檔案在高校信息化建設中存在的問題與對策

楊麗麗

（黑龍江省經濟管理干部學院，哈爾濱 150080）

高校檔案是高校各項活動形成的各種形式的歷史記錄，是高校十分寶貴的財富。它記載了高校各個歷史時期的發展過程，是高校工作計劃和決策的可靠依據。現代科學與信息技術的快速發展，把檔案工作帶入到自動化與網絡化的新階段，高校校園網的快速建設，給檔案工作提出了嚴峻的挑戰，也為高校的檔案網絡化建設帶來了難得的機遇。隨著高校各項建設的不斷推進，高校檔案呈現出數量急劇增長、內容逐漸豐富、類型漸趨復雜、利用范圍日益擴大的狀況。面對新形勢和新要求，高校檔案管理應闊步改革，通過創新和建設，依據現代化的管理方式，進一步發揮高校檔案在經濟建設和社會發展中的重要作用。

高校檔案具有特色的物質文化和精神文化，是全體教師與學生所認同的行為準則和奉行的價值觀念。它包括了高校技術力量、教師素質、文化理念、團隊精神、等方面。充分發揮高校檔案在高校建設中的作用，可以增強高校建設和發展的核心競爭力，從而潛在提高教育教學水平和服務質量。近十幾年來，由于黨和國家的重視，高校檔案工作呈現出突飛猛進的勢頭，檔案在教學、科研、黨政管理及高校其他各項工作中，發揮了重要的作用，取得了一定的成績。不可否認，近年來，我國高校檔案工作的發展速度、規模、社會效益和經濟效益都是有史以來最高的，但同時也存在一系列的問題。

一、高校檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員思想的陳舊化

在進行日常的檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等各個環節無法做到環環相扣，檔案工作呈現出一種非系統性、流失性、非真實性、地域性、非共享性的問題。從宏觀方面看，過去那種封閉的單純強調保密的觀念使得檔案這種信息資源在國民經濟和社會發展中的作用發揮得不是那么廣泛和深刻，其利用率低，嚴重降低其在社會需求中的作用。

（二）管理體制的滯后化

檔案管理工作不能鮮活地適應現代經濟模式的要求和發展，其中一個重要因素在于管理體制單一，不能兼容。不能夠很好的利用檔案，還可能造成不必要的麻煩。同時還給檔案管人員增加工作量。

（三）基礎設施建設相對薄弱

基礎設施建設主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件。各高校檔案館(室)基本都配有計算機、打印機、掃描儀等設備，但相對于信息化高速發展的趨勢和要求，這些檔案設施設備的配置相當落后和簡陋，大多數高校對計算機的運用還停留在維持檔案日常的簡單管理上。使用專用檔案管理系統軟件的只有67%，而且使用的軟件多為單機版，數據不能在網絡環境下傳遞和共享。檔案網站建設滯后，許多高校至今沒有建立檔案網站，建起的高校檔案網站主要提供檔案機構信息、檔案工作信息、檔案資源信息，面向用戶的服務功能單調。

（四）檔案管理人員數量和質量有待提高

自1999年高校全面擴招以來，在校生規模不斷擴大。高校的教學管理、科學研究、基本建設等工作任務加大。隨之形成的檔案資料數量持續增長，然而檔案工作人員的數量卻沒有顯著的增加。且隨著開發檔案信息資源力度的加大，高校檔案部門越來越重視檔案編研、服務方式的轉變和數字信息資源建設，專業技術人員相當缺乏。很多高校檔案工作人員并沒有接受過專業、系統的檔案管理知識培訓。具有中高級專業技術職務的人數占總人數的比例還是偏低。對于新技術還不熟悉，不能滿足檔案信息化建設和高校檔案事業長遠發展的需要。距離真正意義上的網絡化檔案管理還有很長的路程。

（五）管理手段的原始化

在信息化時代，手工仍運用于文書的整理立卷、歸檔等工作中。這樣就造成立卷程序和方法仍很傳統，即根據文件的主要特征或文件的類型，把本單位形成的全部工作文件進行區分和初步組合，然后檢查、調整卷內文件，擬寫案卷題名，排列卷內文件并編號，填寫卷內文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對案卷進行裝封。這種程序繁瑣，工作量大，而且因立卷人的素質、觀念的差異，往往是一卷相同的檔案出現不同的形式。另外檔案庫存方法仍很原始。檔案管理采用原分庫存方法已不能適應社會的發展，

二、高校檔案信息化建設的對策

（一）提高檔案意識

在高校檔案管理中，不但要提高領導者的檔案意識，而且要注重提高檔案管理者的檔案意識。高校檔案管理內容的形成、積累、管理與調用，涉及各級領導者和每一位管理人員及教學人員不同程度地參與。因此，應明確主管部門和高校領導對檔案質量、規格及時限的要求。在加強領導者檔案意識的基礎上，要不斷地提高檔案管理工作者的檔案意識，以促進高校檔案管理工作的順利進行。

（二）保障檔案網絡信息安全

一是檔案信息網絡運行安全。主要是通過各種計算機、網絡、密碼技術和信息安全技術，保護檔案信息在專用網絡及公用通信網絡中傳輸、交換和存儲信息的機密性、完整性和真實性；二是上網檔案信息的安全。為此，檔案管理部門要經常組織教工進行安全知識和操作技術方面的培訓。避免因非法操作造成數據損壞或丟失。對上網信息要嚴格審查，非公開的檔案信息不得上外網，防止失密、泄密事件的發生。要把數字檔案信息定期拷貝至耐久性好的載體上，一般一式二套，有條件的高校可異地保管一套。

（三）加強高校檔案價值的宣傳力度

只有那些利用過檔案并為其解決重要難題的利用者，才真正體會到檔案的重要性。沒有利用過檔案的人群，自然就感受不到檔案的價值所在。所以，要加大宣傳力度，宣傳檔案的價值。可以選高校檔案館在開展檔案利用中遇到的典型案例來進行宣傳，讓高校師生在典型真實的案例中，認識到檔案的價值和作用。當人人利用檔案、人人重視檔案的氛圍已經形成時，檔案信息開發利用也必將被提到新的高度。

（四）加大對檔案信息化的資金投入，優化信息設施配置

高校相關職能部門應力促高校加大對檔案事業經費的預算，力爭將檔案信息化建設項目列入高校專項建設經費，尤其是列入高校信息化建設總體規劃以獲得更多資金支持。同時檔案館也應妥善高效地使用來之不易的專項經費，在選購信息化相關設備時盡量讓有限的資金得到最大價值的利用。檔案部門在購置新設備時，要根據本館信息化建設需求和支付能力合理購置適合的、性價比最優的信息設施；也要提高舊設備利用率，節約利用資源，將部分淘汰的仍可正常運行的舊機器用于檔案目錄的信息錄入等，這樣不僅可以充分利用現有的舊機器，也可將有限的資金優先用于購置其他更急需的信息設備上。

（五）加強校際之間交流學習

目前國內各高校檔案館信息化發展水平不均衡。有的已經實現了完全的數字檔案管理，有的還處于信息化建設的初始階段。正是這種水平的差距，要求各高校檔案部門之間應采取多種途徑開展交流學習，在技術共享基礎上加快檔案信息化建設以及經驗要素、技術要素等諸多方面的交流學習，縮短高校之間的差距。當然這種交流學習的方式可以是多樣化的，例如組織實地考察、召開交流會議、實行信息聯絡機制、開展項目合作、編發專題簡訊、開展聯合攻關等等。

高校檔案建設是一項復雜的系統工程。檔案部門應運用科學發展的觀念，從多方面入手促進信息化建設。把檔案館從單一的檔案實體保管機構建設成一個開放的信息資源中心。

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