檔案管理的問題及對策

趙穎志

（吉林省遼源市西安區檔案局，吉林 遼源 136200）

檔案管理的問題及對策

趙穎志

（吉林省遼源市西安區檔案局，吉林 遼源 136200）

檔案的管理工作并非只有保管檔案如此簡單，其涉及到較多的專業、政策和機密問題。因此對于檔案的保管工作，政府不能以善通文檔對待，應該充分認識到其重要性，在多方面給與其支持。只有檔案得以保存下來，檔案中的信息才能夠更好的為老百姓所利用，借鑒到未來的工作實踐中去。

檔案管理；問題；對策

檔案管理是單位工作成功的核心因素之一，其保證了進一步工作的展開，以及任務的順利完成。鑒于當前我們國家在檔案保管中存在的問題，筆者根據切身的經驗體會對此進行探討，希望能為實際的檔案管理工作提供了參考。

1　當前檔案管理中存在問題

1.1管理工作不受重視，硬件投入較少

我國的檔案管理工作歷史悠久，但是往往淪為政府部門中的“雞肋”。畢竟，檔案管理很多時候難以在短時內產生重大的效益，因此也沒有得到足夠的重視。所以，在人力物力資源分配的時候，檔案管理部門往往排名倒數，難以獲得足夠的硬件支持。部分領導甚至認為，檔案管理工作非常容易，可有可無，完全沒有必要進行相應的投入。還有可能在于，領導人員在一定的時間段內對檔案管理部門投入了一定的資金，然而在短時間內效果并不明顯，從而影響到了其對該部門的判斷。但是，隨著人類的腳步進入21世紀，傳統的檔案管理模式和較少的檔案管理投入已經遠遠滿足不了當前的需求。一些新興的技術，例如：計算機、信息工程、網絡等等都悄然在檔案管理工作中流行起來。若是對于檔案管理部門的投入不足，這些硬件設施難以得到正常的購買和維修，最終損失的還是單位本身。

1.2人才引進不足，專業素養較低

現如今，我們的檔案管理部門常常被淪為政府的邊緣部門，相應的檔案管理人才的引進得不到足夠的重視，甚至于在正規的政府檔案管理單位，都出現了我們的檔案管理者由兼職的人員組成居多的現象。那些真正大學學習檔案管理，并最終將之應用于實際的人少之又少。若是掌握信息化檔案管理技術，真正把檔案管理當作自己的事業的人更是屈指可數。人員素質良莠不齊的現象，在一定的時間和空間范圍內存在。沒有好的人才引進機制和培養機制，檔案管理人員的綜合素質將被打上一個大大的問號。

1.3管理制度不健全 效率大打折扣

相對其他部門，檔案管理部門的制度不健全問題尤其突出。因為，檔案管工作沒有受到應有的重視，其規章制度的建立也相對落后。很多時候，檔案管理已經進入了信息化的新時代，但是其部門所規定的制度還在原地踏步。更為嚴重的是，即使有了一定的管理制度，也不能得到完全的遵守。在檔案管理部門中，兼職情況太多太多，一些兼職的檔案管理人員游離在規章制度之外辦事，萬一其因為不符合規定而受到懲罰，其也無所畏懼。總之，大到人事制度的管理，小刀檔案的借閱、調度、保管、保密等等小細節，我們的檔案管理制度的完善仍然有漫長的路要走。

2　提高檔案管理質量的對策

2.1重視檔案管理，加大硬件投入

現如今，檔案管理已經成為了政府工作的重要組成部分。其效益可能很難在短時間內體現，但是從長遠來看，檔案管理工作有利于我們借鑒過去的經驗，獲得更有有用的信息。因此，對于我們的領導人來說，充分認識到檔案管理工作的重要性就顯得十分的必要。有了足夠的檔案管理意識，我們的檔案管理部門才有機會得到上級更多的支持和關心，其中包括經費和設備等硬件的支持。若是檔案管理部門的硬件水平得到提高，信息化管理檔案得以良好的落實，網絡計算機等新興計算得以正確的運用，我們的檔案管理工作就成功了一半。成功的檔案管理又為政府工作效率的提高打下了堅實的基礎。如此一來，就產生了長期性的良性循環。

2.2引進管理人才，提高專業素質

有了思想上的重視，和硬件上的支持，對于人員素質這種軟條件我們也不能夠忽視其重要性。對于優秀的有經驗的檔案管理人才，我們要能夠引進，并讓他們代替一些兼職的人員，在崗位上發揮出應有的作用。對于表現較好，認真負責的檔案管理人員我們可以給以一定的經濟獎勵或者崗位上的晉升。當然除了對于人才的引進，我們也不能忘記對檔案管理工作者的培養。要培養他們樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，不斷的提高自身的服務意識和思想道德水平，更好的為人民服務。最后，在思想素質得到提高的同時，專業素質的提高也是我們培訓的目的之一。好的專業素質可以更好的發揮我們檔案管理人員的能力，從而不斷的提高工作的效率。

2.3健全管理制度，提升工作效率

檔案管理制度的健全，我們要充分借鑒國外的經驗。建立健全人員的引進和競爭上崗的體制，激發出檔案管理人員的上進行和創新意識。對于那些兼職的管理人員，我們的檔案管理制度應該予以明確的規定，讓他們不敢敷衍了事。檔案管理制度盡可能細致化的規定，幫助檔案管理人員建立檔案保管、登記、調動、借閱等規范，更好的進行管理工作。

3　總結

總而言之，隨著時代的發展檔案管理作用已經越來越明顯，不能再被忽視。對于現階段的檔案管理工作仍舊存在諸多問題，我們可以從提高人員的素質，建立健全檔案管理制度，以及加強硬件設備的支持等方面予以改善。相信，有了更多關注的目光，有了更多檔案管理相關工作人員的努力，未來的檔案管理工作的前途將一片光明。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.21.111

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1673-0194（2015）21-0209-02

2015-09-16