檔案管理人員的基本素質(zhì)

吳祿蘭

隨著社會(huì)進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，科技日新月異，各行各業(yè)競(jìng)爭(zhēng)加劇，檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)，檔案管理制度化、目錄著錄標(biāo)準(zhǔn)化、存檔電子化等等，要求檔案人員的基本素質(zhì)需要不斷提高。

一、提高檔案管理人員基本素質(zhì)的必要性

（一）新時(shí)期必須提高檔案人員的基本素質(zhì)

檔案人員管理的對(duì)象比較獨(dú)特，是過(guò)時(shí)了的檔案，它具有歷史性，如果一份檔案沒(méi)有人利用，可能幾十年都難見(jiàn)天日。在一般人眼里檔案工作不是很重要，檔案隨便找個(gè)人來(lái)管理就行了，鑒于這種情況，沒(méi)有多少人愿意從事這個(gè)比較封閉又默默無(wú)聞的工作，但是任何一個(gè)單位又必須設(shè)置這樣一個(gè)部門(mén)，這項(xiàng)工作又必須要有人來(lái)做。如果檔案人員沒(méi)有一定的素質(zhì)，工作不熱忱、消極被動(dòng)、得過(guò)且過(guò)，檔案工作肯定是搞不好的。因此新時(shí)期下要加強(qiáng)檔案管理工作首先是解決人的思想問(wèn)題，必須提高檔案人員的基本素質(zhì)。

（二）檔案人員的基本素質(zhì)決定檔案管理水平

在充分調(diào)動(dòng)檔案人員的主觀能動(dòng)性后，還要提高檔案人員分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力。檔案管理有許多標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性。因此，檔案人員要搞好檔案管理工作，還需要學(xué)習(xí)很多的相關(guān)知識(shí)：檔案軟件操作知識(shí)；管理文書(shū)檔案要有文秘知識(shí)、歷史知識(shí)；管理財(cái)務(wù)檔案要有財(cái)務(wù)知識(shí)；管理地質(zhì)檔案要有地理知識(shí)；管理基建檔案要工程管理知識(shí)；管理科研檔案要有科研知識(shí)等等。有些知識(shí)可以自學(xué)，短期能補(bǔ)充，有些知識(shí)還需要系統(tǒng)的、長(zhǎng)期的積累，甚至有的知識(shí)還需要到專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)。只有將這些知識(shí)融會(huì)貫通后，才能搞好檔案管理工作，所以檔案人員的基本素質(zhì)決定檔案管理水平的高低。

二、新時(shí)期下檔案人員應(yīng)當(dāng)具備的基本素質(zhì)

（一）要有堅(jiān)定的政治信念

一般來(lái)說(shuō)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案部門(mén)都隸屬于機(jī)關(guān)黨委（行）政辦公室，具備良好的政治素養(yǎng)是最起碼的要求，在思想上主動(dòng)要求進(jìn)步，積極向黨組織靠攏，在群眾中起先鋒模范作用，積極參與單位黨組織舉辦的一切活動(dòng)，樹(shù)立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，恪盡職守，遵守黨的紀(jì)律，嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密，自覺(jué)維護(hù)國(guó)家和單位利益。

（二）要熱愛(ài)自己所從事的檔案工作

任何人在進(jìn)入檔案部門(mén)工作前要做好思想準(zhǔn)備：檔案部門(mén)沒(méi)有轟轟烈烈的工作場(chǎng)面，是出不了多大成績(jī)也出不了多大差錯(cuò)的單位，是清水衙門(mén)，要報(bào)著既來(lái)之則安之，淡泊名利，無(wú)論怎樣都要以飽滿的熱情對(duì)待工作。檔案工作大部分都是在室內(nèi)工作，工作環(huán)境好，工作強(qiáng)度小，工作壓力小，加班熬夜的時(shí)間少，因此要懂得珍惜。檔案工作有別于機(jī)關(guān)內(nèi)勤、文控工作，在中高級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)評(píng)定時(shí)檔案專(zhuān)業(yè)比內(nèi)勤、文控人員有絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)，因此檔案人員要有自豪感，樂(lè)在其中，從思想上重視自己的工作，要有較強(qiáng)的責(zé)任心，愛(ài)崗敬業(yè)、盡心盡責(zé)、任勞任怨。檔案具有保密性，在辦理借閱時(shí)敏銳性要強(qiáng)，無(wú)論什么場(chǎng)合都不泄密，對(duì)涉密內(nèi)容堅(jiān)決按照相關(guān)程序辦理。

（三）要有過(guò)硬的業(yè)務(wù)本領(lǐng)

檔案人員從事檔案工作一般是中途因各種原因轉(zhuǎn)崗而來(lái)，因此在新的崗位上必須主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，苦練內(nèi)功，把檔案的相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)吃透吃準(zhǔn)。如檔案收集范圍有哪些規(guī)定？檔案案卷質(zhì)量如何界定？立卷標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)準(zhǔn)有哪些規(guī)定？哪些標(biāo)準(zhǔn)屬于國(guó)家強(qiáng)制標(biāo)準(zhǔn)？哪些是國(guó)家推薦標(biāo)準(zhǔn)？哪些是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)？哪些是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)？哪些是部門(mén)規(guī)章？檔案接收、借閱辦理流程規(guī)定是怎樣的？在吃透這些精神后，才能保證檔案接收規(guī)范化，檔案分類(lèi)、著錄標(biāo)準(zhǔn)化、檔案利用程序化。對(duì)相關(guān)部門(mén)進(jìn)行立卷歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)時(shí)才能從容不迫，對(duì)上級(jí)主管部門(mén)檢查時(shí)才能應(yīng)對(duì)自如。

（四）要學(xué)會(huì)融會(huì)貫通

檔案管理的類(lèi)別不外乎文書(shū)、財(cái)務(wù)、基建、科研、獎(jiǎng)牌等，既復(fù)雜也簡(jiǎn)單。管理類(lèi)別在專(zhuān)業(yè)表面上基本沒(méi)有交集，比較獨(dú)立，管理的形勢(shì)大同小異，但是，當(dāng)深入到每個(gè)檔案類(lèi)別時(shí)，就會(huì)發(fā)現(xiàn)每一種類(lèi)別的檔案至少是兩個(gè)專(zhuān)業(yè)的復(fù)合體，有檔案管理知識(shí)、也有相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。只有當(dāng)業(yè)務(wù)知識(shí)與相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)實(shí)現(xiàn)了知識(shí)的大融合，才能掌握檔案的形成規(guī)律、組卷合理、分類(lèi)科學(xué)。如果檔案人員能將專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)融合起來(lái)，能用準(zhǔn)確的技術(shù)詞語(yǔ)或者數(shù)據(jù)解決問(wèn)題，讓利用者折服，檔案重見(jiàn)陽(yáng)光的機(jī)會(huì)就多了，檔案人員的綜合能力就得到了體現(xiàn)。檔案人員還要加強(qiáng)檔案宣傳，把檔案管好管活，要想辦法把“沉底”的檔案用起來(lái)。當(dāng)機(jī)關(guān)人員從事相關(guān)工作遇到困惑時(shí)，第一時(shí)間就想到查閱檔案，同時(shí)在檔案人員的幫助下又能得到想要的結(jié)果，單位領(lǐng)導(dǎo)很自然的就重視檔案工作了，因此實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)知識(shí)與專(zhuān)業(yè)知識(shí)的大融合是非常重要的。

檔案部門(mén)是一個(gè)非常適合學(xué)習(xí)的場(chǎng)所，除了學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)外，還要自覺(jué)主動(dòng)的拓展視野，多渠道了解相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，要把相關(guān)專(zhuān)業(yè)作為自己的第二個(gè)工具，必要時(shí)還可以取得相關(guān)專(zhuān)業(yè)的職業(yè)證書(shū)或者執(zhí)業(yè)證書(shū)，如秘書(shū)證、會(huì)計(jì)師證、招標(biāo)師證、建造師證、造價(jià)師證等等，將所學(xué)知識(shí)與檔案工作結(jié)合起來(lái)，相互促進(jìn)，提高檔案管理水平。

三、提高檔案人員基本素質(zhì)的途徑

提高檔案人員基本素質(zhì)的途徑就是多看、多聽(tīng)、多想、多做。多看就是要主動(dòng)從檔案部門(mén)走出去，向其他兄弟單位學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短；多聽(tīng)就是要多聽(tīng)取本單位相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)檔案有哪些要求，好對(duì)癥下藥，改進(jìn)檔案工作；多想就是檔案人員將業(yè)務(wù)部門(mén)的訴求對(duì)照檔案的規(guī)章制度多思考，哪些可為，哪些不可為，加強(qiáng)溝通交流，總結(jié)在檔案服務(wù)時(shí)有哪些需要改進(jìn)的地方；多做就是在進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作時(shí)，親自動(dòng)手參與業(yè)務(wù)部門(mén)檔案的收集、立卷、整理、裝訂工作，到對(duì)應(yīng)部門(mén)如行政文秘辦公室、財(cái)務(wù)部門(mén)、基建部門(mén)、科研機(jī)構(gòu)等與文控綜合人員共同參與資料的收集整理裝訂工作，甚至還可以共同參與文件材料的起草、流轉(zhuǎn)工作，在收集、整理時(shí)更容易發(fā)現(xiàn)哪些文件材料是純事務(wù)性文件？哪些文件材料是具有像故事情節(jié)的連續(xù)文件？哪些文件材料應(yīng)該出現(xiàn)在哪些部門(mén)？做好這些基本功，檔案人員就積累了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，檔案基礎(chǔ)管理工作能力得到了鍛煉，檔案管理水平也就提高了，久而久之，檔案部門(mén)的地位和作用也就日益凸顯。總之，只要把檔案的立卷標(biāo)準(zhǔn)融合在資料形成中，檔案人員就會(huì)學(xué)到很多在書(shū)本上學(xué)不到、規(guī)章制度上見(jiàn)不到的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，這樣才能使文件材料分類(lèi)更科學(xué)、組卷更合理。

責(zé)任編輯：宋英俊