基層央行辦公設備配置與管理績效審計實踐與思考

侯春梅

辦公設備配置與管理是支持央行履職的一項基礎工作，對保障正常業務運行和辦公管理具有重要的作用。近年來，政府部門辦公設備的配置與管理情況日益成為各級審計機構關注的重點領域，在此背景下，開展辦公設備配置與管理績效審計具有較為重要的現實意義。本文結合實際，從辦公設備配置與管理的視角對如何構建辦公設備配置與管理績效評價指標進行了探討，并以某地市中支辦公設備配置與管理情況為例，評價了辦公設備配置與管理的經濟性、效率性、效果性，深入分析了影響績效的因素，提出了提高辦公設備配置與管理績效的意見和建議。

一、評價指標體系構建

（一）審計目標及評價指標體系構建的原則

辦公設備配置與管理績效審計的主要目的是，促進基層央行進一步完善制度、改善管理、節約資源，提高資源配置與管理的水平和效能。根據確定的審計目標，在設定評價指標中需遵循以下四項原則：

1相關性原則。審計目標是選取評價指標的標準。選定的評價指標必須與審計目標相關聯，能說明和實現審計要達到的目的，否則，再易于可得的指標都不是恰當的指標。

2全面性和關鍵切入點相結合原則。審計指標不可能面面俱到，事無巨細，這里借鑒“關鍵績效指標（KPI：Key Performance Indicator）”法中“二八原理”的管理理念，從每個業務環節中找出“關鍵點”或“關鍵影響因素”，設置績效指標，以達到以點帶面、以小見大的效果。

3可操作性原則。一是選定的評價指標要科學合理、客觀公正，即達到審計的目的，又要得到被審計單位的認可，要清晰簡明、實用，易于判斷、理解和接受。二是評價指標要便于計算和采集，是可測和可獲得的。

（二）指標體系框架構建

根據“關鍵績效指標法”理論，構建評價指標體系的總體思路為（如下圖）：

明確審計目標

確定關鍵審計領域

設計關鍵績效指標

評價該審計領域績效

具體為：辦公設備配置與管理績效評價指標體系分為三個層次。第一層次是關鍵審計領域，它是實現審計整體目標主要組成部分，分為4個方面，即配置與管理的基本情況、經濟性、效率性、效果性。第一個方面主要為合規性內容，后三個方面主要為績效性內容。第二層次是對4個方面的關鍵影響因素的進一步分解，確定為14個評價指標。第三層次是對每個關鍵影響因素再次進行具體的分解，確定為34個評價指標。同時，對各個指標賦權采用較為簡單實用的德菲爾法（Delphi Technique），即函詢調查法，將辦公設備配置與管理績效審計的目的及評價指標架構表，用函的方式向相關領域具有管理經驗的專家提出，先讓他們根據自己的經驗給每個指標確定權數，然后把他們答復的意見進行綜合，再反饋給他們，如此反復多次，直到認為合適的意見為止。辦公設備配置與管理績效審計評價指標評分體系表如下：

評價項目評價指標主要分類指標標準分值

實際得分

（一）辦公設備配置與管理基本情況（20%）

1人員配置的科學性（20%）

辦公設備的管理人員配置是否到位，是否按規定辦理交接手續。（50%）100

集中采購管理委員會成員和集中采購評審人員庫成員是否符合規定。（50%）100

2規章制度的健全性（20%）各項工作制度、業務流程、崗位職責等內控管理制度是否健全，更新是否及時。（100%）100

3制度執行的有效性（40%）

設備采購制度執行有效性（40%）

是否按規定編制需求計劃、采購計劃、采購預算（20%）100

應納入集中采購范圍的設備采購項目是否均實施集中采購（40%）100

評審、簽約、驗收、付款、入庫等重要環節的操作是否合規（40%）100

設備管理制度執行有效性（30%）

是否健立相應的登記簿，對固定資產或低值易耗品進行有效管理。（100%）100

監督機制的有效性（30%）

是否按規定的內容、頻率等要求進行清查和監督檢查。（50%）100

監督檢查發現問題未進行有效整改。（50%）

100

4賬務信息的可靠性（20%）

賬務處理不及時。（20%）100

賬、實不符，存在有賬無實或有實無賬的現象。（80%）100

（二）辦公設備配置與管理的經濟性（30%）

1辦公設備采購或取得的節約情況。（50%）

辦公設備購置支出增減率（20%）

電子設備購置支出增減率（40%）100

機械器具購置支出增減率（30%）100

其他辦公設備購置支出增減率（30%）100

辦公設備購置支出人均增減率（20%）

電子設備購置支出人均增減率（40%）100

機械器具購置支出人均增減率（30%）100

其他辦公設備購置支出人均增減率（30%）100

采購成本市場差異度（20%）

電子設備采購成本市場差異度（40%）100

機械器具采購成本市場差異度（30%）100

其他辦公設備采購成本市場差異度（30%）100

零星采購率（20%）

電子設備零星采購率（40%）100

機械器具零星采購率（30%）100

其他辦公設備零星采購率（30%）100

集中采購資金節約率（20%）100

2辦公設備配置數量和標準合理情況。（30%）

辦公設備人均占有數（35%）

電子設備人均占有數（50%）100

其他辦公設備人均占有數（50%）100

不當配置比率（35%）電子設備不當配置比率（100%）100

庫存率（30%）

電子設備庫存率（50%）100

其他辦公設備庫存率（50%）100

（二）辦公設備配置與管理的經濟性（30%）

3辦公設備后續消耗的適當性（20%）

辦公設備后續支出平均量（100%）

打印機、復印機年平均消耗用紙量（25%）100

打印機、復印機年平均消耗硒鼓量（25%）10

計算機年平均消耗光盤量（25%）100

電話機年平均通話費（25%）100

（三）辦公設備配置與管理的效率性（30%）

1辦公設備集中采購效率（50%）

集中采購計劃執行率（35%）100

集中采購計劃外采購比率（35%）100

集中采購任務及時完成率（30%）100

2辦公設備日常管理效率（50%）

設備利用率（25%）100

設備更新率（25%）

電子設備更新率（40%）100

機械器具更新率（30%）100

其他辦公設備更新率（30%）100

設備日常維護滿意率（25%）100

設備故障平均維修天數（25%）100

（四）辦公設備配備與管理的效果性（20%）

1員工滿意度（20%）100

2設備配置滿足率（20%）

電子設備滿足率（40%）100

機械器具滿足率（30%）100

其他辦公設備滿足率（30%）100

3設備完好情況（20%）100

4超期正常使用率（20%）

電子設備超期正常使用率（50%）100

機械器具超期正常使用率（50%）100

5非正常損失率（20%）

電子設備非正常損失率（40%）100

機械器具非正常損失率（30%）100

其他辦公設備非正常損失率（30%）100

（三）評價指標分值計算和評價結果設定

上述評價指標架構計分系統按照指標層級分三個計分層次，采用加權計算方法，按百分制計分。首先計算每個主要分類指標的實際得分。定量評價指標主要采用查閱資料、現場核查、統計計算、比較分析等方法，分別計算出每個指標的實際分值；定性指標主要采用資料查閱、詢問、座談等方法，由審計人員根據審計情況進行定性賦值。其次，根據加權計算法，設定績效評價關鍵領域分值為A、權重為a，關鍵影響因素分值為B、權重為b，關鍵評價指標分值為C、權重為c。每個層次指標計算如下：

C=關鍵評價指標實際得分×c

B=∑ni=1C×b

A=∑ni=1B×a

績效評價總分值=∑ni=1A

依據上述評價指標及評分標準計算綜合評價分值，按分值將評價結果設定為 A、B、C、D四個級次。A級，綜合評價計分值在90分以上，辦公設備配置與管理情況較好，能夠科學地配置并充分利用辦公設備，控制管理規范，工作效果明顯。B級，綜合評價計分值在80-89分，能夠合理地配置和利用辦公設備，控制管理有效，在配置與管理過程中存在著一些缺陷和弱點，但對績效管理工作影響較小。C級，綜合評價計分值在70-79分，能夠較合理地配置和利用辦公設備，管理比較規范，但工作效果不明顯，在配置與管理過程中存在著一些缺陷和弱點，對績效管理工作產生了比較明顯的負面影響。D級，綜合評價計分值在69分以下，辦公設備沒

有得到合理的配置和利用，管理控制弱化，存在著較大資產損失風險。

二、辦公設備配置與管理情況評價

以對某地市中支2011年、2012年辦公設備配置與管理績效審計為例，根據審計中發現的問題，結合上述構建的評價指標，綜合評價結果為B級。即：審計期內，辦公設備內部管理制度較為健全，管理較規范；但在辦公設備配置的經濟性、管理的效率性和效果性方面還存在一定不足，影響了辦公設備配置與管理的績效。具體如下（如圖1）：

（一）辦公設備配置與管理基本情況分析

辦公設備配置與管理的基本情況，主要從人員配置的科學性、規章制度的健全性、制度執行的有效性、賬務信息的可靠性四個方面進行評價。從審計結果分析看，該行存在以下問題：一是對低于2000元，達不到固定資產標準的打印機、碎紙機、傳真機、保險柜、辦公桌椅等辦公設備，缺乏領用、清查、報廢等日常管理制度及措施，存在資產損失的風險。二是個別電子設備賬務上已做報廢處理，實際仍在繼續使用，但沒有載體對此進行后續登記管理，存在報廢管理漏洞。三是存在個別固定資產信息登記或更新不及時的現象。上述問題表明，該行辦公設備配置管理的規范性需進一步加強。

（二）辦公設備配置與管理的經濟性分析

辦公設備配置與管理的經濟性，主要從辦公設備采購或取得的節約情況、辦公設備配置數量和標準合理情況、辦公設備后續消耗的適當性三個方面來評價。從審計結果分析看，該行存在微型機人均配置數量較多，個別筆記本電腦配置標準較高，打印機配置結構不合理，個別采購的相機庫存時間過長等經濟性不足等問題，需進一步改進。

（三）辦公設備配置與管理的效率性分析

辦公設備配置與管理的效率性，主要從辦公設備采購和日常管理的效率性兩個方面來評價。從審計結果分析看，該行存在以下影響效率性的問題：一是集中采購管理計劃性不足，審計期內實際執行的26項辦公設備采購中，有15項是第四季度追加的，占比達5769%，采購項目的計劃性有待進一步增強。二是個別科室閑置微型機、傳真機未交回科技部門處理或調劑使用，影響了辦公設備日常管理效率。