省管國有企業檔案管理存在問題及對策

李曉寰+張恩強

1??省管企業檔案管理存在的問題及原因

目前，我省省管國有企業（以下稱“省管企業”）的檔案管理方面出現了檔案管理功能弱化、檔案資料收集不齊全、歸檔不及時、日常管理人員不足等一系列問題，究其原因，企業內部結構的變化，企業內部檔案管理人員的不足，規章制度不夠完善影響企業檔案管理的發展。企業內部對企業檔案的管理手段還不夠先進。對于企業的檔案管理工作來說，首先應該規范好企業內部的經營行為，規范好企業經營行為的有效手段就是應該維護好檔案的嚴肅性。從根本上防范并化解好企業經營風險的前提是應該增強企業內部控制的能力;對企業來說，企業風險防范的第一道防線就是內部控制。

2??省管企業實現檔案規范化管理的途徑

2.1??企業內部應該提高對檔案的管理意識。企業內部的檔案管理部門應該重視宣傳、重視造勢，并且積極探索出全新的企業檔案管理的工作方式。要加大企業對檔案管理的宣傳力度，通過廣大的新聞媒體，不斷地宣傳并推介企業對檔案的規范管理。大力宣傳一些典型實例，如，近年來房地產市場高溫下造成土地價格飆升，某省管企業的二級企業生產礦區附近村民多次上訪并到法院起訴，要求企業按時下價格賠付35年前就占用村民的巨額土地款。該企業的檔案部門及時提供了當年企業賠付村民土地款的合同、收據和村委會、村民簽名等翔實證據，法院依此駁回村民起訴，為企業挽回巨額經濟損失。類似檔案資料為企業經營中產生的法律糾紛提供堅實歷史依據的案例還有很多。再如，部分民營企業在脫鉤改制前為國有企業，改制過程中的所有檔案資料為改制過程是否合規合法、是否造成國有資產流失、是否經得起歷史檢驗提供了真實的歷史依據等。通過大力宣傳，讓企業的領導對企業內部的檔案管理工作引起高度的重視，為企業的檔案管理工作的順利進行營造良好的氛圍。

2.2??確定企業檔案作為重要信息資源的地位，制定相關資源開發利用方案。在信息化社會中，信息已經成為市場一種非常重要的資源和財富，檔案具有高度的可靠性、真實性以及原始依據性，作為能夠視為當前市場上最為權威的信息資源形式之一，是企業進行決策的重要依據，非常有必要對其進行開發和利用。依照開發程度的深淺可以將國有企業檔案資源開發分為三個階段，即處于信息資源收集、建檔、整理階段的第一次開發，處于對檔案信息提示和提出階段的第二次開發，處于對于檔案信息進行加工、處理階段的第三次開發。為了能夠充分地開發和利用檔案信息資源，為企業創造效益，必須重點克服下述幾個問題：首先，重點突破現有檔案管理制度的局限性，根據企業的發展要求和信息化時代的要求進行制度創新;其次，提高館藏檔案的質量和數量，為資源開發和利用奠定堅實基礎;再次，通過制度建設、機制改革來提高企業檔案管理人員的工作積極性;最后，花力氣提高企業檔案管理的信息化水平。

2.3??積極探索新的企業檔案管理模式。企業應該探索創建檔案資產的評估機構，這樣不僅可以把企業的檔案資產作為有形的資產和無形的資產價值放到評估中的原始憑證中，還可以對企業的檔案自身做一個正確的評估，盡可能地做到企業和國家之間的權益不受到影響，嚴格杜絕國有資產的流失。還有邀請新聞媒體適度報道一些企業檔案工作現狀，可以使檔案行政部門得到有關企業檔案工作的客觀準確信息，實現科學決策，及時研究解決企業檔案工作存在的問題。通過新聞媒體將企業檔案工作困境適時適度向社會披露，使企業檔案工作接受社會輿論監督。

2.4??理順企業檔案工作行政監督渠道，加大檔案行政監督力度。國資監管部門是代表政府履行出資人對國有資產的監督管理職責，其主要職能就是深化國企改革，指導企業建立現代化企業制度，確保國有資產保值增值，防范國有資產流失，而檔案工作就是全面記錄國企改革發展的真實歷史依據的載體;檔案行政部門應攜手國資監管部門一起，建立與完善對企業檔案工作的監督機制，加大企業檔案管理的行政監管和執法力度，有效督促企業重視檔案工作，將檔案工作擺到應有位置，保證企業檔案工作的正常開展。企業的行政主管部門也應該加大力度監督對檔案的管理，明確監督管理的范疇，明確檔案管理工作在企業管理工作中的位置。其次，是在企業內部建立一套完整的監督控制制度，不斷提高企業對檔案管理的工作效率。最后，是企業的行政部門對企業的檔案管理工作的方式應該隨著時代的發展而不斷地改革。

隨著經濟科技的不斷進步，現代化的企業管理核心要求產權清晰。省管企業對檔案的管理工作不僅要不斷消除業已存在的問題，還要通過實際行動來改革和完善檔案管理工作做法，為我省經濟戰略性結構調整和省管企業改革發展譜寫新的篇章。