高校規避賬實不符儀器設備資產的對策探究

（江蘇師范大學 江蘇徐州221116）

高校作為培養專業人才、開展科學研究、進行社會服務的重要陣地，有著各種類別、各種價格層次、數量巨大的儀器設備資產，合理高效的儀器設備資產管理是高校各項事業發展的重要保障；特別是優勢學科、重點實驗室、協同創新等各級各類重點建設項目、課題的全面實施開展，使高校儀器設備的數量、質量、種類迅速增加，為此，合理有效地解決儀器設備資產管理中出現的矛盾和問題、科學規避賬實不符儀器設備資產的出現顯得尤為重要。

目前，高校儀器設備資產管理相對規范、嚴格，但仍存在儀器設備更換頻繁、損毀嚴重、擱置閑置、分配不均、賬實不符等問題，賬實不符主要表現為儀器設備資產的有賬無物和有物無賬，《事業單位國有資產管理暫行辦法》中明確要求資產管理要做到“賬賬、賬卡、賬實相符”，完整準確的儀器設備資產使用情況也有利于實現資產的科學配置、合理分配、充分利用，提高資產的使用效能。因此，梳理賬實不符資產存在的原因、思考規避賬實不符資產產生的科學路徑，既是儀器設備資產管理的要求，也是高校自身建設所需。

一、賬實不符儀器設備資產的管理現狀

高校有專門部門來負責儀器設備的采購、管理與處置，有國有資產管理部門對資產利用進行監管，但賬實不符儀器設備資產在高校仍普遍存在。筆者對江蘇某高校70余家二級單位儀器設備資產情況進行調研，發現存在賬實不符儀器設備資產的單位數占到總單位數的20.2%，賬實不符儀器設備資產值占到總資產值的2.3%。賬實不符儀器設備資產管理主要存在以下問題：

（一）制度保障不全面。涉及到資產交接、轉移、處置、落實的制度辦法不完善，賬實不符資產管理辦法細化程度不夠，對賬實不符資產處置的監管力度不夠。

（二）處置程序不固定。賬實不符資產處置缺少標準化、程序化、常態化，存在不同時間段處置標準、處置程序不統一等情況，且實物處置與系統銷賬不能做到同步。

（三）各方權責不明確。對存在賬實不符資產部門與資產具體管理部門的權責認定不規范、不明確，當出現賬實不符資產時，缺少有力的依據開展責任認定與追究。

（四）管理隊伍相對薄弱。賬實不符資產管理是一項工作量大、涉及面廣的工作，特別是對需要處置的賬實不符資產要進行實地調查并形成處置意見，既要嚴格按照處置規定落實，又要對關聯部門做出必要的指導和解釋。在高校這些工作往往集中在一個人或幾個人身上，在人手不足與缺少合力的前提下，易出現管理不到位、處置不及時的現象。

二、賬實不符儀器設備資產存在的具體原因

結合高校賬實不符儀器設備資產管理現狀，仍以江蘇某高校為例，根據調研信息進一步細化儀器設備資產賬實不符的具體原因，總結為以下幾個方面：一是資產使用保管人、存放地變更后，沒有及時修改相關資產數據信息；二是資產具體使用單位不履行資產處置程序和相關要求，隨意處置資產；三是資產管理員自覺管理和維護資產信息系統的意識不強，資產變更信息更新不及時；四是資產原保管人與現保管人交接管理不規范，導致資產管理系統信息不準確或資產丟失。

通過調研數據分類匯總分析，資產保管情況變更后資產調撥不及時、資產處置后財務賬目與資產賬目未及時銷賬、因保管不善或未履行正常的資產轉移交接手續導致資產丟失等具體情況是導致資產賬實不符的主要原因，分別占到單位總數的33.3%、23.2%、34.8%。

三、規避賬實不符儀器設備資產出現的有效途徑

（一）完善制度建設與細節管理是有效規避賬實不符儀器設備資產存在的前提。

1.加強儀器設備資產管理制度建設。明確的管理辦法及辦事流程是避免儀器設備資產賬實不符的重要保障，科學規范的儀器設備資產管理辦法涉及到資產購置前的論證、公開招標采購、使用過程的監督管理、處置的程序及相關規定等各個環節，明確每一個環節的制度辦法，有利于約束和規范購置者、管理者和使用者的行為，在制度保障方面不留死角。另外，管理辦法中明確儀器設備資產監督管理機制的建立與完善，也是管理制度體系建立的重要組成部分，能夠促進儀器設備資產管理辦法更加規范化。

2.加強儀器設備資產的購置入庫管理。在高校，儀器設備資產賬目入庫包括資金賬與資產賬的雙入庫，財務管理部門負責購置資產資金賬的入庫，設備及資產管理部門負責購置資產賬的入庫。規范的資產購置入庫流程應該為：設備資產管理部門出具購置及入庫證明——財務管理部門購置資金入庫——憑財務部門出具的資金入庫證明，在設備及資產管理部門進行資產入庫登記。這就需要財務及設備資產管理部門聯手，嚴把資產購置入庫關，做到不符合報銷條件的資產堅決不予以報銷，不符合入庫條件的資產堅決不入庫，財務部門不予以報銷的資產堅決不入資產賬，不予以入庫的資產堅決不報銷。與此同時，對符合入庫條件的儀器設備資產進行入庫時，設備資產管理部門要確保資產序列號唯一、資產名稱全面、資產保管人明確、資產存放地清晰等，使資產的“身份證”信息真實完整且具有唯一性。

3.重視儀器設備資產的日常移交管理。高校因為管理機構改革、學科建設需要、人事任命等不定時的進行人員及辦公場地調整的情況長期且頻繁存在，人、地點的變動自然會帶來儀器設備資產保管人、使用人、存放地的調整。事實證明，移交信息更新的不及時、不到位是造成儀器設備資產賬實不符的另一個主要因素，因為不及時進行相關信息變更，常出現儀器設備資產的無人認領、原使用人不認賬、現使用人隨意處置等情況，重視資產的日常移交管理一定程度上能避免賬實不符資產的出現。高校可以通過制定移交管理辦法對儀器設備資產移交進行規范，但因時間、涉及人員的資產管理意識等，移交工作并不是都能按照規定及時全面的開展，這就需要資產管理部門進行主動提醒和指導，一旦有涉及到此類問題的人員及部門，資產管理部門及時進行電話或現場提醒，并指導相關單位資產管理人員更改儀器設備資產歸屬、修改資產管理信息系統中的保管人、使用人、存放地等信息。

4.規范儀器設備資產的處置管理。通過制定儀器設備資產處置管理辦法等，明確可進行報廢、報損、捐贈等儀器設備資產的種類、使用時限、數量及價值，需要進行資產處置的單位必須嚴格按照資產處置流程進行處置申請，不得隨意處置。根據需處置資產單位提出的處置申請，設備資產管理部門及相關監督部門開展相關調查及處置論證，對符合處置條件、可以進行處置的儀器設備資產進行分類統計，報分管校領導、校長辦公會審批，根據處置決議，按照上級資產處置管理規定，報上級相關資產管理部門履行資產處置手續。處置完成后，設備資產管理部門會同財務管理部門、被處置資產的原使用管理部門做好資產管理信息系統、財務管理信息系統的相關賬目核銷處理。

（二）加強隊伍建設與責任意識是有效規避賬實不符儀器設備資產存在的根本。

1.加強儀器設備資產管理隊伍建設。有效的管理有利于節約經費開支、有利于實現儀器設備的采購價值、有利于資源節約和資產的保值增值。實際工作中，儀器設備資產管理隊伍專業水平參差不齊，資產管理員缺少工作積極性和主動性，資產使用人員自覺維護資產的意識淡薄等現象普遍存在，一定程度上影響了管理成效。通過營造良性的管理氛圍、提高領導重視程度、保證管理人員工作時間、加強管理人員間的學習與交流等方式，提高儀器設備資產管理與使用人員的職業認同和工作責任感，激發其工作潛能和工作積極性，能夠很大程度上避免賬實不符資產的出現和存在。

2.提升教師的資產管理責任意識。高校的各二級單位都有一定數量的經費，便于開展日常教學、科研活動及單位事業建設，如福利基金、發展基金等。通過走訪調研發現，存在少數二級單位利用福利基金、發展基金等為教職工購置如電腦、移動硬盤、投影儀等設備資產，但因管理宣傳不到位，不少教職工將該部分資產誤認為是個人福利，導致該部分資產有賬無物的行為普遍存在。另外，高校的部分教師有通過個人申請得到的不同層次和數額的教學科研項目基金，這部分經費得到后，也被普遍認為是個人的錢，可以隨意支配，除可以隨便購置自己開展教學科研需要的儀器設備外，還能隨便處置這些儀器設備，忽略了儀器設備的入庫登記環節，導致了賬實不符資產的出現。以上兩種情況在高校中普遍存在，并成為出現賬實不符資產的主要原因之一，要避免這種情況的出現，必須糾正教師的錯誤資產管理意識，并明確指出這些經費購置的儀器設備資產屬于國有資產，應按照資產管理規定和要求進行必要的購置、入庫、處置等規范管理。

（三）創新管理思路與管理辦法是有效規避賬實不符儀器設備資產存在的保障。

1.實施儀器設備資產信息定期報告制。可以在一定程度上消除設備資產管理部門不能實時掌握資產動態的弊端，減少可能存在的問題資產堆積。通過儀器設備資產信息的季報、半年報、年報等，高校各二級單位定期將本單位儀器設備資產的概況、管理和維護的情況、需要購置資產的打算、需要處置資產的申請及必要的情況說明進行反映，設備資產管理部門及時受理。變不規律管理為規律管理、靜態管理為動態管理，一定程度上提高了資產管理質量。與此同時，實施儀器設備資產信息定期報告制，還可以增強資產管理員工作意識、培養資產管理員良好的工作習慣，又可以分散資產處置的壓力和工作量，設備資產管理部門能夠有時間、有計劃地進行相關論證、調查、審批、申報，便于把握工作重點、提高工作效率。

2.強化第三方參與的監督機制。強化第三方監督機構參與儀器設備資產的管理，更能體現公平性、民主性及公開性，監督機構參與儀器設備資產管理的各個環節的目的是起到必須的督促、驗證、檢查作用。國有資產管理部門、監察審計部門是高校儀器設備資產管理監督體系的主要組成部分，通過進一步明確監督任務、監督范圍、監督辦法等，全面推進監督管理部門開展工作，使高校儀器設備資產管理更加科學化、規范化。

3.構建專管共用儀器設備資產共享平臺。推行儀器設備的專管共用，即由高校某部門統一負責可開放共享儀器設備資產的使用、維護與處置管理，明確管理責任人，避免“誰使用、誰管理”等多頭管理，高校內部各部門、高校間可共享資源，以達到節約資源、提升資產效能、合作互利的目的。思考大型貴重儀器設備的開放共用形式，可以通過設立專項基金、適當收取使用費等來滿足儀器設備的保養維修和管理費用，指定某一部門為具體管理方，接受使用者、財務、監察審計等部門的監督。

四、對已存在的賬實不符儀器設備資產的處理建議

對通過核實確實存在的賬實不符問題資產的處理，建議通過以下幾個步驟來處理：

（一）比對與返查。涉及到儀器設備資產交接的單位對沒有落實的資產情況集中進行比對，資產管理信息系統中登記的資產使用管理單位和個人對問題資產進行比對，根據資產的系統編號、自編號、設備序列號等在資產管理信息系統中返回查找，落實在系統中登記的資產使用管理單位，通過兩個比對和一個返查落實部分賬實不符資產。

（二）分類與“縮水”。對存在賬實不符儀器設備資產的單位按照問題量及嚴重程度進行分類，與此同時，將各單位問題資產按照資產類型、經費來源、報廢年限等進行分類，比如，福利基金、發展基金等購置給教職工個人的儀器設備資產，已到或過了報廢年限的資產等，對資產處置政策允許范圍內的賬實不符資產及時進行分類處置，將問題資產量“縮水”。

（三）追查與落實。設備資產管理部門督促各二級單位通過單位內部公示等方式進行賬實不符儀器設備資產的追蹤查找，與此同時，設備資產管理部門通過查找采購清單、入庫登記表、設備交接單、資產標簽等資料，查找設備采購時間、購置單位、保管人等，落實部分賬實不符儀器設備資產信息。

（四）調配與處置。對已落實的賬實不符儀器設備資產及時進行必要的信息調配和實物處置。