淺析企業(yè)管理中ERP系統(tǒng)的有效應(yīng)用

○王珊

（中國科學(xué)院高能物理研究所 北京 100049）

一、引言

隨著社會的不斷深入發(fā)展，企業(yè)辦公自動化技術(shù)也得到了長足發(fā)展，與此同時企業(yè)管理中也廣泛地使用了ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)是產(chǎn)生于信息化背景下的一類系統(tǒng)化、復(fù)雜化的企業(yè)基礎(chǔ)管理體系，它也是規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理、實現(xiàn)企業(yè)信息化的平臺和載體，而且直接關(guān)系到企業(yè)的正常運作和經(jīng)營。當(dāng)前，我國企業(yè)面臨的競爭壓力正在逐步增大，要想在激烈的競爭中穩(wěn)住腳跟，立于不敗之地，就需要不斷地創(chuàng)新企業(yè)經(jīng)營管理方式，在信息化快速發(fā)展的背景下，企業(yè)已經(jīng)更加廣泛地使用了ERP系統(tǒng)。鑒于此，本文初步研究了ERP系統(tǒng)，并細致深入的探究了在企業(yè)管理中有效運用ERP系統(tǒng)的重要渠道。

二、ERP系統(tǒng)概述

ERP系統(tǒng)又稱企業(yè)資源計劃，是目前最受企業(yè)歡迎的一種管理根據(jù)，從企業(yè)自身來說，科學(xué)合理地使用ERP系統(tǒng)不單單可以高效地整合企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，還能提高企業(yè)經(jīng)營管理的效率；另外，ERP的合理使用，還可以將企業(yè)人力資源管理、項目管理、庫存管理、財務(wù)管理、物料計劃及生產(chǎn)設(shè)計等項目有效結(jié)合在一起，并為企業(yè)管理層作出科學(xué)決策提供重要支持。由于ERP系統(tǒng)既可以滿足企業(yè)的信息化發(fā)展需求，又可以確保企業(yè)健康穩(wěn)定的持續(xù)發(fā)展，并且ERP系統(tǒng)已在國內(nèi)多個領(lǐng)域和行業(yè)中取得了較好的成績，所以該系統(tǒng)的應(yīng)用范圍也得以拓寬。

ERP系統(tǒng)是一套集成化的軟件系統(tǒng)，憑借該系統(tǒng)可以管理、運作組織內(nèi)部的各類功能模塊，并能集成和聯(lián)合功能各異的系統(tǒng)信息，確保企業(yè)管理的高效性。由于不同管理模塊之間實現(xiàn)了有效聯(lián)合和集成，所以就可以減少不必要操作和重復(fù)性數(shù)據(jù)輸入，避免獨立運行信息系統(tǒng)模塊的局面。因此，軟件企業(yè)已經(jīng)積極地高效整合了信息系統(tǒng)，并研發(fā)出了可以集成各類不同控制功能的信息系統(tǒng)；同時，伴隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及硬件技術(shù)的快速發(fā)展，高級的計算機硬件技術(shù)和現(xiàn)金的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)可以為有效整合信息系統(tǒng)提供重要技術(shù)支撐，這均可以幫助企業(yè)獲得集成化的企業(yè)經(jīng)營管理系統(tǒng)，進而構(gòu)建更加高效、合理的ERP系統(tǒng)。

三、ERP系統(tǒng)的意義分析

1、設(shè)置明確的企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)

企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)直接影響企業(yè)施行ERP系統(tǒng)的效率，而績效大小也與目標(biāo)設(shè)置的合理程度有很大關(guān)系。因而，企業(yè)應(yīng)該明確目標(biāo)、合理設(shè)置期望愿景，弄清企業(yè)施行ERP系統(tǒng)的真正目的，明確通過施行ERP系統(tǒng)可以提升哪些業(yè)務(wù)的管理效率，進而提升企業(yè)員工的滿意度及顧客對產(chǎn)品、服務(wù)的滿意度；此外，明確企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)還能促進供應(yīng)商與企業(yè)間的合作，并準(zhǔn)確定義企業(yè)預(yù)期及戰(zhàn)略目標(biāo)；企業(yè)還應(yīng)借助合理設(shè)置目標(biāo)來實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)與ERP系統(tǒng)間的一致性。

2、優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程

將ERP系統(tǒng)中的經(jīng)營管理理念應(yīng)用于企業(yè)中，可以最大化實現(xiàn)企業(yè)的實際運行效率，ERP系統(tǒng)的自身特點決定了它的重要作用。ERP系統(tǒng)可以提升企業(yè)內(nèi)部的集成信息體系，以共享企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)資料，通過及時準(zhǔn)確地分享、傳遞企業(yè)信息資料，可以優(yōu)化整合企業(yè)的物力、財力和人力等資源，進而實現(xiàn)企業(yè)的有效管理、合理配置和資源利用，以此優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。

3、提高企業(yè)管理的規(guī)范性

在企業(yè)正常運營管理中使用ERP系統(tǒng)，可以改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程，消除業(yè)務(wù)處理中的不必要勞動力，進而增強企業(yè)基礎(chǔ)管理的規(guī)范性。傳統(tǒng)的經(jīng)營管理主要控制、管理企業(yè)內(nèi)部人員，通過這樣來獲取更大效益，因而就會經(jīng)常存在過分地硬性管理、控制員工的情況，從而忽視了員工合法權(quán)益的維護及保障，這樣不但會嚴重影響員工的積極性，而且還制約企業(yè)的長期健康發(fā)展。運用ERP系統(tǒng)，可以督促企業(yè)運用“人治”來替代原有的“法制”，逐步提高企業(yè)各個部門和不同操作流程的規(guī)范性管理程度，以此降低企業(yè)發(fā)展和內(nèi)部員工合法利益之間的矛盾，確?；A(chǔ)管理工作的牢固性，并為企業(yè)內(nèi)部的基礎(chǔ)管理工作提供重要保障。

4、降低企業(yè)內(nèi)部運行成本

企業(yè)內(nèi)部運用ERP系統(tǒng)的最顯著特點就是該系統(tǒng)可以最大限度地降低企業(yè)運行成本。ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部資源整合中占有非常重要地位，該系統(tǒng)是將現(xiàn)代信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，建立企業(yè)信息資源庫，并將企業(yè)的采購、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)、物流及人力資源整合到信息資源庫中，可以從整體上把握、調(diào)控企業(yè)，因而ERP系統(tǒng)能夠有效降低企業(yè)的實際運營成本。在企業(yè)經(jīng)營管理中有效運用ERP系統(tǒng)可以減少企業(yè)的管理成本，同時還能極大地縮短企業(yè)的采購、加工、生產(chǎn)的一半時間，另外還能降低企業(yè)的總庫存量，并使之減少40%左右；因而，運用ERP系統(tǒng)，就相當(dāng)于在無形中降低了企業(yè)的庫存費用、采購費用及人力資源，這也從而降低了企業(yè)的實際運營成本，不僅可以為企業(yè)節(jié)約大量的資金，并且也可以為企業(yè)擴大生產(chǎn)規(guī)模、長期有效發(fā)展提供資金的支持和保障。

5、促進企業(yè)轉(zhuǎn)變經(jīng)營管理模式

有效地運用ERP系統(tǒng)，可以幫助企業(yè)轉(zhuǎn)變其原有的經(jīng)營管理模式。在未使用ERP系統(tǒng)時，多數(shù)企業(yè)現(xiàn)行的管理模式相對比較混亂，企業(yè)內(nèi)的不同部門均獨立管理，時常發(fā)生經(jīng)營滯后的現(xiàn)象，這在一定程度上制約了企業(yè)的發(fā)展和進步，因此企業(yè)必須尋找沖破該種制約的有效途徑。在使用ERP系統(tǒng)后，企業(yè)的經(jīng)營理念也得到了提升，ERP系統(tǒng)所提供的高度集中的系統(tǒng)軟件，著重強調(diào)了企業(yè)經(jīng)營管理進程中的全局意識和整體觀念，有效實現(xiàn)了企業(yè)采購、技術(shù)、生產(chǎn)、銷售及財務(wù)等環(huán)節(jié)的綜合管理；此外ERP系統(tǒng)為企業(yè)管理提供統(tǒng)一的調(diào)度數(shù)據(jù)資料環(huán)境，促進了各部門、各環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)工作。

四、有效實施ERP系統(tǒng)的途徑

1、轉(zhuǎn)變理財思想

ERP系統(tǒng)是一種以企業(yè)業(yè)務(wù)為龍頭、財務(wù)為核心的資源計劃系統(tǒng)，它要求內(nèi)部財務(wù)工作者應(yīng)廣泛使用分析監(jiān)控儀來替代原有的數(shù)據(jù)計算器，從根本上轉(zhuǎn)變以往的傳統(tǒng)財務(wù)管理思想。首先，ERP系統(tǒng)中涉及的會計核算工作的主要內(nèi)容是集成會計核算憑證，以往常由財務(wù)人員通過手工計算方式來完成繁瑣的會計事物，而現(xiàn)在則可以運用ERP系統(tǒng)運作會計事務(wù)；當(dāng)前，企業(yè)財務(wù)人員需要將以往采購、庫存、銷售等流程后的管理工作轉(zhuǎn)變成事中監(jiān)控，以實時監(jiān)控企業(yè)經(jīng)營部門的各項資金情況；其次，ERP系統(tǒng)順利完成了原有系統(tǒng)所無法實現(xiàn)的功能，為企業(yè)構(gòu)建高效、有力的會計核算體系提供了重要的時間、技術(shù)保障，所以，企業(yè)內(nèi)的財務(wù)工作人員應(yīng)及時為企業(yè)提供準(zhǔn)確、完整的財務(wù)信息，以此更好地服務(wù)于企業(yè)經(jīng)營決策。

2、強化數(shù)據(jù)管理

在企業(yè)內(nèi)部施行的ERP系統(tǒng)，可以很好地體現(xiàn)該企業(yè)的所有經(jīng)營、管理信息。實施該系統(tǒng)不僅可以將企業(yè)打造為開放性企業(yè)，還能適時反映企業(yè)的實際經(jīng)營效果。另外，企業(yè)財務(wù)人員還要適時地監(jiān)控ERP系統(tǒng)中已經(jīng)集成的各項會計業(yè)務(wù)。第一，每天在線查詢分析銷售訂單狀況，查看職員是否在ERP系統(tǒng)中導(dǎo)入銷售信息，所有訂單是否已順利發(fā)貨或者開具發(fā)票，銷售價格是否合理及資金是否到位等問題，發(fā)現(xiàn)不妥情況后應(yīng)及時將信息反饋給銷售部門，并適時進行相關(guān)調(diào)整；第二，每天在ERP系統(tǒng)中更新各類原料及產(chǎn)品的價格，同時依據(jù)庫存價格是否合理、庫存動態(tài)移動加權(quán)來分析企業(yè)物料模塊的各項數(shù)據(jù)。

3、構(gòu)建高效的合作團隊

高效的企業(yè)合作團隊是實施ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)，企業(yè)通過構(gòu)建ERP小組來順利實施ERP系統(tǒng)，因而企業(yè)應(yīng)該充分整合分散的知識，實現(xiàn)企業(yè)信息和資源的有機結(jié)合，進而為企業(yè)的每個部門提供準(zhǔn)確的信息和資源；企業(yè)也應(yīng)該合理科學(xué)地制定運行ERP的方案，科學(xué)合理地安排該項目的整體運營時間，并進行正確分工，使職員各司其責(zé)。因而企業(yè)的合作團隊是否有力、高效，將直接關(guān)系著企業(yè)ERP系統(tǒng)運行效率及管理效率。

4、運用ERP系統(tǒng)中的會計管理功能服務(wù)經(jīng)營決策

ERP系統(tǒng)所涉及的管理會計包括以下內(nèi)容：成本中心會計、成本要素會計、利潤中心會計、獲利能力分析及內(nèi)部定單分析等，上述管理會計可以服務(wù)于企業(yè)經(jīng)營決策，使企業(yè)運用ERP系統(tǒng)有效管理會計功能。其一，定期模擬會計核算各部門費用，編制利益和損失的模擬會計報表，再由利潤中心會計考核多類品種的銷售利益；其二，企業(yè)做好費用預(yù)算，并把各項費用分攤到基層品種成本中心，運用ERP系統(tǒng)實時分析費用開支，分析費用開支的真實性和合理性，以最大限度發(fā)揮ERP系統(tǒng)的重要預(yù)算控制功能；其三，借助ERP系統(tǒng)，強化企業(yè)的資產(chǎn)管理，ERP系統(tǒng)可以自動計提、攤銷企業(yè)長期使用待攤和需要折舊的費用，以此節(jié)約人力資本，并將企業(yè)資產(chǎn)價值庫存狀況清晰地體現(xiàn)在成本中心會計中，然后可以定期給企業(yè)各管理部門發(fā)放固定資產(chǎn)價值狀況，以確保賬目的真實性和可核對性。

五、結(jié)語

綜上所述，在企業(yè)經(jīng)營管理中運用ERP系統(tǒng)具有非常重要的作用，特別是以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建綜合化的信息管理系統(tǒng)，可以有效實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營管理的信息化、數(shù)據(jù)化，這也是企業(yè)在社會主義市場經(jīng)濟形勢下的必然選擇。ERP系統(tǒng)不僅可以節(jié)約企業(yè)經(jīng)營管理成本，還能提高企業(yè)資金的利用率，并且優(yōu)化配置企業(yè)綜合資源，確實提高了企業(yè)規(guī)模效益和經(jīng)營管理效率。

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