協同能力，為醫院進一步提升信息化應用成果，全面實現管理信息化奠定堅實基礎。

總體來講，在財務管理信息化深入推進的過程中，將逐步實現預算管理、網上報銷、財務核算的閉環管理。網上報銷系統能夠直接從全面預算系統取數，對經費預算部分進行控制，報銷數據自動導入核算系統，對預算執行情況進行匯總和分析，實現整個預算工作的閉環管理。此外，有效利用現有的高新技術和網絡資源，建立快速有效、安全可靠的網上報銷系統，支持費用支出的預算控制功能，實現個人、部門、項目的費用控制；依靠網絡優勢和合理的管理流程，實現財務管理的規范有序，監督有力，同時借助于強大的數據庫資源為領導提供各類決策依據。

五、結論

從墊江縣中醫院的具體實踐來看，通過網絡化費用管理控制系統的開發與應用，能夠很好地利用計算機網絡技術實現費用的全程閉環管理，能夠有效地提高費用控制的效率和控制的剛性，最終幫助醫院降低運行成本。將財務管理從事后核算型完全轉變為事前控制性，財務人員將有更多的精力和時間進行醫院內部的財務分析，幫助醫院改善經營。費用管理是一個全員性、全院性的工作，在實施費用管理控制系統時，建議由一把手牽頭，各個職能科室及其骨干科室領導為項目組成員，共同分工協作，將這樣一個涉及全院的大事做好。另外，要選擇一家有技術實力的軟件公司合作，軟件公司的實施顧問在該領域要有豐富的經驗，要有很強的責任心，通過雙方的溝通合作，整個系統才能建設好。

［1］ 周偉：《公立醫院實行報銷單制的實踐探索》，《中國衛生經濟》2014年第6期。

［2］ 楊春、胡介眉、趙劉偉：《數字化醫院建設的系統性與創新性探討》，《中國醫院》2014年第1期。