“診治報(bào)賬難”之疾 再造報(bào)賬流程

劉曉玲

摘 要：伴隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，經(jīng)費(fèi)逐年增加，每年10月到次年2月財(cái)務(wù)處出現(xiàn)報(bào)賬擁擠排長(zhǎng)隊(duì)的現(xiàn)象，給財(cái)務(wù)人員造成很大精神負(fù)擔(dān)，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)工作效率，也增加了師生員工到財(cái)務(wù)報(bào)賬的時(shí)間成本。文章結(jié)合自身工作實(shí)際，指出目前高校報(bào)賬中存在的問(wèn)題，探討高校報(bào)賬流程新思路，提高高校財(cái)務(wù)管理水平。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)報(bào)賬流程 高校 分級(jí)分批

中圖分類號(hào)：F234.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2014）12-122-02

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，高校會(huì)計(jì)外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境發(fā)生了較大變化，伴隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，經(jīng)費(fèi)逐年增加，財(cái)務(wù)報(bào)賬流程也應(yīng)該適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求。目前高校會(huì)計(jì)制度實(shí)行大支出，大收入原則，高校實(shí)行資金統(tǒng)一管理，集中報(bào)賬。如果不在報(bào)賬流程上下功夫，師生員工報(bào)賬肯定排長(zhǎng)隊(duì)，即使會(huì)計(jì)人員付出再多辛勤地勞動(dòng)，也無(wú)法從根本上解決師生員工報(bào)賬難的問(wèn)題。為了提高高校財(cái)務(wù)管理水平，為了適應(yīng)高校財(cái)務(wù)環(huán)境變化下的新要求，構(gòu)建高校報(bào)賬新流程是非常重要的。

一、高校財(cái)務(wù)流程應(yīng)用實(shí)踐存在的問(wèn)題

所謂財(cái)務(wù)報(bào)賬指的是經(jīng)辦人員依據(jù)真實(shí)、合法的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)取得稅務(wù)部門(mén)或財(cái)務(wù)部門(mén)監(jiān)制的票據(jù)等據(jù)以填制規(guī)范的封面，并取得審批人簽字后，憑此到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理報(bào)賬手續(xù)的行為。為什么師生員工覺(jué)得報(bào)賬難呢？有以下幾方面的原因：

（一）領(lǐng)導(dǎo)不重視財(cái)務(wù)報(bào)賬

領(lǐng)導(dǎo)不重視財(cái)務(wù)報(bào)賬，部分領(lǐng)導(dǎo)有報(bào)賬人員就是做個(gè)會(huì)計(jì)憑證、技術(shù)含量不高等思想，首先從人員設(shè)置上就在歧視報(bào)賬人員，報(bào)賬的人員配置是學(xué)歷最低、年齡最大的；其次是報(bào)賬人員頻繁換崗；再次是新分來(lái)的研究生、本科生不進(jìn)行會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作訓(xùn)練，直接進(jìn)入會(huì)計(jì)管理崗位。對(duì)核算一線人員缺乏有效激勵(lì)政策，不考慮每個(gè)核算人員個(gè)人發(fā)展空間、發(fā)展前途，一線人員評(píng)職稱要受到種種限制。領(lǐng)導(dǎo)脫離群眾，管理核算的領(lǐng)導(dǎo)和大家每年見(jiàn)兩三次面，大家的疾苦、思想動(dòng)態(tài)他不了解。

報(bào)賬崗位設(shè)置越來(lái)越少，工作量越來(lái)越大（經(jīng)費(fèi)越來(lái)越多），一線報(bào)賬人員大腦長(zhǎng)期處于高度集中、緊張的狀態(tài)之下，長(zhǎng)期保持一種高強(qiáng)度的腦力勞動(dòng)，使得報(bào)賬人員越來(lái)越感覺(jué)力不從心，身心疲憊，進(jìn)而影響工作。

（二）高校會(huì)計(jì)制度和高校管理模式的限制

《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度》規(guī)定，高校實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理”的財(cái)務(wù)體制和財(cái)務(wù)制度，這使得老師和學(xué)生每花一分錢(qián)都要到財(cái)務(wù)處來(lái)，對(duì)于規(guī)模在4～5萬(wàn)人的高校來(lái)說(shuō)，集中報(bào)賬顯然有些不適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，有限的報(bào)賬場(chǎng)地、有限的報(bào)賬人員、有限的報(bào)賬時(shí)間使來(lái)報(bào)賬人員排隊(duì)擁擠，使報(bào)賬業(yè)務(wù)繁忙，直接影響了報(bào)賬人員的情緒，間接影響了財(cái)務(wù)人員核算的質(zhì)量和效率，也影響了財(cái)務(wù)部門(mén)服務(wù)窗口的形象。

（三）高校年終用款余額注銷制度給國(guó)撥資金核算造成很大壓力

高等學(xué)校國(guó)撥資金有教育撥款、科研撥款、“985”項(xiàng)目、“211”工程撥款、修購(gòu)專項(xiàng)、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)資金撥款等。

首先，基建項(xiàng)目、“985”專項(xiàng)、“211”工程專項(xiàng)、修購(gòu)專項(xiàng)實(shí)行政府采購(gòu)、招標(biāo)驗(yàn)收，各部門(mén)嚴(yán)格把關(guān)，使大量的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)很難花完用完。其次，國(guó)撥基建項(xiàng)目、“985”“211”工程項(xiàng)目，重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)資金中有些自制設(shè)備需要較長(zhǎng)時(shí)間研制，年終形成大量負(fù)債，沒(méi)有真正意義上的支出，致使國(guó)撥資金結(jié)余加大。年終用款余額注銷使國(guó)撥資金的經(jīng)費(fèi)存在突擊花錢(qián)的現(xiàn)象。由于年底賬戶余額要收回，財(cái)務(wù)處催促項(xiàng)目組花錢(qián)，這就存在項(xiàng)目進(jìn)程、項(xiàng)目完成質(zhì)量問(wèn)題。從財(cái)務(wù)角度上看，發(fā)生了許多虛假不真實(shí)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，給國(guó)家資金造成很大浪費(fèi)。每年10月到次年2月財(cái)務(wù)處出現(xiàn)報(bào)賬擁擠排長(zhǎng)隊(duì)的現(xiàn)象，給核算人員造成很大精神負(fù)擔(dān)，也增加了師生員工財(cái)務(wù)報(bào)賬的時(shí)間成本。

（四）現(xiàn)有的會(huì)計(jì)核算報(bào)賬流程根本上已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前高校經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要

大學(xué)性質(zhì)和大學(xué)財(cái)務(wù)工作的主要任務(wù)是要對(duì)教育撥款和科研撥款進(jìn)行核算，其次是對(duì)其他經(jīng)費(fèi)撥款進(jìn)行核算。日常現(xiàn)金流和報(bào)賬憑證處理數(shù)量越來(lái)越大，再加上日常核算人員配置越來(lái)越少。

1.計(jì)報(bào)賬崗位設(shè)置較少，增加了師生員工財(cái)務(wù)報(bào)賬的時(shí)間成本。財(cái)務(wù)內(nèi)部部門(mén)設(shè)置過(guò)多，部門(mén)分工不均，部分科室長(zhǎng)期工作閑置，面對(duì)整個(gè)學(xué)校范圍的資金核算報(bào)銷，就會(huì)產(chǎn)生等待問(wèn)題，（有的老師為了節(jié)約時(shí)間，報(bào)賬要帶兩名學(xué)生，老師在排報(bào)銷隊(duì)，一名學(xué)生排復(fù)核隊(duì)，一名學(xué)生排取錢(qián)隊(duì)）雖然各崗位會(huì)計(jì)人員付出了辛勤勞動(dòng)；雖然財(cái)務(wù)處對(duì)會(huì)計(jì)人員強(qiáng)調(diào)服務(wù)意識(shí)，甚至提倡微笑服務(wù)，但卻收效甚微，教職工因?yàn)榈却龝r(shí)間過(guò)長(zhǎng)，抱怨較多；我們盡管實(shí)行了部分崗位打通報(bào)銷，取消核算柜臺(tái)不同人員分管不同部門(mén)的權(quán)限，將原來(lái)由不同會(huì)計(jì)人員管理不同學(xué)院?jiǎn)挝换蛘卟煌?jīng)費(fèi)的會(huì)計(jì)核算工作進(jìn)行整合、歸并，已形成同質(zhì)性單位，設(shè)置統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算報(bào)銷操作規(guī)程，利用信息共享平臺(tái)，使辦事人員在任何一個(gè)柜臺(tái)都可以辦理清款報(bào)賬事宜；雖然做了一系列報(bào)賬改革事項(xiàng)；雖然對(duì)會(huì)計(jì)人員提倡通才代替專才，實(shí)行一站式服務(wù)的改革，也沒(méi)從根本解決報(bào)賬擁擠現(xiàn)象。

報(bào)賬崗位設(shè)置越來(lái)越少，工作量越來(lái)越大（經(jīng)費(fèi)越來(lái)越多）；報(bào)賬環(huán)境及其惡劣，報(bào)賬屋內(nèi)擠滿了人，屋內(nèi)四面都是墻，人在屋內(nèi)焦急的等待著報(bào)銷、審核、領(lǐng)錢(qián)，一線報(bào)賬人員長(zhǎng)期大腦處于高度集中、緊張的情緒之下，長(zhǎng)期身心疲憊，進(jìn)而影響工作。

2.財(cái)務(wù)處對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)賬規(guī)章制度宣傳力度不夠，使廣大師生對(duì)財(cái)務(wù)制度要求不清楚，進(jìn)而對(duì)財(cái)務(wù)人員的某項(xiàng)要求抱怨。高校在財(cái)務(wù)報(bào)銷中看以前是咋樣執(zhí)行的，現(xiàn)在還咋樣執(zhí)行，甚至是多年前某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的一個(gè)簽字，都可能作為一項(xiàng)制度來(lái)執(zhí)行，在報(bào)賬過(guò)程中復(fù)核說(shuō)行就行，復(fù)核說(shuō)不行就不行，或者復(fù)核問(wèn)某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)行就行，領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)不行就不行，每個(gè)會(huì)計(jì)執(zhí)行國(guó)家政策和學(xué)校制度的尺度不一，給報(bào)賬人員造成錯(cuò)覺(jué)。我們的會(huì)計(jì)制度，今天發(fā)一張紙，明天發(fā)個(gè)名單，后天發(fā)個(gè)冊(cè)子，都可作為會(huì)計(jì)制度執(zhí)行，沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)嶄新可行的統(tǒng)一制度，使報(bào)賬人員不能夠系統(tǒng)了解報(bào)賬制度。

二、諸多因素使高校財(cái)務(wù)工作量加大

1.國(guó)家撥款、項(xiàng)目撥款不及時(shí)到位。特別是年底，報(bào)賬人很多，往往能聽(tīng)到那個(gè)項(xiàng)目款已來(lái)就要報(bào)決算，還有些項(xiàng)目平時(shí)支出在一個(gè)項(xiàng)目，等國(guó)家撥款年底到后，要實(shí)行支出大搬家，無(wú)形中增加財(cái)務(wù)人員工作量。

2.科研課題預(yù)算不合理，科研項(xiàng)目不按預(yù)算用款。首先，大多數(shù)課題預(yù)算報(bào)完后就拋到九霄云外去了，課題負(fù)責(zé)人想怎么花錢(qián)就怎么花，三年過(guò)后要報(bào)決算啦，發(fā)現(xiàn)怎么材料費(fèi)超支那么多，那個(gè)裝修費(fèi)用怎么沒(méi)用呀，材料加工費(fèi)才花了這點(diǎn)呀，設(shè)備費(fèi)花的不夠呀，于是就把個(gè)人三年來(lái)其他課題所有的賬都搬出來(lái)，有沒(méi)有裝修費(fèi)呀、設(shè)備費(fèi)和材料加工費(fèi)等等進(jìn)行調(diào)賬。在課題結(jié)題前，課題人員會(huì)在報(bào)賬大廳排隊(duì)調(diào)賬，且不說(shuō)調(diào)賬說(shuō)明寫(xiě)的是否規(guī)范，還要查明他們調(diào)賬內(nèi)容是否真實(shí)，有時(shí)還要幫著寫(xiě)說(shuō)明或指導(dǎo)說(shuō)明怎樣寫(xiě)，又要進(jìn)行支出搬入、搬出調(diào)整。其次是課題預(yù)算不合理，比如有些理工科老師200萬(wàn)的課題項(xiàng)目，材料費(fèi)預(yù)算了6萬(wàn)，等課題決算時(shí)材料用了50萬(wàn)元；有些老師30萬(wàn)的課題，國(guó)際交流費(fèi)就預(yù)算了10萬(wàn)，等決算時(shí)一分沒(méi)用，這些顯然是預(yù)算不合理，又要進(jìn)行支出大轉(zhuǎn)移，如此無(wú)形中又大大增加了財(cái)務(wù)工作量。

3.辦班經(jīng)費(fèi)、代管經(jīng)費(fèi)逐年增加。辦班經(jīng)費(fèi)且不說(shuō)收入一筆筆匯進(jìn)來(lái)，就是報(bào)銷，有的是包住宿的，要買被子、褥子等床上用品，有的還要買床，租房屋；更有甚者，有些辦班的經(jīng)費(fèi)，每隔一段時(shí)間報(bào)一次床上用品，問(wèn)人家，說(shuō)是上一個(gè)班的，這是另一個(gè)班的，嚴(yán)重缺少監(jiān)督機(jī)制，沒(méi)人檢查辦班成本支出是否合理、合同擬定是否對(duì)學(xué)校有益……沒(méi)人考察各個(gè)辦班盈利如何？效益如何？

各種獎(jiǎng)學(xué)金、企業(yè)獎(jiǎng)學(xué)金，辦班管理費(fèi)、會(huì)議費(fèi)還有些服務(wù)性收入等都列為代管經(jīng)費(fèi)，還有工會(huì)經(jīng)費(fèi)，這顯然不是財(cái)務(wù)處應(yīng)管理核銷的事情，都納入管理，使財(cái)務(wù)處身負(fù)沉重的包袱而擔(dān)不起這樣的重?fù)?dān)，財(cái)務(wù)處就像身患重疾長(zhǎng)期不能醫(yī)治一樣。

三、診治高校“財(cái)務(wù)報(bào)賬難之疾”，再造新的報(bào)賬流程

財(cái)務(wù)報(bào)賬是高校財(cái)務(wù)管理的前提，關(guān)系會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的準(zhǔn)確與否，影響著會(huì)計(jì)職能的發(fā)揮，對(duì)管理者的決策起著至關(guān)重要的作用。

財(cái)務(wù)報(bào)賬難已經(jīng)成為各高校的通病，報(bào)賬簽字難、排隊(duì)報(bào)賬難、集中性報(bào)賬多、報(bào)賬信息不對(duì)稱等，筆者對(duì)此提出以下建議：

1.擴(kuò)大報(bào)賬規(guī)模，增加報(bào)賬柜臺(tái)是診治報(bào)賬難的根本性問(wèn)題。10年前筆者單位前臺(tái)報(bào)賬人員安排18人，10年后資金翻倍，而人員還是18人～20人，這怎么不排隊(duì)呢？怎么不報(bào)賬難呢？原來(lái)每人每天制作憑證50～60張，現(xiàn)在平均每人每天制單100～120張，還是報(bào)不完。有人假設(shè)現(xiàn)在前臺(tái)報(bào)賬雙倍人員，兩班倒上班（早班7點(diǎn)-2點(diǎn)；晚班2點(diǎn)-9點(diǎn)）就能根本性的解決報(bào)賬難的問(wèn)題，可是人員怎樣解決呢？首先財(cái)務(wù)處編制年年缺編，財(cái)務(wù)處年年進(jìn)人，年年走人，除自然退休不算。財(cái)務(wù)處進(jìn)人按照人事部門(mén)要求“985”“211”學(xué)校畢業(yè)的本科生，其他院校要研究生，來(lái)后待遇低，沒(méi)有有效的激勵(lì)機(jī)制。近10年調(diào)進(jìn)30人，退休12人，調(diào)走11人，取消二級(jí)核算單位無(wú)編制4人，還收回工會(huì)所有賬務(wù)、基建所有賬務(wù)，算起來(lái)管理的資金翻倍，而我們?cè)趰彽呢?cái)務(wù)人員幾乎持平，你說(shuō)報(bào)賬咋能不難呢？其次是財(cái)務(wù)處內(nèi)部崗位設(shè)置不合理，核算管理增加人、增加崗位，但是一線報(bào)賬人員增加的少……前臺(tái)報(bào)賬是財(cái)務(wù)處的門(mén)面，時(shí)刻影響財(cái)務(wù)處的形象

2.在現(xiàn)有條件下，提供財(cái)務(wù)報(bào)賬預(yù)審，提倡轉(zhuǎn)賬制度，最終實(shí)行無(wú)現(xiàn)金化報(bào)賬程序，如圖1所示。此流程的優(yōu)點(diǎn)：（1）快速處理現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)，報(bào)賬人不用在報(bào)賬現(xiàn)場(chǎng)長(zhǎng)時(shí)間等候，節(jié)約報(bào)賬人的時(shí)間成本。（2）聘用年輕的數(shù)據(jù)錄入人員，錄入速度快。（3）轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)不受結(jié)賬時(shí)間限制，每天足可工作8小時(shí)。（4）這樣能提高工作效率，同時(shí)也提高了工作質(zhì)量。（5）數(shù)據(jù)錄入人員還可做調(diào)賬等柜臺(tái)下的業(yè)務(wù)，這里不提倡現(xiàn)金報(bào)賬，最好提倡公務(wù)卡制度或轉(zhuǎn)賬到工資卡的制度，利用短信平臺(tái)，使老師及時(shí)掌握款項(xiàng)到賬信息，減少現(xiàn)金付款金額、筆數(shù)，緩解報(bào)賬擁擠現(xiàn)象也是根治報(bào)賬難的流程之一。

3.啟用無(wú)等候報(bào)賬系統(tǒng)。無(wú)等候報(bào)賬的優(yōu)點(diǎn)：報(bào)賬人不需要在報(bào)賬大廳排隊(duì)等候，過(guò)3～5個(gè)工作日款項(xiàng)到賬。避免財(cái)務(wù)處報(bào)賬擁擠現(xiàn)象，節(jié)約財(cái)務(wù)工作人員的時(shí)間，提高工作效率。

缺點(diǎn)：是誰(shuí)報(bào)賬就得給誰(shuí)授權(quán)，一般，課題負(fù)責(zé)人不愿意隨便授權(quán)于他人，個(gè)人又不愿意在財(cái)務(wù)報(bào)賬事宜浪費(fèi)時(shí)間，財(cái)務(wù)操作不容易學(xué)會(huì)，推行起來(lái)非常緩慢。

除此之外，筆者呼吁各種課題經(jīng)費(fèi)按照課題組計(jì)劃有條不穩(wěn)的運(yùn)行，千萬(wàn)不要催促花錢(qián)、突擊花錢(qián)，造成很大的浪費(fèi)不說(shuō)，還可能滋生貪污腐敗。也給財(cái)務(wù)處報(bào)賬帶來(lái)不正常的秩序。

參考文獻(xiàn)：

[1] 梁霽寧等.基于體驗(yàn)的高校無(wú)等候報(bào)賬系統(tǒng)實(shí)踐.教育財(cái)會(huì)研究，2014（2）

[2] 錢(qián)夢(mèng)勇.以西安交大為對(duì)象的高校財(cái)務(wù)流程再造研究.天津大學(xué)碩士論文，2005

（作者單位：西安交通大學(xué)財(cái)務(wù)處 陜西西安 710049）

（責(zé)編：紀(jì)毅）