論項目管理軟件的重要性

趙薇娜

摘 要：隨著我國企業管理方式的不斷進步，項目管理軟件獲得了普遍的使用。本文分析了缺乏項目管理軟件給企業帶來的問題，重點介紹了采用項目管理軟件能夠給企業解決的問題以及對企業發展的重要意義。

關鍵詞：項目管理；項目管理軟件；重要性

中圖分類號：TU71 文獻標識碼：A

現階段隨著我國軟件技術的快速發展，很多公司都采用了項目管理軟件對本公司的項目進行管理，通過實踐證明項目管理軟件能夠提高公司項目的管理效率，并且能夠保證項目的有序進行。

1 缺乏項目管理軟件給企業帶來的問題

從一般意義而言項目的投資情況、工程進度和施工質量是企業管理層面最為關心的方面。在這其中最為重要的是公司每個部門需要對信息進行共享，由于每一個不同的項目都會關聯到公司的各個方面甚至還和政府以及其他企業有一定的聯系，所以需要相互之間溝通的信息很多。為了掌握項目的進度等信息企業一般采用傳統開會等方式，但這種方式有時會受到各個方面的制約效率比較低。

企業各個項目相關審核文件、施工進度、合同以及原材料的采購等信息非常復雜并且隨著工程進度發展會牽扯到更加復雜的事情。尤其是對于大型項目而言相關的管理者很難對項目的進展程度做到實時的掌握。并且相關的項目進展信息都是以紙質檔的形式保存在查閱的時候很難查找。

2 項目管理軟件要解決的問題

2.1 建立完善的授權機制

在相關公司對項目建立相應的授權機制時有幾點需要特別注意。首先項目管理軟件的最高權限屬于領導者，從此可以放心將重要文件放在網絡之上，而不必擔心泄密。其次，當項目的領導者擁有軟件的最高權限后，相關的項目執行軟件者將擁有相對應權限，并且隨著授權機制的采用使項目管理者能夠實時的掌握項目信息并且保證項目相關的信息的安全性。

2.2 增強部門之間的溝通效率

在企業內部每個項目包含的信息量非常大，并且會涉及到不同的部門之間的合作。如果項目的相關信息溝通不暢將造成項目進展的進度降低并且影響員工的工作效率。所以應該依靠項目管理軟件建立完善的信息交互共享機制，這樣項目相關的信息能夠得到最大限度的溝通共享。項目管理軟件在功能上應該具備強大的自動記憶功能能夠滿足相關人們實時的信息查詢需求。另外，還應該具備相關文件的快速傳遞能力，相關的工作人員能夠通過項目管理軟件快速接收項目文件。最后，能夠實現不同部門間、員工間、領導和員工間之間的實時交流。

2.3 建立協同的工作管理系統

公司中的每一個項目不是單獨的一個部門能夠完成的，這需要每個部門之間的通力合作才能夠實現的。由于每一個部門主要負責的業務內容不同，作業應當建立一個有效的工作管理系統。可以使用WBS技術實現不同部門之間的有效溝通，并且依靠本系統能夠將項目中的每一個任務分配到具體的個人上面，從而有利于提高項目的進度并且有利于相關考核工作的實行。

2.4 能夠實現對項目的動態控制

由于公司的每一個項目牽扯到不同的部門，并且還有可能涉及到其他的公司，項目在實施過程中有很多的不確定因素，所以對項目的實時信息的掌握在一定程度上決定著項目質量。相關實踐證明，采用相關網絡計劃技術能夠將相應的建設周期縮短到原來的80%左右，并且整個工程的施工成本將降低到原來的90%左右。所以可以將網絡計劃技術作為對項目實施信息掌控的重要核心技術之一。應用網絡計劃技術能夠將整個項目進行科學合理劃分，對工程進度能夠合理的安排并且進行統一的規劃，從而使用最少的時間和最少的資源保證項目進度和施工質量，提高項目實施效率同時降低成本。

2.5 實現全員管理

對于項目進行管理從本質上而言是對參與項目的人員的科學管理，對全員進行管理時應該合理的處理好不同部門之間的權利和責任等不同問題，應用那些具體的矩陣式組織形式的項目管理軟件從而充分發揮人的積極性，從而保證項目實施的質量提高人員的工作效率。

3 項目管理軟件對企業管理的重要性

項目管理是企業改革、創新的重要管理方法，市場競爭越來越大，并且隨著經濟環境的不斷發展，企業需要不斷根據實際情況適應性的市場變化，重新組織企業資源，整合工作流程，加強技術創新是企業提升競爭力的有效方法，變革管理已經成為企業適應變化而生存的基本出路，而項目管理正是被實踐證明、且行之有效的變革管理方法。

以項目管理軟件系統為基礎，可將公司各種與項目相關的關系通過集中、明晰的方式管理起來，進行統籌協調。在企業的經營活動中， 存在著事務型和項目型兩種工作類型，這兩者之間存在一定的重疊。另外，項目的管理需要設計、技術、實施、財務、市場、設備、物資、運營等部門的密切配合，利用項目管理軟件系統，能夠打破部門的界限按照項目管理的需要建立企業網絡化的工作模式，將與項目管理相關的部門通過集中、明晰的方式管理起來。這樣可以將事務型工作和項目型工作區分開來，避免因二者隱含和混淆的關系而影響項目的管理效率。

將公司的項目管理軟件系統與其他軟件系統進行相應的關聯，從而形成一個整體高效的管理平臺。現階段各個大型企業常用的項目管理軟件已經能夠將企業網資源、應用軟件管理、信息交流、數據安全和遠程監控等一體化管理，從而共同形成統一高效的企業管理平臺，是企業各個部門和管理系統進行同步。這樣就能夠實現上級領導對企業相關信息的實時掌握和決策，另外采用項目管理軟件能將相關的管理等部分整合進去，從而提高項目實施的效率降低企業的管理成本。

結語

通過上面的分析可知，企業采用項目管理軟件能夠給企業解決諸多實際問題，能夠提高企業的工作效率對于企業的長遠發展具有重要的意義。因此，在未來項目管理軟件具有很好的發展和應用前景。

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