電子政務對檔案工作的影響及對策研究

付艷美

（秦皇島市北戴河區檔案館，河北 秦皇島 066100）

電子政務對檔案工作的影響及對策研究

付艷美

（秦皇島市北戴河區檔案館，河北 秦皇島 066100）

在已經進入了電子政務的時代，電子政務對檔案工作的影響不僅僅體現在載體改變方面，還涉及工作觀念、工作模式和標準規范等方面的改變。充分借助電子政務這個良好契機推進檔案工作的發展，具有廣泛而深遠的意義。

電子政務；檔案工作；影響；對策

1　前言

隨著社會的不斷進步，計算機網絡技術日益普及，在這種形勢背景下，電子政務逐漸取代了傳統的政府管理模式，并取得了一系列卓有成效的發展成果。電子文件大量產生，這給檔案工作帶來了良好的發展機遇，也使其面臨著嚴峻的挑戰。可以說，電子政務對檔案工作的影響不僅僅體現在載體改變方面，還涉及工作觀念、工作模式和標準規范等方面的改變。充分借助電子政務這個良好契機推進檔案工作的發展，具有廣泛而深遠的意義。

2　電子政務給檔案工作帶來的積極影響

2.1對檔案業務工作的積極影響

在電子政務活動中勢必會產生大量的電子文件，這些文件的儲存、運行、傳遞和使用方式都與紙質文件有著很大的區別，電子文件的采集、鑒別、整理和保管方式也與傳統紙質檔案有著一定的差異性。從收集角度而言，電子檔案的收集工作瞬間即可完成；從整理角度而言，電子政務語境下的檔案整理工作可以多路徑、高效率地完成；從鑒別角度而言，電子政務文件在歸檔的同時也要進行細致鑒定。這一切變化都使得檔案業務工作進入新的發展歷程，使傳統工作模式發生根本改變。

2.2對檔案信息處理方式的影響

電子政務尚未實施以前，各類政務文件浩如煙海、泛濫成災，檔案室承受著巨大的保存文件與載體介質的壓力。但是電子政務辦公自動化技術的不斷普及，為檔案部門辦公自動化技術的運用帶來了良好的機遇。各部門在辦公過程中產生的政務文件可以與計算機辦公自動化技術有機結合。信息用戶只需要在相關操作界面上點擊鍵鈕，就可以通過網絡及時獲得所需要的信息。同時，由于計算機網絡技術的應用，政務文件的形成中可參雜多種信息媒體技術，滿足不同使用者的需求。

2.3對檔案信息化標準的影響

鑒于電子政務涉及到政府部門的政務核心，所以針對行業特點制定統一的標準是必需的。這樣一來，各種系統方能在信息平臺中有序運作，使得資源共享更加便捷。同時，由于電子政務當中所使用的傳輸格式和數據格式都是標準化的，還能根據原有的數據和信息增加新的功能模塊，所以電子政務的不斷推行，可以對檔案信息化標準建設起到推波助瀾的作用，使得檔案部門的檔案工作擁有統一化標準，從檔案形成、收集再到儲存、利用，都有章可循，有據可依。

3　電子政務給檔案工作帶來的嚴峻挑戰

電子政務給檔案工作帶來良好發展機遇的同時，也使其面臨著一系列挑戰，具體體現在以下幾點：

3.1意識問題

毫無疑問，電子政務的發展不可能一蹴而就，在此形勢背景下形成的檔案管理信息化也是不斷發展的。所以檔案工作者必須意識到，在電子政務環境下進行檔案工作，不是一朝一夕就能完成，要抱有“持久作戰”的心態。

3.2管理問題

在傳統模式下，紙質檔案基本采取集中統一管理的方式，但是電子檔案的管理模式還沒有形成一個統一標準，雖然檔案工作者做了諸多探索，但是與實際要求還存在一些距離。

3.3法律問題

檔案的法律約束性主要體現于它的原始性和真實性，但是電子檔案的可更改性、內容與載體的可分離性，使得電子檔案在生成與傳播過程中存在一些不利因素，給鑒定文件的真實性帶來一定困難。

綜上所述不難發現，電子政務對檔案工作的影響是一把雙刃劍。需要檔案工作者理性看待電子政務的發展，抓住有利契機促進檔案工作的持續發展。

4　發揮電子政務對檔案工作積極影響的對策

4.1大力推進檔案信息化標準規范建設

在電子政務時代中，檔案信息系統的標準化建設至關重要，對電子政務的實施效果起著重要作用。有鑒于此，檔案部門要抓住電子政務的發展契機，大力推進檔案信息化標準規范建設。對于電子文件的歸檔與管理，要使用統一的標準規范。從電子文件的形成、采集、整理、編目、歸檔和利用等各個環節，必須制定和完善具體的管理辦法、實施細則和技術標準等。使得電子檔案走上規范化管理的道理，使檔案工作有據可依。

4.2提升檔案工作服務社會的競爭力

在電子政務環境下，部門與部門之間的距離越來越小，各部門產生的電子檔案應該積極發揮為社會服務的能力。誠然，檔案工作是一項公益性事業，其存在的價值就是便于社會各領域對檔案信息資源的利用，多方面滿足社會需求，使檔案使用者能夠足不出戶就能在網絡終端上查詢、使用在權限范圍內的檔案資源。檔案部門可以通過開展信息溝通、決策咨詢、技術服務等活動，積極促進政府與社會之間的知識流動，加強技術轉移，使其轉化為現實生產力，為社會進步做貢獻。還可以舉辦主題展覽、成立教育基地等方式，發揮檔案館的教育、文化功能，使得檔案館的信息服務走向開放化，發揮在電子政務環境下的積極作用。

4.3采取措施確保檔案信息安全

檔案部門要貫徹落實檔案信息安全保護機制，在建設網絡、開發軟件和加工數據的過程中，高度重視檔案信息安全問題，配置獲得國家保密局認可的網絡安全產品。在系統集成過程中，要選擇獲得國家保密局頒發的 《涉及國家秘密計算機信息系統集成資質》證書的廠商進行承建。還要對檔案信息安全進行定期檢查，遏制不安全因素，保護檔案信息不受自然和人為有害因素的侵襲。比如在網絡安全保護方面，要采取漏洞掃描、防火墻和殺毒軟件等技術；在軟件安全保護方面，要采取防動態跟蹤、防靜態分析、防拷貝加密等技術；在數據安全保護方面，要采取數據加密、壓縮、備份等技術。

4.4加強檔案工作隊伍的能力建設

在電子政務視域下，檔案部門要高度重視人才培養質量，這樣才能從容應對電子政務環境對檔案工作提出的挑戰。一方面，促使工作人員樹立終身學習意識，安排他們參加繼續教育培訓活動，使他們接受新理念、新方法。另一方面，在內容方面，要對工作人員加強新設備、新技術和新方法的培訓，對工作人員重點培訓計算機基礎知識，比如檔案管理軟件應用知識、文字處理知識和網絡技術知識等。

4.5加強檔案意識宣傳教育

提高社會大眾的信息化意識，促進政府與大眾之間的資源共享，是普及電子政務的重要路徑之一。在電子政務時代中，電子檔案涉及到管理、安全、法律等問題，所以檔案部門要對社會大眾加強規范利用行為的教育，使社會大眾意識到合理利用電子檔案的重要性。國家相關部門還要積極制定與電子檔案利用的法律法規，正確引導信息利用的社會公德。

5　結語

電子政務對檔案工作帶來了巨大影響，檔案工作人員要從容應對各種挑戰，促使檔案工作順利開展，為社會發展做出積極貢獻。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.21.102

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1673-0194（2015）21-0195-02

2015-08-18