關于改進物流企業內部控制的探討

張鐵芙

（三菱商事物流（上海）有限公司，上海 200120）

關于改進物流企業內部控制的探討

張鐵芙

（三菱商事物流（上海）有限公司，上海 200120）

物流行業在經過了叢林式的發展后逐步走向了個體的規范化，企業內部控制制度改進的必要性逐漸凸顯出來。文章結合當下物流企業的發展形式，從物流企業管理的整體角度、物流企業內部控制的內容以及物流企業業務活動的過程分析如何優化企業內部控制，不斷提高企業內部管理質量。

物流企業；內部控制；控制內容；業務流程

在移動互聯、4G信息通路的推動下，在電子商務高速發展的帶動下，在三維運輸空間迅速的建設下，2015年的物流業面臨著巨大的變化。菜鳥物流“大數據分析”解決爆倉、京東的“亞洲1號”逐漸趨于成熟、天貓的巨額交易等這些現象無不預示著物流產業的轉型升級。在這樣的大環境下，物流企業需要不斷提高內部管理質量，優化內部控制制度，嚴把物流服務的每一環節，為企業贏得更多的市場發展空間。

1　把握內部控制制度與物流企業其他管理制度的協調性

企業的內部管理制度需要具有體系性，各個管理制度之間是相輔相成的，否則管理將是混亂的。因此，內部控制制度的優化首先應從其與其他管理制度的協調性著手。

1.1內部控制制度應與物流企業的財務管理制度相協調

物流企業的產權往往呈現出多元化的結構，其財務管理活動涉及的范圍也較廣，需要巨大的數據予以支撐其預算管理、成本管理、內部審計、風險控制、投融資活動等，也需要強有力的約束機制來監督這些財務管理活動的執行，還需要一個健康的環境保證參與這些管理活動的人員能夠忠誠于企業。而內部控制制度恰恰能夠從優化內部控制環境、信息溝通以及內部控制活動等這些內容來滿足物流企業財務管理的這些需求。因此，在改進內部控制制度時，物流企業應當從整體上關注該制度是否能夠與上述財務管理活動相融合，否則將不利于物流企業財務管理活動的開展。

1.2內部控制制度應與物流企業的各項業務管理制度相協調

物流企業的業務流程將運輸、儲存、裝卸、搬運、包裝、流通加工、配送以及信息處理等業務集為一體，每一個業務流程都有著自己的操作規范。那么，如何才能夠保證這些操作規范能夠真正落實呢？以配送為例，快遞員在配送過程中調包的現象屢見不鮮，如上海的“30萬黃金調包”案，就是由于快遞員沒有按照常規路線進行配送引起的。在這種情況下，如果內部控制活動設置是合理的，與操作規范中的注意事項相銜接，那么就可以避免這些狀況的發生。比如，攝像頭的位置是否合適、分揀過程中是否需要兩個人經手等等。

1.3內部控制制度應與物流企業的績效管理相協調

物流企業的管理層員工與基層員工在知識水平以及工作能力等方面有著較大的差別，因此在績效考核等方面也存在著差別，而對內部控制制度的執行情況也是績效考核中所應當關注的內容，也是引起差別的因素之一。因此，績效考核指標的設置需要區分不同層級的員工，考慮到各層員工執行內部控制制度的效果。反過來，內部控制制則在信息數據、內部監督等方面對績效管理的完善有著推動作用。

從以上分析可以看出，內部控制制度的優化需要從多方面考慮到物流企業的財務管理、業務活動管理以及績效管理等內部管理活動。它所扮演的角色可能是某個管理制度的基礎，也可能是某個管理制度的內容，但核心在于它應當與這些管理制度相協調。

2　優化物流企業內部控制活動的內容

從目前物流企業所執行的內部控制模式來看，主要是按照美國COSO框架來構建的，即包括內部控制環境、風險評估、內部控制活動、信息溝通以及內部控制監督。

2.1優化內部控制環境

內部控制環境的好壞決定了物流企業內部控制制度的基調。從眾多國內外大型集團物流企業內部控制制度建設的案例來看，以“企業文化”的建設為著眼點是成果較為可觀的一種方式。以德邦物流為例，該企業在構建企業文化時，有意識的為企業營造了一個很好的內部控制環境。比如，在樹立“誠信”這一理念時，企業除了開展一系列的誠信活動以外，還向員工講述了績效管理制度對員工的考核、內部控制活動對員工工作行為的監督等內容，客觀上使員工了解到其處于一個正規的工作環境當中，避免出現不誠信的現象。

2.2重視風險評估

結合實務工作來看，物流企業在構建內部控制活動時往往不注重所承接業務的風險評估，最終導致企業卷入不必要的法律問題或者經濟問題當中。在完善風險評估程序時，物流企業應當注重風險評估的全過程性。因為，物流企業往往集運輸、儲存、裝卸等業務活動于一體，每一環節出現錯誤都將給客戶和企業帶來較大的損失，全過程的風險評估可以使企業能夠事先洞察到該業務在某個環節可能出現的問題。此外，也要注重風險評估內容的精細化，將可能存在的風險控制在可容忍范圍之內。

2.3合理設置內部控制活動

物流企業的各項工作較為細化和繁瑣，因此內部控制活動的設置較其他企業來說也會復雜一些。以某物流企業的接單環節為例，控制的關鍵點在于客服專員要主動接單。控制活動則主要從以下兩個方面去細化：根據公司現有的空閑車輛主動接單，改變原來的根據車源被動接單的行為；對于訂單不滿意的貨源，要積極主動溝通，盡可能增加訂單，實現車輛的滿裝滿載，節約成本。總之，在設置每一環節的內部控制活動時，要找好該環節控制的關鍵點在哪里，然后根據關鍵點去細化該環節操作過程中的內部控制活動。

2.4完善信息化溝通平臺

物流企業不同于其他企業，其每天收貨、送貨、接單等數據量非常大，一旦信息化系統出現問題，那么整個物流企業甚至會處于癱瘓狀態，因此一定要完善其信息化溝通平臺。

諸如中鐵快運、德邦物流、中國誠通集團、中國物資儲運總公司等這些大型物流公司在內部物流配送、車輛調配等信息化方面都較為完善。這些公司多采用ERP系統來為內部控制活動提供有效的信息，同時也為其他業務管理活動提供各種數據。此外，物流企業還需要建立日常工作的溝通平臺，便于內部控制人員與其他各個業務部門之間就相關事項進行溝通。比如，一些物流企業所采用的內部局域網、文件云端共享、網絡通信工具等。

2.5真正落實內部監督機制

物流業務的繁瑣決定了其內部監督機制同樣需要具有全面性。全面性在過程上體現為“全過程監督”，既對所承接的物流業務不能在所有活動都結束以后再去考核內部控制制度執行的效果，而是應當從訂單承接開始就關注內部控制制度的執行狀況，及時發現錯誤并糾正錯誤，避免出現不必要的損失。此外，內部監督人員的獨立性也是需要強調的。一些物流企業的丟貨、調包等問題正是由于內部監督人員的職業素養不高或者受控于相關管理人員而造成的。

3　物流企業業務活動內部控制優化

物流企業業務活動內部控制的優化實際上是從精細化的角度來談內部控制。以某物流企業的倉儲管理為例：

倉儲管理的效果直接關系著物流企業正常運轉的連續性以及科學合理性，精細化的內部控制制度可以大大提高倉儲管理中貨物、財務資金等的安全性，為后續管理打下良好的基礎。

該物流企業為了實現倉儲管理內部控制管理的精細化，首先從內部控制環境著手，努力提高全部門的內部控制意識。比如，管理層通過各種通俗易懂的PPT、Flash動畫、展板等向部門員工展示內部控制與員工自身到底有何關系，員工在內部控制完善過程中所起到的關鍵作用，使員工真正明白該制度對于自身工作的意義何在。在這樣的大背景下，樹立部門“營業誠信、財務安全”的工作理念，為內部控制制度的精細化實施營造良好的氛圍。

其次，將企業風險評估體系與倉儲部門的內部控制相結合，依次評估物資驗收入庫、物資保管保養、物資盤點及記錄、物資出庫發放、會計記錄等可能出現的風險，根據這些風險找出各個環節內部控制活動的關鍵點，而后按照 “不相容崗位相分離”、“嚴格審批”等原則來設置各個環節的內部控制活動，盡可能將風險控制在可容忍范圍之內。比如，在貨物入庫時，可能會出現貨物名稱、規格等不正確的風險；也可能出現驗貨入庫人員與送貨人員相串通私藏貨物的風險等等。針對這些風險，倉儲部門管理者則建立了精細化的貨物入庫流程，將哪些地方需要由管理層審批，哪些崗位需要由多人輪崗等內容作為內部控制活動設計的關鍵點。

最后，為了保障內部控制制度的實施與完善，該部門還將內部控制實施效果與員工績效考核相結合，從客觀制度上提高員工的責任感以及工作效率，保障企業貨物以及資金的安全性。

4　結論

在信息化技術飛速發展的時代，物流企業需要不斷完善其內部控制制度，提高內部管理質量。在這個過程中，企業需要從宏觀上把握內部控制制度與整個企業管理制度的協調性，從微觀上把握內部控制制度內容的完善以及各環節控制活動的設置，為企業尋求市場空間打好堅實的基礎。

主要參考文獻

［1］張博文.物流企業加強內部控制體系［J］.中外企業家，2015（4）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.21.005

F239.45

A

1673-0194（2015）21-0015-03

2015-09-01