新醫(yī)改時期下醫(yī)院人事檔案信息化建設

吳瑾

新醫(yī)改時期下醫(yī)院人事檔案信息化建設

吳瑾

目的 探索建立信息管理對新醫(yī)改時期下醫(yī)院人事檔案的有效性。方法 利用醫(yī)院信息中心局域網(wǎng)絡平臺，建立人力資源管理子系統(tǒng)，其包括人員性質(zhì)(干部、工人、合同制、勞務派遣等)、學歷、職稱、職務、考勤、績效工資、綜合統(tǒng)計等，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢與維護。結果 人員性質(zhì)(干部、工人、合同制、勞務派遣等)分系統(tǒng)管理檢索簡便，學歷、職稱、職務等變更及時，應用醫(yī)院HIS系統(tǒng)在考勤、績效工資、綜合統(tǒng)計等方面更省時、準確。結論 在醫(yī)改時期充分利用信息平臺實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理安全完整、有章可循。

新醫(yī)改；醫(yī)院；人事檔案；信息化

隨著醫(yī)療衛(wèi)生改革的不斷深入及醫(yī)院信息化建設水平的不斷提高，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)得以不斷發(fā)展。人事檔案管理是醫(yī)院檔案管理的一個重要組成部分，傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式正面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，面對這種挑戰(zhàn)，必須與時俱進，抓好醫(yī)院人事檔案信息化建設，促進醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，真正實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理安全完整、有章可循。

1 醫(yī)院檔案管理中所存在的問題

1.1 傳統(tǒng)的人事檔案管理模式的先天缺陷 首先，相對落后的計算機硬件配置以及相關網(wǎng)絡配置的缺乏，導致人事檔案管理的電子信息化進程步履維艱；其次，對于早期形成的紙質(zhì)化檔案文件，必須依靠網(wǎng)絡技術及掃描儀等電子設備來完成，檔案的電子信息化管理也離不開網(wǎng)絡技術的支持，但在實際工作中，人事部門很難獲取如此先進的信息技術配置，進一步加大了實現(xiàn)檔案自動化管理的難度。

1.2 醫(yī)院對人事檔案管理工作重視不夠 當前，醫(yī)院普遍都存在“重醫(yī)療，輕檔案”的現(xiàn)象。有的醫(yī)院雖然已經(jīng)配置了相關的檔案管理科室及自動化管理設備，但由于沒有一個良好的檔案管理工作氛圍，很多科室仍缺乏對檔案管理的重視，不注重對本科室檔案的日常管理，科室的檔案管理人員未能積極主動地做好檔案管理工作，進而影響到整個醫(yī)院檔案管理工作的開展。醫(yī)院的日常計算機信息開發(fā)與培訓往往只重視培訓醫(yī)療技術人員，卻常常忽視對人事檔案相關業(yè)務開發(fā)及管理人員能力的培訓[1-2]。

1.3 檔案管理人員專業(yè)性不強 許多的醫(yī)院都是人事科或院辦統(tǒng)一負責人事檔案管理工作，檔案管理人員除自身工作外，還兼有很多除檔案管理外的工作，無法全心投入到檔案管理工作中去，另外，受人事檔案管理人員專業(yè)知識的限制，醫(yī)院的人事檔案管理缺乏安全完整且水平很難得到進一步提升。

2 加強醫(yī)院人事檔案管理工作的對策

2.1 健全和完善人事檔案管理制度，完善人事檔案管理體系 首先要明確醫(yī)院人事檔案管理工作的意義，在充分了解醫(yī)院實際情況的基礎上，充分利用醫(yī)院信息平臺，制定切實可行的管理制度。有針對的制定一套健全的電子信息管理分工方法及完善的檔案工作流程，以明確職責，信息不斷升級、更新，使檔案管理工作有章可循，行之有效[3]。明確考核量化標準，應用計算機管理，醫(yī)院分管領導、人事科長和人事科員都能更加重視起來，這樣才能在制度完善的情況下利用電子信息得到有效的執(zhí)行和實施。

2.2 重視人事檔案管理人員培養(yǎng)，注重綜合能力的提高 人才的培養(yǎng)是提高從業(yè)人員整體素質(zhì)的有效手段，在新醫(yī)改時期下人事檔案管理需要一支具有較強的綜合技術和管理能力的復合型人才隊伍，既要懂得衛(wèi)生管理，又要懂得計算機應用與數(shù)據(jù)維護。加強這方面的能力培養(yǎng)，能夠優(yōu)化人才結構，可以在很大程度上充實和提高整體業(yè)務人員水平，起到示范和帶頭作用。在人事檔案管理工作中，人員素質(zhì)高低直接影響檔案管理工作的成效，信息系統(tǒng)管理需要相應的高素質(zhì)人員去操作。因此，要實現(xiàn)人事檔案管理工作的完整性及安全性，則應不間斷提高人事檔案管理隊伍的綜合能力。除了鼓勵檔案管理人員主動學習外，還應組織參加一些有針對性的專業(yè)培訓，提高自身業(yè)務素質(zhì)，加強自學能力。要培養(yǎng)創(chuàng)新意識，做到解放思想，開拓創(chuàng)新，迎接新事物新挑戰(zhàn)。

2.3 加大投入力度，強化人事檔案管理的軟硬件建設 要實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)代化，除了相關制度保障，必要的軟硬件設施建設也是必備條件之一[4-6]。現(xiàn)代化的人事檔案管理應該是以電子檔案為起點和中心，所以，加強檔案管理的信息化水平，實現(xiàn)檔案管理各個環(huán)節(jié)的自動化，這是新醫(yī)改時期人事檔案管理的重中之重。而信息化除了計算機，也需要相應的配套軟件，加強局域網(wǎng)建設，引進和開發(fā)相應的檔案管理軟件，建立人力資源管理子系統(tǒng)，其包括人員性質(zhì)(干部、工人、合同制、勞務派遣等)、學歷、職稱、職務、考勤、績效工資、綜合統(tǒng)計等，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢與維護。真正實現(xiàn)計算機管理，實現(xiàn)人事檔案管理電子化、網(wǎng)絡化。另外，還要重視檔案信息的安全，這也需要相應軟件系統(tǒng)的完備。

2.4 做好數(shù)據(jù)及時收集和輸入工作，提高檔案利用價值和效率 信息收集和輸入，除了文件數(shù)據(jù)等有形的東西外，更重要的是要挖掘看不見的文化。在檔案管理中，可以設立專門的資料收集人員，做到(學歷、職稱、職務等)變更及時，應用醫(yī)院HIS系統(tǒng)在考勤、績效工資、綜合統(tǒng)計等方面更省時、準確。我院從過去的季度績效考核過渡到現(xiàn)在的月績效考核，充分體現(xiàn)了信息的對稱與高效，做到一個好的檔案管理人員升級為優(yōu)秀的信息員，要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”；另外人事檔案管理工作的最終目標是提供有效數(shù)據(jù)，只有做到充分地有效利用，提高整體工作效率，才能讓人事檔案更好地為醫(yī)院臨床、教學、科研、績效考核等醫(yī)院現(xiàn)代化建設服務。信息化的人事檔案管理及人事信息管理模式的現(xiàn)代化建設，對實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)服務具有非常突出的現(xiàn)實意義。

[1]姜月仙.新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析與對策[J].醫(yī)學信息：上旬刊，2010，23(1)：96-97.

[2]馬衛(wèi)星，許揚.新時期加強醫(yī)院檔案管理工作的思考[J].中外醫(yī)學研究，2011，9(13)：136.

[3]黎帶娣.醫(yī)院檔案管理工作的思考[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2012(12)：151-152.

[4]劉凱鋒.淺談加強醫(yī)院檔案管理工作的重要性[J].求醫(yī)問藥：下半月，2012，9(10)：184-185.

[5]黃桂敏.新醫(yī)改時期醫(yī)院綜合檔案管理工作的思考[J].中國醫(yī)藥指南，2013(16)：781.

[6]尚春慧.新時期加強醫(yī)院人事管理工作的幾點思考[J].醫(yī)藥管理，2013(1)：172，174.

Objective To explore the effectiveness of information management for hospital personnel archives in new medical reform period.Methods On the basis of the local area network platform of the hospital information center，the human resources management subsystem was established，including personnel properties(managers，regular employees，contracted employees，labor dispatched employees，etc.)，education background，title，position，attendance，performance pay，and comprehensive statistics.The maintenance and query of the data could be achieved.Results Subsystem management of personnel properties(managers，regular employees，contracted employees，labor dispatched employees，etc.)was convenient for searching，and diploma，title，and position could be updated in time.HIS system is more time-saving and accurate in managing attendance，performance pay and comprehensive statistics.Conclusion In new medical reform period，full use of hospital information platform can make hospital personnel archives management safe and complete and orderly.

New medical reform；Hospital；Personnel archives；Informatization

2014-11-12)

1005-619X(2015)02-0218-02

10.13517/j.cnki.ccm.2015.02.055

214011無錫市第八人民醫(yī)院