OA辦公系統在醫院的應用

張鵬

(天津市寧河縣醫院，天津301500)

OA辦公系統在醫院的應用

張鵬

(天津市寧河縣醫院，天津301500)

通過介紹醫院應用基于B/S結構OA系統的必要性，分析了系統架構、系統關鍵功能及特點，結果實現了異地和移動辦公，院內公告新聞信息發布、規章制度政策法規的查詢等院內信息化平臺的建設，增進了醫院領導層、中層干部和員工三者之間的溝通和交流，提高工作效率和質量，降低辦公成本。

醫院;OA辦公系統;應用

辦公自動化(OA)，就是Office Automation的英文縮寫，是由傳統辦公方式向自動化轉變的一個主要方向。醫院的組織結構、科室功能越來越完善、復雜，而傳統人工辦理效率低，已不能適應目前的需求，在此基礎上OA系統的引入，通過工作流程、移動辦公、信息快速傳遞、決策支持等系統功能的集成的信息平臺，是符合醫院發展趨勢的［1］。

1 醫院應用OA系統的必要性

OA系統和電腦自動化技術的發展密不可分，是一套信息自動處理和數據管理的自動化系統，為醫院管理提供了統一而標準的管理環境和軟件工具，是一個穩定運行、適應時代發展的OA網絡辦公系統。OA系統通過網絡可以快速實現辦公、溝通、審批、決策和知識管理等一系列工作實現信息高效而迅速傳遞。已實現了院內行政辦公的無紙化、異地、協同、有效、規范、及時的管理，工作效率得到大幅提升，使院內員工日常工作留有痕跡，使院內信息獲取更加通暢，使領導決策制定更加精準;管理變得更加靈活、更加科學，提升了辦公的效率和質量，使醫院的綜合競爭能力大大加強［2］。

2 系統架構

OA系統采用Apache網站服務器+MySQL數據庫+ PHP語言引擎開發。可運行于Windows，Linux，Unix，蘋果Mac OS等多種操作系統。在Windows平臺下，OA系統主要注冊了9個系統服務，Office_Anywhere(Apache Web應用服 務)、MySQL5_ OA (數 據 庫 服 務)、memcached Server(數據緩存服務)、OfficeDaemon(守護服務)、OfficeIm(即時通訊服務)、OfficeIndex(全文檢索服務)、OfficeMail(郵件服務)、OfficePOP3(POP3服務)、Office-Task(定時任務服務)。

信息管理平臺，將主要依據Internet/Intranet的建設原則，在先進、實用的基本網絡平臺基礎上，使用“客戶/ WWW服務器/應用服務器/數據庫服務器”的結構來構造單位內部的信息管理系統。(如圖1所示)客戶端直接使用操作系統自帶的Web瀏覽器，使用戶快速適應界面易用性更強，且無需安裝專用的客戶端軟件，使整個系統的管理維護工作大量減少［3］。

圖1 系統結構示意圖

3 系統功能

OA主要包含五個主要部分:個人事務、公共事務、工作流程、信息交流和系統管理。

3.1 個人事務:主要是與個人辦公及通訊有關的模塊的整合，如電子郵件、消息管理、手機短信、網絡傳真、個人考勤、日程安排、工作日志、通訊簿、個人文件柜、我的視頻會議、控制面板等。

3.2 公共事務:提供了公共事務與業務綜合管理的相關模塊，如公告發布、新聞發布、投票管理、工作計劃、會議申請、車輛申請、公文管理等可以自行設定自己的月計劃、年計劃，也可根據工作需要提出車輛申請等提高了工作效率。

3.3 工作流程:工作流是OA核心功能之一，其重要作用就是解決不同科室、部門、員工之間標準、高效協同工作的問題。工作流設計主要以自定義表單和自定義流程兩部分組成，系統中提供了豐富的表單控件組成及流程分支、權限等控制，管理員可根據醫院實際自定義工作流程的功能。

3.4 信息交流:公共文件柜、網絡視頻、圖片、交流園地、討論區、論壇、視頻會議、郵件等是單位內部進行交流的有力手段。

3.5 系統管理:用于規劃本單位信息系統的結構、內容。按照組織機構、業務分類、功能需要設計信息系統的菜單，按照用戶所屬的部門、角色、管理范圍進行管理和權限指派;

4 OA系統應用效果

4.1 樹立了我院的新形象，搭建了院內宣傳有效平臺

OA系統作為宣傳我院各種規章制度、政策的權威性窗口，是員工讀取醫院最新動態的重要平臺。他的開通讓本院員工了解我院規章制度、法律法規、公文、工作計劃、會議通知、新聞、公告、人事考試等信息并系統;可通過全文檢索快速查詢，信息資料服務器實時備份;通過醫院員工日常知識、經驗在系統中的積累，實現醫院知識延續性，提高管理效率。

建立醫院級別的知識庫，根據不同的目錄可分別設置訪問、下載、刪除、修改等權限，更好的維護了醫院的保密文件;通過醫院內部公告等信息發布模塊，使得醫院新聞，中層人事任免，醫院最新政策、制度、人員通報等做到及時、有效的傳達給全院職工［4］。

4.2 增進了醫院領導層、中層干部和員工三者之間的溝通和交流，促進了醫院工作效率的提高。

醫院OA系統為每位員工建立快捷便利的內部電子郵箱，每個人員的中文姓名就是郵件地址。作為傳統思想教育和交流工作形式的擴充和發展，適應了新時期加強醫院內部員工之間的溝通和交流手段現代化的需要。通過OA辦公系統上的中文姓名、員工可以很方便的給醫院領導層溝通以及和醫院各部門協同處理機制，解決了全院員工的切身利益，拉近了院領導和員工之間的距離;通過郵件聽取職工對醫院工作的建議和意見，及時了解職工的思想狀態和需求，針對性的及時調整醫院的方針政策，促進了醫院管理工作更加科學有效，為醫院的可持續健康發展創造良好的環境條件。

4.3 實現異地和移動辦公

隨著OA的訪問流量的遞增，通過互聯網與OA辦公系統進行連接，工作將打破時間空間的限制，每位員工除了在院內可以訪問，在家里、在異地也可以通過網絡訪問OA辦公系統隨時處理工作任務，對需要審閱、審批的事項進行處理，及時接收醫院下發的各類通知、郵件、手機短信等訊息，做到及時了解醫院內發生的變化和最新信息。

5 總結

隨著醫院規模的不斷擴大。組織架構越來越復雜，大量的公文、報表、總結、計劃等各類信息量越來越多，傳統的人工傳遞、辦理文件、報表的傳遞方式已經滿足不了醫院現今發展的需要，因此通過實施OA系統可以加快院內的信息資料的流通與利用，實現醫院辦公的自動化、標準化和協同辦公，有效提高醫院的管理效率［5］。

［1］周強，范紅艷.基于.NET技術的協同OA系統在醫院的應用［J］.中國醫療設備，2014，29(1):104－105.

［2］劉惠文，王明月，張強，等.基于ASP.NET平臺構架醫院OA系統的建設與應用［J］.中國數字醫學，2011，6(2):75－76.

［3］管震.淺議辦公自動化的系統設計和實現［J］.電子商務于電子政務，2013，9(11):2747－2748

［4］蘇玉成，蔣昆，黃陸光，禹汛.西京醫院辦公自動化系統的建設［J］.中國醫療設備，2014，29(2):104－105

［5］李愛勤，陳敏蓮，醫院協同辦公自動化系統的集成［J］.實用預防醫學，2011，18(2):377－378.

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