對高校檔案工作的有效管理研究

謝維

（長春理工大學，長春 130022）

對高校檔案工作的有效管理研究

謝維

（長春理工大學，長春 130022）

本文通過對文獻資料法以及專家訪問等方法加以運用，對高校檔案工作管理進行了深入細致地討論，并對檔案工作理工作的主、客觀兩個方面進行了深入細致地剖析，從而找出存在的問題并進行解決。另外，提出了一系列關于更好地實現高校檔案工作管理的方式方法，為更好地實現高校檔案工作的管理提供了參照。

高校；檔案工作；有效管理

1　高校檔案工作的地位及要求

所謂高等學校檔案是指高等學校在招生、教學、科研以及管理等活動中，對學生的自身發展情況的一種歷史記錄。高校檔案工作是學校管理工作的一個重要方面，學校必須要對其加以重視，并將其納入學校發展的整體規劃過程中。

2　高校檔案管理工作中存在不足之處

2.1學校領導對檔案工作管理的重視力度不夠

由于學校的上級并沒有對檔案工作部門的工作情況加以重視，在其關注度上也就大大地降低，這就導致檔案經費嚴重不足的問題時常發生。與此同時，高校檔案工作與高校中其他工作相比，整體工作中所占的比重較低，經常是處于被遺忘的狀態，無人管、無人問。再加上大部分的高校領導并沒有真正認識到檔案所具有的真正價值，這就使得一些高校在用人上會比較隨意。這樣做所造成的后果就是嚴重影響高校檔案的功能和作用的發揮。

2.2檔案管理人員素質不高

高校檔案工作部門中大部分管理人員的素質都不是很高，這個素質并不僅僅是指道德素質，也把文化素質包含在內。究其根源，要從學校的結構體制說起，由于學校為了可以留住那些教授、人才等，很多時候都會承諾對其子女有相應的工作安排。然而這些子女、配偶高學歷的太少了，大部分是大專及大專以下學歷者。可是從專業的角度出發，從事檔案管理應盡量選拔那些檔案學專業或者計算機專業畢業的人員擔任，可是現實情況并不是這樣，有的學校在檔案管理這一方面根本沒有這些優秀的人才。由于沒有這些人才，工作也就無法更好地開展。而其他的管理者由于對檔案管理不是很了解，有些東西也不知道該怎么去做，這就出現了“做一天和尚撞一天鐘”的消極怠工思想。本職工作的積極性沒有了，又何談對工作的創新。這樣做帶來的后果就是致使高校檔案管理工作停滯不前，阻礙了其更好地發展。

2.3高校檔案工作基礎設施有待完善，管理混亂

由于高校領導對檔案工作人員的工作不是很重視，因此在資金投入方面的力度相對來說就比較欠缺，資金無法得到投入，各種經費的保障也就無從談起。這樣不僅不利于工作人員積極性的提高，而且使工作停滯不前，產生壞的影響。就實際情況來說，大部分檔案部門的負責人其權利并不大，往往都是最底層的小領導，說句話也沒有分量。就是有機會出去學習，打了申請，上面也不一定批準了，這就導致檔案管理人才的缺失。在檔案管理的過程中，電腦可以說是必不可少的，可是現實中，由于基礎設施不完善，上級重視力度不夠，導致大部分的辦公電腦都是舊的，甚至有的工作人員都沒有得到很好地配備。雖然檔案工作平時比較輕松，可是一旦忙起來，工作人員就要加班加點地干，這樣工作效果往往錯誤百出，也禁不住上級的檢查。總而言之，由于配套設施的不完善、領導的不重視、經費的不足，使得高校檔案工作管理混亂，檔案管理處于乏力狀態。

2.4外界對于對檔案工作管理不知曉，輕視了檔案的管理工作

高校檔案工作自身的特點，決定了其在參與學校管理及體現效益方面具有潛在性、長期性。由于不被了解，在很多人眼里其就是一件無足輕重的活。而且平時也比較悠閑，并沒有什么技術含量。只有做過的且做好的人才能真正了解檔案工作管理的難處。正是這些錯誤的思想，使得檔案工作人員的積極性降低，就是做了大量的工作，也不一定能夠得到認可。

3　高校檔案工作規范化管理的有效途徑

3.1強化意識，更新觀念

人性化管理是搞好檔案管理的前提基礎，要想把高校檔案工作規范好，就必須強化法制意識。法與情相結合，才能有利于高校檔案工作更好地開展。高校檔案的內涵，決定了其工作的長期性、連續性。因此，如果沒有一個很好的法制基礎作為保障，其后果不堪設想。與此同時，在規章制度的落實過程中需要注意堅持以人為本，人是任何事物的主體，要不斷加強人文理念，尊重人才，培養人才、充分調動、激發檔案人員的主動性與積極性。

3.2專業培訓，科學管理——現代化是手段

高校的檔案館是保存、提供利用學校檔案的專門機構，對于工作人員有明確的規定，對于管理者必須要配備專門的工作人員，而且對其工作的業務技能以及個人素質要求嚴格。在選拔的過程中，一定注意對其專業性的選拔，提高準入門檻。將那些通過關系進來的，直接排除在外。只有這樣，才能凈化管理隊伍，實現效率的增長。因此要注重一體化的培養，充分利用現代化管理手段，科學有效地推動高校檔案工作從傳統管理模式向現代化管理模式轉變。

3.3建立健全各項規章制度，嚴格執行——制度化是保障體系

高校檔案機構是國家檔案的重要組成部分，其好壞程度將直接影響到國家檔案管理體系機構。一方面，我們要負責好本單位的檔案管理工作，充分發揮其社會服務職能；另一方面，要加強對高校檔案工作的監督檢查力度。這兩大方面能否正常實施，將直接影響整個檔案管理工作的進程。只有對工作者的職責進行明確，不斷強化其責任意識，做到依法治檔、依法管檔，才能確保高校檔案工作的管理規范有序。

3.4數字存儲知識服務——信息化是動力

高校檔案是高校科研、教育、教學、日常管理以及各項事業發展的重要憑據，是實現高校可持續發展所不可或缺的，因此在檔案管理方面必須要加以重視。檔案的本質就是具有記錄性、直接性、原始性，是對一個人發展情況的一種反應。實體檔案很容易損害，要想解決這一問題就必須要實現信息化，通過對電腦技術的應用，實現對檔案信息的集中管理，實現管理的高效性。可以說，數字化知識服務體系，信息化是其發展的不竭動力。

主要參考文獻

［1］藺海波.高校檔案工作如何由邊緣走向中心［N］.中國教育報，2012-05-28（009）.

［2］方德生.高校檔案工作定位問題思考［J］.山西師范大學學報：社會科學版，2012（9）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.13.118

G275

A

1673-0194（2015）13-0197-02

2015-04-29