中小國有勘察設計企業采購成本及風險的管控

陳春梅

【摘 要】隨著目前中小國有勘察設計企業將從國有逐步向非國有的轉型以及設計市場的進一步開放，目前中小國有勘察設計企業面臨著降本增效和實現良性發展的壓力非常大。勘察設計企業是技術密集型企業，不少中小國有勘察設計企業只重視比重大的設計人力成本管理，而往往忽視了比重不多的物資采購成本管理，從而導致在采購過程中的成本不斷提高，采購風險日益突出，給企業帶來了一系列的不利影響。因此，如何加強采購成本及風險的管控，顯得尤為重要。

【關鍵詞】中小國有勘察設計企業；采購成本及風險；管控

一、中小國有勘察設計企業采購成本及風險管控的重要意義

成本領先、技術領先，已逐漸成為現代企業長期生存和良性發展的關鍵。在中小國有勘察設計企業當中，人力成本是在企業總成本占比當中最重要的成本支出，而采購成本的比重占比不大，且該類企業對全面預算、全面風險管理的經營管理意識相比民營企業而言比較淡薄，故往往容易忽視成本比重不多的采購成本及風險的管理。但一蟻可毀堤穴，采購成本已然成為影響企業綜合成本的一個較重要的因素，采購風險過大會影響企業綜合風險的管控。

工欲善其事，必先利其器。采購成本及采購風險的良好管控，關系到所采購的物資質量是否優良；是保證按時按質完成勘察設計項目的重要前期保障，是企業推行全面預算成本管理及全面風險管理，加強控制企業綜合成本、降低風險的重要環節。因此，在中小國有勘察設計企業當中，加強采購成本與風險管控有著重要的意義。

二、中小國有勘察設計企業在采購過程中存在的突出問題

1.采購事前環節的突出問題

采購人員的崗位設置不合理，在選擇采購員時未考慮其知識水平、采購風險認知水平：采購人員多由行政工勤實習生臨時兼職，或由財務部出納員、會計員及人力資源部人員臨時兼職等，導致采購員崗位職責、部門職責劃分不嚴，采購責任心不強，容易造成采購質量下降和采購風險增加。

2.采購事中購買環節的突出問題

（1）采購管理制度流于形式，執行難

所制定的采購管理制度和采購管理流程，成為應付上級檢查內部控制制度建設的擺設，問題如下：

①無采購計劃或采購計劃安排不合理

多數情況下由企業綜合部門或各設計所產生采購需求后臨時通知采購人員采購，事后為應付財務部的付款要求而后補采購計劃，造成臨時采購次數多，不利于兼職采購員的日常工作計劃安排，不利于財務對采購資金的計劃安排。

②無采購申請，采購詢價程序或有但不規范

采購人員多數情況下省略了采購申請程序，造成對可修復正常使用的設備物資進行重復采購；或是在采購申請單中對所需采購物品的規格型號等要求不全，造成貨不對版。

另外，采購員未能作到貨比三家的采購詢價程序，未能對供應商的資信、技術、供貨資格等情況進行了解核查正確選擇供應商，而是直接讓供應商送貨并在財務部審核支付款的環節被動補齊采購申請和采購詢價的相關手續，導致所采購的物資質次價高。

③采購合同難以管理且未能嚴格執行

采購合同制定只為應付上級檢查和財務部的付款要求，合同制定不合理甚至不合法，在采購及售后過程中未按合同約定執行，執行隨意性較大。

（2）采購人員與供應商互相勾結收受回扣，企業利益受損

采購人員責任心不強，私心較重，未按要求公開詢價選擇供應商，而是直接選擇與其有私人利益關系的供應商，造成采購質量得不到保證，或是質量雖好擔價格遠超出市場均價，使企業成本上升、企業利益受損。

3.采購事后管理環節的突出問題

（1）采購驗收不規范

在采購驗收過程中，只有實物資產管理員一人驗收，且未按照采購合同所規定的采購數量、規格型號、技術參數進行驗收，造成在采購設計專用耗材時訂貨數量與收貨數量不相符；在采購設計專用設備時，專用設備未達到使用部門的要求。

（2）采購信息化管理程度低，難以進行采購數據分析

采購計劃、采購詢價、采購合同、采購執行、采購物資驗收、采購管理臺賬等各環節缺乏一個有效的信息管理系統，采購相關信息不能同步共享及同步利用，造成各個采購相關環節需要重復業務處理，導致企業的采購信息難以形成系統的匯總分析及難以對采購過程的質量好壞系統進行合理評估。

（3）缺少對采購過程中涉及崗位的績效考核管理

企業的人力資源部門或綜合辦部門對各采購相關管理的制度和管理流程不熟悉，無法對采購人員的崗位工作質量（諸如到貨及時率、降本額、貨品質量合格率等）進行績效考核，造成采購人員的工作質量不佳，采購積極性不佳，采購效率不高。

三、加強采購成本及風險管控的對策建議

1.提升企業綜合管理部門的經營管理水平

（1）加強經營管理業務學習，支持財務管理

企業綜合管理部門需加強對經營管理業務的學習和提高，熟悉企業經營管理的各環節包括采購環節的全過程管理，理解支持財務部門對采購成本和采購風險的監督管理。

（2）合理設置采購員崗位

在財務部門以外專設責任感強的專職采購員或相對固定的兼職采購員，并對采購相關崗位進行不相容崗位和不相容職務的分離；對于受企業規模、業務特點等因素所限，無法對不相容崗位和不相容職務實現有效分離的情形，應由相關部門和人員進行不定期的監督檢查，并采取必要的補償性控制措施。

2.結合企業預算進行管控，完善采購管理制度

（1）加強采購預算管理

于企業年度預算開始時召開企業年度預算溝通會議，加強企業各部門的連動，使采購由單一環節變成經營活動中各部門的合作管理環節。由采購員做出各部門的采購預算格式表并要求各部門按時按質上報采購計劃；對各部門不按要求上報的年度采購預算，財務部門一概不予作采購資金審批和支付。

（2）加強采購管理制度及采購流程管理

①采購申請審批管理

對各部門在年度采購預算范圍內的采購申請單，采取日常審批方式；對各部門在年度采購預算范圍之外或進行采購預算調整的采購申請單，采取例外審批方式。在采購申請單中，應由維修員權衡維修與采購成本孰低而給予是否更新采購的建議；應由資產管理員核實庫存是否有相同或同類資產可領用或可調配使用的建議，以減少不必要的采購浪費。財務部門根據采購預算嚴格作好采購申請的監督。

②采購詢價審批管理

對于大中型專業設備，進行公開招標詢價；對于單件物資或單件設備單價在一定標準以上的，應嚴格貨比三家并做出采購詢價表。詢價表應盡可能詳細提供與采購相關的信息，以便財務部門對對供應商的詢價情況不定期地抽查監督。如采購員所推薦的供貨商的供貨價為采購詢價表中的非最低價，則應對擬購價與最低詢價之間設定限定管控比例。

③規范供應商的評估和準入管理

對供應商應進行資信評估，對大中型專業設備或專業設計軟件進行集體討論決策，以確定合適的供應商，并與選定的供應商簽訂質量保證協議及繳納質量保證金等。

④采購付款審批管理

財務部門應根據采購預算合理安排采購資金；在采購付款的規定中要求采購員應憑采購合同會簽表和采購合同復印件、采購發票及供應商的銷貨清單、采購計劃表、采購詢價表及采購申請表等申請付款，以對采購成本進行有效控制。

3.制定采購合同管理制度并嚴格執行

制定采購合同管理制度，以加強各部門人員對采購過程中的牽制約束，并減少采購合同從簽訂到執行全過程中的法律風險和內控風險。采購合同管理制度應從以下幾個重要方面入手：

第一，建立并加強執行采購合同的授權審批和合同會審制度，明確各相關部門人員的各級審批程序，以防止采購員超出權限簽訂合同或越權會審。

第二，加強合同專用印章的管理，以防止采購員外帶印章私自與供貨商簽訂合同。

第三，采購員和財務部門應同時建立采購合同管理臺賬；財務部作為采購監管的部門，應及時跟蹤合同的履行情況，對有可能影響經營管理或設計項目開展的異常情況須出具書面報告并及時提出解決方案；采購員根據采購合同臺賬應定期與財務部門核對采購合同款項的的支付情況；財務部根據合同臺賬，作好采購合同執行情況的日常監督，及時發現執行異常并提出建議解決方案。

第四，建立并加強執行采購合同違約及糾紛處理制度，規范合同執行過程的違約糾紛處理。

第五，建立采購合同稅務風險索引表，保證在簽訂合同的源頭防范稅務風險；建立采購合同的法律風險及內控風險排查分類記錄表并對常見的采購合同作風險列示，作定期排查。

4.建立采購廉潔制度

在采購廉潔制度中，定期或不定期給供貨商提供《采購業務監督告知書》并讓對方出具回執單，以及明確采購人員應與企業簽具《采購業務自律承諾書》。建立采購廉潔制度，能夠從制度上減少采購人員收受回扣的行為，減少重復采購，降低采購成本，維護企業形象，與供貨商共同發展，提高企業市場競爭力。

5.建立嚴格的采購驗收程序

（1）規范驗收程序

采購驗收必須由采購員以外的專人進行采購驗收，即：應由實物資產管理員會同資產使用部門聯合進行，并在驗收過程中依據采購合同、采購發票、對方供貨清單等相關資料作驗收；在驗收完畢后，實物資產管理員應出具書面驗收證明辦理驗收入庫手續，在驗收過程中發現的異常情況，負責驗收的人員應當及時報告，查明原因并及時處理。

（2）驗收與資產領用相結合

對于辦公設備及辦公低耗品的領用，驗收員應在采購驗收合格后即時填制并粘貼資產臺卡，保證采購、驗收、資產使用的各管理環節緊密銜接。

6.建立采購信息管理系統，加強數據監控和數據分析匯總能力

（1）建立采購管理信息系統，完善采購信息收集和決策

企業應當加強對采購全過程的信息管理，建立采購管理信息系統，以便于數據收集和分析。數據收集可以從采購計劃、采購申請、采購詢價、采購合同的簽訂和執行、采購收貨驗收、采購發票收取、采購付款等采購相關業務的全過程進行監督和管控，更好地幫助企業選擇最佳供應商和價格策略，提高采購過程的透明度，使事后審查變為事前及事中監督，對采購全過程作到有數據可查，有流程可依。

（2）利用采購管理信息系統，作好財務相關分析

財務部根據采購信息管理系統，對采購價格進行采購計劃與實際支出對比，今年價格與去年同期對比，有助于提高企業對供應市場變化的把控能力。

7.對采購相關崗位建立績效考核制度

由人力資源部門牽頭，聯合財務部門、資產使用部門、實物資產管理部門等對采購全過程所涉及的部門進行全面考核。采購考核指標應包括采購成本控制率、供應商開發率和供應商資信審查率、到貨及時率、貨品質量合格率、采購計劃完成率等。建立采購過程的績效考核制度，有利于采購業務相關經辦人提高責任心和積極性，充分體現采購過程中的責、權、利，利用相關考核指標全面評價采購相關人員的工作績效。績效考核結果的運用應與采購相關人員的薪資調整、職務晉升、教育培訓等緊密相連，以激發采購相關人員學習采購業務知識、積極進取、維護企業利益的高度責任心。

綜上所述，加強采購過程中的成本和風險管控，有利于中小國有勘察設計企業降低綜合成本，減少存貨積壓和資金占用；有利于財務部門準確合理核算采購成本，降低采購過程中的法律和內控風險，以更好地實現企業總體經營目標，使企業能夠獲得更高的經營利潤。

參考文獻：

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