淺談醫院檔案管理信息化建設

畢琨艷

（云南省中醫醫院，昆明 650021）

淺談醫院檔案管理信息化建設

畢琨艷

（云南省中醫醫院，昆明 650021）

隨著時代的不斷進步，科技的不斷發展，現代化的信息技術的基本普及也使得信息化建設在醫院檔案管理中日益被人們所關注并加以應用。但是醫院檔案管理信息化的現狀仍是處于弱勢地位，因此，加強醫院檔案管理信息化建設是十分必要。這既能在很大程度上提高各項工作的效率，還能實現信息資源有效利用與共享，尤其是醫院的收費、統計、病案、檢驗、影像檢查等部門若能廣泛采用計算機信息化管理方案，可使得檔案管理強化其部門服務功能從而為提高醫院工作質量打下堅實的基礎。

醫院；檔案管理；信息化；建設；必要性

云南省中醫醫院檔案涉及的面廣，內容繁復，是醫院開展各種活動的過程（如行政方面、科研活動方面、后勤各項工作方面、資產的管理等）中所漸漸形成的公文文件、電報信息、各種簿冊與圖表、來往的書信函件、視頻音頻等各種類型及不同載體的歷史資料，是醫院歷史發展的記錄，也是醫院的寶貴財富。加強醫院檔案信息化管理一方面有助于領導進行科學、合理、及時的決策，有助于醫院進一步進行現代化建設，另一方面，還能為國家積累門類齊全、結構合理的檔案財富［1］。

1　簡要分析當前醫院檔案管理中的不足之處

1.1意識薄弱，理念滯后

在大多數人看來，檔案管理一般只是作為資料文檔記錄而不是直接產生經濟效益或者社會效益的。因此，許多的人員（包括領導、醫務人員、檔案管理人員等）在檔案管理方面的意識淡薄，重心都在臨床上面，而忽略我們的檔案的管理工作（如文書、圖文、圖紙、影像、協議、牌匾等綜合性檔案資料等）。另一方面，現階段的醫院醫院檔案管理信息化管理還是未能作為重要的業務工作以納入醫院崗位責任和考核之中。醫院檔案的信息化建設總體還是處于資料的簡單錄入、查詢等階段，難以滿足大眾對檔案信息的利用需求，從而不能清楚了解到綜合檔案對醫院自身歷史發展的價值、貢獻做出了很明晰的記錄，在很大程度上忽視了該項工作的重要性，也沒有意識到其必要性。而我們客觀地來看待目前醫院檔案管理工作還是存在很多問題的，諸如從業人員的思想觀念，工作方式方法和態度與狀態都存在著或多或少的缺陷，這根本就不能跟上時代的腳步，也迎合不了醫院以及社會發展的需求。

1.2管理范圍模糊，管理體系有缺陷

從總體上來看我國檔案管理較為突出的問題就是體系分散［2］。沒有明確的檔案信息管理組織架構使得長久以來，行政辦公室的檔案室負責的是一般綜合性歸檔管理（比如說文書、科技、會計、實物、音像等檔案綜合起來進行歸檔，加以管理）。但是，醫療文檔、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種類型的檢查影像圖文檔案卻又是歸屬于各個相關業務部門在進行分檔管理，由此可見，便衍生出了一種一個單位內的多部門管理機制格局。這種未統一的管理、評估、考核量化標準模式導致了各級醫院在進行檔案管理時，忽略了規范化、科學化的管理，便致使檔案管理人員未能明確醫院檔案管理信息化管理的實際操作程序，并游離在檔案信息管理之外。

1.3管理專業化水平低，部門之間不協調統一

現代化的計算機信息技術在不斷提升，但是由于管理人員忽略了自身的學習，導致部分檔案管理人員在進行醫院檔案管理時，還是停留在最基礎的計算機信息化使用階段，更有甚者，缺乏科學規范化的檔案信息管理經驗，導致其工作的隨意性很強。檔案管理信息化程度低下，數據庫不夠全面，檔案管理系統也不夠完善，因此，可供使用者查詢的系統也不夠方便快捷［3］。我們都清楚，檔案管理要求較強的專業性，檔案管理人員不僅要做好自己的工作，更重要的是管理理念要跟從時代發展得步伐。但是，目前大部分醫院檔案管理人員的專業素質還是有待提高，知識更新不夠快，也缺乏系統的專業技能培訓。還存在領導隨意將綜合檔案室作為人員來往密集的流動場所。這也使得管理人員的管理水平低下，影響了檔案的信息收集、合理利用開發。

各部門間的分工不明確，各類門的檔案資料是有多部門進行管理的，因此，各部門的檔案收集工作不明晰，管理系統也不統一，存在各部門間各自為政的局面出現，并且，當需要使用到醫院的檔案資料的時候，還需要去各部門進行收集統一，又會出現混亂的情況。這從時間及人力的角度來看都在很大程度上造成了浪費

1.4管理的資金、專業人員、設施投入不足

在醫院檔案管理信息化建設過程中不可或缺的條件就是計算機的軟硬件基礎設施需要齊全。但現今仍舊是存在醫院檔案管理信息化建設中所需的一些基礎設施配備不齊全的情況。以前的檔案管理是只靠手工操作完成，技術含量不高，但是，在目前這個科學技術先進的時代，檔案管理人才卻忽視了業務技能的培訓，這也延緩了數字化、信息化的檔案管理建設。數字化檔案體系作為一種新型的網上信息資源管理模式，需要的就是高投入、高端設備以實現資源共享，但恰恰就是缺少信息化技術力量、信息化技術基礎、數據庫建設以及人才儲備等條件。

2　建設信息化醫院檔案管理的必要性

2.1完善了檔案管理模式

采用紙質形式對各種各樣的檔案進歸檔和管理在我們檔案管理中一直持續了很長一段時間，包括現在我們很多的檔案工作都還存在這樣的方式，而近年來信息化的悄然而至，并逐步盛行，也在很大程度上改變了這種落后檔案管理模式，在諸多傳統的檔案歸檔方法中，檔案資源大多數都是以紙質的形式存在的。由于醫院業務的特殊性，造成醫院的檔案數量眾多，如住院病人的病歷等，這些是不能隨便丟棄的，據相關規定醫院必須將這些檔案保存超過三十年，長此以往，這些紙質檔案愈積愈多，不僅需要花費大量的人力去歸檔管理，也需要很大的空間來存儲，而科學合理的保管好這么多檔案，而且在不斷遞增的病案資料將會給醫院造成多大的困難，實行電子病歷將成為一種必然的趨勢。在采用信息化管理之后，能夠將上述弊病給予最大限度的解決，同時，可以更大限度地增強檔案的運用效率，既可同電腦設備實現大量的存儲和快速的管理，節約了大量的人力和非常大的空間，又可以通過網絡平臺實現信息的增補與傳輸，實現更為先進、便捷的檔案管理模式。

2.2完善文件的歸納方式

在醫院工作過程中，檔案管理部門要對各類文件進行及時的錄入。在紙類文件時代，采用手工操控的方法，檔案工作人員要花費很多的時間及精力進行歸納檔案和收入目錄，工作量是非常大的。如果遇到信息的改變，改動一個地方就要發生一連串的反應，相關的部分都要需要改動，會耗費大量的時間及精力。但是實現檔案的信息化管理，在很大程度行減少了檔案管理人員的進行手工勞作這樣需要花費膽量時間和體力的繁重的工作，采取電腦軟件進行工作，很大程度的改善了工作的條件，信息在改動時只需輸入相應的命令，就可以自動促成系統的改正，更大層面上提高了工作的效率。由于醫院業務與管理的特殊性，一般都會要求本年的檔案需要在本年完成文件以及相關材料的分門別類的整理和錄入，因而造成年底工作十分繁忙。而在醫院檔案信息化管理的情況之下，只需要按要求錄入即可，再經由專門的軟件加以轉化處理。同時，我們也可以通過管理系統中的檢索、排序等諸多先進、便捷的功能來檢閱歸檔情況，實現輕松的管理。比如說發現沒能及時歸檔的或者不符合條件的材料可以隨時發出信息，檢查和更改，很大程度的改善了檔案的歸檔方法，使檔案管理工作更加規范化［4］。

2.3有利于信息資源的整合和共享

由于醫院檔案的數量多，任務重，過去的管理模式下很難實現信息資源的有效整合，更不用說實現資源的共享了。將醫院檔案管理信息化處理后，利用醫院設備聯網，就解決了這些問題。較之于過去的紙質檔案的原始文件，電子文檔最大的的優勢在于：更加容易實現導視，并能將我們原始檔案文件加以更為廣泛的利用和實現更高的深度運用；同時，更有利于醫院的各個部門、各個科室按照自身需求瀏覽并隨機存取，提高了檔案原件的使用比率，更有利于檔案部門能最大程度的發揮出互聯網的無限潛能。

2.4讓檔案的檢索和使用更加快捷方便

我們過去要去查詢所需的檔案資料，必定會動用人力在大量檔案中去尋找，不僅要花費很多的時間和人力，而且有時候也不能達不到查詢的目的。將醫院檔案管理信息化處理后，采用了電子錄入和電子文檔歸類，提供便捷的電子查閱系統，使通過關鍵的字詞進行檢索，與其相關的資料或者相關的文獻顯示出來，這種智能化檢索方式，速度有快、效率有高、范圍也廣，同時還可采用電子加密功能對檔案進行保密處理。

2.5有利于檔案原件的保存

由于過去的檔案管理在歸檔、查詢等過程中會不斷的翻閱、拿取，容易造成檔案的損壞、甚至丟失，而信息化管理，在很大程度上減少了的檔案的翻閱和拿取，更好地讓眾多的檔案原件得到了保存，可以更有效地避免珍貴資料丟失。例如，醫院在建設以及發展過程中，不同時間段的一些珍貴的歷史文獻資料，包括歷史文字照片圖片資料等。

3　關于醫院檔案管理信息化建設的對策

3.1更新觀念

雖然說醫院的主體的業務是開展各種醫療活動，而檔案的管理僅僅是輔助主業的一項管理活動［5］，但不可否認的地它對于醫院工作的順利進行和健康、持續發展都具有極其重要的作用，比如領導在進行決策時候，就不能缺乏檔案管理所提供的各項信息。尤其是在科技、經濟、社會都飛速邁進的當代，過去的檔案管理的觀念、方式方法等已經不能滿足醫院業務開展與持續發展的需求。基于此，我們要首先要從醫院的領導的觀念著手進行更新，從思想上加強對我們檔案工作的內涵、重要性的認識與理解，并深入認識檔案信息化管理是時代發展的需求，是醫院跟上時代步伐的必然舉措。因為只有我們的領導在這方的意識得到加強、觀念得到更新，才會積極地從財力和精神上予以支持和鼓勵，才能帶動我們檔案人員積極投入到檔案管理改革中去，并主動地投入專業能力的提升和信息技術的學習中去，這是實現醫院檔案管理信息化的基礎和前提。

3.2加強網絡設備建設

現階段在很多的醫院都已經構建起了內部的網絡系統，這是實現我們檔案信息化管理的一個重要的條件，但是這還不夠，還需要投入足夠的硬件設備，并進一步加強網絡系統的建設，這樣既便于各科室、各人員在單位內部進行便捷交流、溝通，也能實現檔案信息的及時傳輸、收集、查詢、使用，更好地實現了醫院信息化的全面建設，比如說我們可以通過內部網絡平臺，聘請專業的IT人員結合醫院自身的實際情況編制出一套科學性、可行性、自動化、便捷性的集病理檔案、文書檔案、人事檔案、圖書檔案等全面性的管理的軟件系統。這樣，不僅可以大大提高辦公效率，方便利用者，同時還可以實現檔案資料的在線利用。

3.3管理模式的更新

信息化技術的快速發展與觀法運用，顛覆了很多行業的工作與管理模式，我們醫院檔案管理模式也不應該例外。因此，我們的檔案管理人員積極接受和適應檔案管理模式的變化，學會利用網絡和相關設備進行工作，比如說通過網絡和相關設備來完成檔案的收集，檔案的整理，檔案的編目，并能進行檔案檢索與借閱，甚至記錄與統計等各項工作。基于此，我們的檔案管理人員不僅要加強業務能力的提升，也要積極學習計算機知識與操作技術以及現代信息技術，以便更快地適應新的工作模式。

4　結語

綜上所述，檔案是一種寶貴的信息資源，在各個行業、各個企業中起著非常重要的作用，在新形勢下不僅要重視醫院檔案管理的重要性，并要與時俱進，積極采取措施實現醫院檔案的信息化管理，不斷提高醫院檔案管理的水平和信息化水平，為廣大人民群眾提供更優質的服務，醫院檔案管理牽扯到廣大人民群眾從醫治病的醫療檔案、病理切片、x線底片、各式各樣的檢查資料等等，不止在醫療、教研等活動中的有顯著的作用，而且與人民群眾的健康是密不可分的，也是與我們醫學的發展緊緊連在一起的。因此，加強醫院檔案信息化管理具有深遠的現實意義。

［1］王珊珊，張燕.淺談如何加強醫院檔案管理的信息化建設［J］.檔案天地，2010（11）：50-51.

［2］方孝梅，明星辰，楊婷.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位［J］.辦公室業務，2013（13）：160-161.

［3］王澤蓓，楊志濱，劉英霞.醫院檔案管理信息化建設中的思考［J］.內蒙古科技與經濟，2015（13）：80，82.

［4］衛雙囤.淺談醫院檔案信息化管理的途徑［C］//檔案管理與利用——方法技術實踐，2013：4.

［5］陳愛紅，柴艷麗，陳巖.淺談醫院檔案如何向信息化管理邁進［J］.中國醫院管理，2000（3）：39.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.21.109

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2015-09-21