以教學評估為契機規范高校的教學檔案建設

嚴 莉

（蘇州市職業大學 機電工程學院，江蘇 蘇州 215104）

高校的教學評估是教學檔案建設的動力，確立了教學檔案的重要地位，充分體現了教學檔案的價值。通過評估，引發各高校高度重視教學檔案工作，也為教學檔案建設帶來了新思路，不但指明了教學檔案建設的方向，而且豐富了教學檔案的信息資源，使教學檔案建設工作列入規范化的管理范圍。教學評估過程中所暴露出的教學檔案管理問題，通過評估的契機而逐步解決，從而規范教學檔案管理體系。

一、教學檔案在教學評估工作中的重要性

隨著各高校之間的競爭，高等教育得到飛速發展。各校的競爭，歸根到底就是人才培養質量的競爭。國家為促進高等教育的健康、可持續發展，通過各種形式的教學評估對高校進行質量檢查和監控，如新建專業合格評估、本科教學評估、高職教學工作水平評估、學士點授權評估、科研評估、校園文明建設評估、學校治安綜合治理評估等，評估內容涉及學校的綜合方面，評估的結果也在某種程度上影響高校在社會上的地位及榮譽，是關系學校前途的大事。從評估的效果看，教學評估在高校是學校建設、改革、發展的動力。

高校的檔案信息資源是反映一個高校辦學歷史和辦學資源的重要組成部分，是高校評估的基礎和依據。特別是教學檔案能較完整地反映教學管理信息、教學活動的全貌，是反映高校教育改革和學校發展歷史的真實記錄，是教學評估必定要檢查的工作。因此，各個高職院校在評估工作中都把教學檔案放在首要位置，通過教學評估工作的契機，學校對教學檔案進行一次大規模、系統、全面的梳理，以此提高教學檔案的質量和科學管理水平，達到“以評促建、以評促改”的目的，從而推動高校的全面建設和發展。

二、從教學評估看教學檔案中存在的問題

從近幾年各校的評估情況看，盡管高校通過評估工作認真梳理了教學檔案，但是在評估中還是發現檔案建設確實存在不少問題。

1.檔案管理意識薄弱。

在評估工作之前，有的學校檔案意識較薄弱，很少花費精力做這項工作。教職工對檔案工作也缺乏了解。在學校工作規劃中，認為正常授課、考試等日常教學工作才是首要的，卻忽略了后續的相關教學檔案工作，并且在例行檢查和部門規劃中也很少涉及此方面工作。

2.檔案資料收集不規范。

正常開展的教學工作，沒有收集整理資料；某些教學資料散落在某部門或某個人手上，成為死檔案；缺少開展討論教學工作的會議紀要；教師花大力氣完成的教學成果、教改項目沒有收集檔案；學生開展實驗實訓的記錄不完整；教師聽課沒有記錄；只注重紅頭文件的收集，忽略了本部門形成的教學實踐成果的收集，等等。這些表明，有的學校教學檔案的收集與整理具有很大的隨意性，思想上不重視檔案管理。教學檔案存在重復收集、遺漏收集、收集不整理的問題，并沒有形成系統的檔案管理制度。為了應付評估，突擊制作以前缺失的資料，甚至還組織教師和學生制造假文件、假數據……這些行為嚴重影響了正常的教學工作，給學校也帶來了惡劣影響。通過評估，暴露了學校檔案管理中存在的諸多問題，需要通過評估促進這些問題的解決。

3.教學檔案管理水平落后。

由于學校教學檔案的收集一般都由教師或行政部門人員兼職完成，完成的數量和質量往往缺乏監督。從管理手段上講，收集的材料不規范，還處在原始的紙質檔案管理，紙質檔案在字體、格式、書寫上不整齊劃一，信息化管理手段明顯落后；沒有科學的指導，對評估數據的收集和整理非常茫然，不知道如何運用有效資料進行整合、分析和科學統計；收集的檔案內容混亂，各項評估數據出處甚多，相互不一致。

從硬件上看，有的學校檔案管理的條件相當落后，檔案室建設不標準、不規范，檔案保管條件簡陋。檔案室檔案只存不管，缺乏二次加工，查找檔案也變成一件耗時的事情，很多學校（院）檔案室只相當于擺設，越發被忽略。

三、從教學評估看教學檔案建設

很多學校通過教學評估后，在促建、促改、促管和促質量提高等方面的作用非常大，評估使學校實現了更好地發展。在各項工作中，學校開始重視教學檔案的建設與管理，針對評估中所暴露的教學檔案問題采取一系列有效措施。

1.強化檔案意識，建立檔案管理體系。

教學檔案反映學校主要職能活動情況，是學校檔案的重要組成部分。高校的教學檔案在教學評估中起著重要作用：首先，學校應加大教學檔案建設工作的宣傳力度，提高教職工對檔案工作的認識，嚴格執行普通高職院校檔案管理辦法。其次，教學檔案工作要重視教學資料文件平時的歸檔和積累，杜絕搞突擊工作。日常教學要重視對教學檔案的檢查，遇到問題，及時整改。最后，落實檔案責任制，院（系）成立檔案工作組，設專門負責人，所有教師承擔一定的教學檔案責任，對個人承擔的教學檔案要及時上交歸檔。這種責任制能有效細化檔案工作，保證管理制度的長效性。

2.從規范的檔案目錄著手，系統管理檔案。

首先，規范檔案目錄。隨著高職教育的改革創新，除去日常行政管理、教學管理、教師業務等幾大塊教學檔案外，檔案工作的范圍在不斷擴大。這些增添的教學內容要及時納入歸檔范圍，做到實時更新。

其次，收集檔案要從細節著手，開辟新渠道。除去日常實物的教學檔案（教學志、試卷、畢業設計、課程設計等）要進行定期編號歸檔外，其他資料如申報教學成果的申報書、結題書印章頁、獎狀；大學生創業項目的申報、項目運轉過程，以及獲獎、成果產生的內容；大學生素質教育相關內容；專業指導委員會深入實踐的工作內容；校企合作的企業和學校的工作狀況、學生的成果，等等，這些都可以成為教學檔案中深度開發的內容。高校相關的檔案部門和各級學院要積極開發教學資源，獲取收集資料。尤其是要科學運用校園網、微博、微信等公眾平臺等方式獲取教學資源，及時做好檔案收集，從而為教學評估基礎工作奠定堅實基礎。

最后，充分利用信息手段進行檔案管理。從評估結果看，學校教學檔案還是以紙質形式為主，評估后要形成建立電子檔案的制度，形成有利于檢索與貯存的數字化、虛擬化的電子文件，利用計算機建立檔案目錄和數據庫，可以提高檔案管理水平和檔案管理效率，方便查閱和歸檔。

3.設立專人專管，形成監督體系。

高職高專的教學評估為每三年進行一次，教學檔案管理也必須作為一項常規工作進行。要以評估為出發點，設立院級檔案專職管理人員，由專門老師定期集中整理檔案、裝訂、信息化處理，這樣既為日常教學服務，又使評估工作中的教學檔案工作分解在平時。

學校要細化檔案工作及考核制度，建立質量監督體系。成立督學組對高校檔案部門的工作按要求、按質量定期進行檢查或抽查。納入考核制度，檔案工作的考核結果與學校年終的部門考核掛鉤，促進規范二級學院和職能部門的檔案。

教學檔案是反映學校教育教學活動及改革的歷史記錄，通過教學評估的契機，對高校教學檔案進行系統梳理，不僅為高校正常教學工作提供了保證，而且為教學評估工作奠定了基礎。教學評估離不開內容豐富的教學檔案信息資源，只有在日常教學中做好基礎工作，教學評估才能順利開展，學校在未來才能得到更好的發展。

［1］楊麗珍.高職院校水平評估與學生素質檔案的建設［J］.揚州職業大學學報，2008，12（1）：54-56.

［2］陳慧敏.高職院校檔案建設的理性思考-從評估看高職院校檔案建設的重要性［J］.常州信息職業技術學院學報，2007，6（3）：42-44.

［3］沈玉.淺論研究生檔案管理與教學管理信息化［J］.浙江檔案，2001.

［4］蔡青.關于高職院校教學評估與優化教學檔案管理的思考［J］.高教論壇，2006（02）.

［5］王海玲.高職院校系級教學檔案管理的問題與對策［J］.湖北廣播電視大學學報，2007（9）.

［6］蔡青.關于高校教學評估與優化教學檔案管理的思考［J］.高教論壇，2006（2）.