以存貨信息梳理為核心，夯實庫存物資“一本帳”

文/林少紅

一、現有庫存物資管理存在的問題

(一)庫存物資管理難于保障電網安全生產的需要

支撐電力行業的物資在電網安全、優質、高效運行中起著十分重要的作用。由于庫存物資管理界面模糊，與工程項目需求計劃變化、設計變更產生矛盾，造成物資供應預測不準，一邊形成已被淘汰的物資大量積壓，一邊項目施工或生產運維急需的物資又無法及時到貨，延誤工期。統籌庫存物資管理，提高采購計劃、執行準確性，解決工程項目庫存物資閑置與搶修物資難調配的矛盾是保障電網安全生產的舉措。

(二)ERP庫存物資管理難于實現資源的有效集成

電網企業的存貨(含工程物資)占流動資產80%，公司在ERP庫存物資管理上強調按項目采購物資，實行按計劃需求采購，旨在從源頭上遏制了無計劃的采購浪費。但現有ERP系統無法滿足實際庫存物資與項目實施對物資需求匹配。庫存物資的管理在業務、實物、價值等各個部門間仍處于相互分離的狀態，數據信息不能集成共享，彼此不能有效結合。需要對ERP信息系統進行深度應用開發，滿足庫存物資管控需要。

(三)庫存物資管理仍存在重要的財務風險

物資管理是企業管理的重要組成部分，電網物資管理風險點存在于物資管理全流程各個環節: 如實物保管或記錄不當，造成庫存物資賬實不符，給企業帶來潛虧(盈)；生產基建維護多領、錯領物資,沒有辦理退庫手續，給企業造成損失；庫存物資被盜、毀損以及未將廢舊物資處置收入入賬，形成“小金庫”造成資產流失。因此，加強庫存物資管理風險的防控，既是企業資金運作的重要延伸，也是對企業管理中易于滋生腐敗環節的防范。

二、提升庫存物資管理的主要做法

(一)梳理物資流程，構建庫存物資完整“一本帳”

以庫存實物管理為核心，運用物資調配信息平臺，讓業務流、實物流、價值流、信息流直觀透明，實現更規范、更精益、更高效的庫存物資監管目標。首先，把物資計劃、采購、入庫、可調配、調撥、工程余料退庫、廢舊物資退庫等物資全鏈條信息納入物資調配信息平臺管控，構建“一本帳”完整數據庫，并確保賬面信息與實物信息統一，方便物資需求部門、物資供應部門、物資監督部門隨時調取信息；其次，通過明確庫存物資角色及其職責，實施業務全流程、物資全過程精益管理。

(二)細分實物屬性，夯實庫存物資“一本帳”

為細化庫存物資管理，嘗試將庫存物資按照其屬性分為存貨和實物兩大類進行管理。存貨管理，即，該部分庫存物資與ERP信息系統管理的庫存物資相符。實物管理，包括所有到庫物資，不管是已領未用物資，還是寄售寄存物資；不管是已領未消耗備品備件，還是消耗裝置性材料均納入統一管控。即，按照物資的實物形態管理，細分為寄售物資、在途物資、庫存工程物資、待安裝基建物資(ERP已出庫)、待退生產(基建)物資(ERP已出庫，現場確認不使用)、可調配物資(ERP已出庫，現場未安裝，不含基建物資)、退新物資(已退庫工程結余物資)、庫存備品備件(日常生產運維材料)、可用退役物資、報廢物資、其他等。

(三)完善信息治理，遏制賬實不符根源

完善信息治理，在物資調配信息平臺中設立無ERP號項目的綠色通道，重點關注無ERP號項目物資領用情況，把控賬實不符源頭。對暫無ERP項目臨時性物資需要，物資調配信息平臺提供了自定義項目功能，暫以虛擬定義號進入物資調配模塊進行物資庫存匹配，經過調配完成后對這類項目物資需求做記賬處理，等待ERP項目號正式下達后在調配信息平臺中虛擬還料，保證暫無項目定義號的物資儲備調配提前完成，確保項目正常開工所需的物資供應。對遇突發事件緊急物資調配，如，應急搶修、保供電等。需求部門可緊急調配其所需的應急物資，物資供應中心通過調配信息為該項目匹配其所需的項目物資，辦理手續，匹配完成后，生成具有一定期限的領料單。需求部門憑借申請單和物資供應中心打印出的領料單去倉儲領取其所需的項目物資。物資實物管理部門通過調配調配信息驗證領料申請的有效性，流程完成。

(四)建立物料字典庫，模糊匹配有效壓降庫存

做好物料源頭信息的采集和運用，將儲備項目、已下達項目等需求物資，在物資調配信息平臺中導入形成物料字典庫。通過“模糊研判”技術實現物資預儲備、項目預下達或正式立項后提交申請功能，由物資部門將項目需求的所有物料進入需求儲備，通過需求部門確定計劃領料時間(在一定區間內可以由申報部門進行更改，更改需審批)，提報申請后，在調配環節根據物資調配需要實現自定義庫存物資屬性，通過“模糊研判”技術靈活配置庫存物資，增強匹配庫物資的可調配性。物資需求單位在申報項目儲備時增加可查詢在庫庫存物資，對庫存發出主動移庫申請，這樣可以大大增加申報物資的便捷性與主動性。凡是庫存內可利庫物資不進行采購并在需要的時候采購，有效提高庫存物資周轉率，有效減少庫存積壓。

(五)深化存貨全過程在線監督，有效防控風險

利用物資調控信息把與業務相結合的全鏈條物資納入可控范疇，將庫存物資的實物管理工作真正落地。從物資源頭的計劃形態到物資出庫后的延伸管理再到退役物資的再入庫管理，確保實際生產中所有狀態的物資其來龍去脈都能做到實時有賬可查。制定了《國網福建省電網有限公司福州供電公司庫存物資管理調控信息管理辦法(試行)》，圍繞重要項目物資的計劃、調配、采購、領用、退料、驗收、決算、資金支付、考核評價“九個閉環管控”為核心，借助信息系統對物資管理的關鍵因素進行在線控制，實時監測庫存物資管理業務執行結果和財務業務處理流程，對關鍵控制點進行在線稽核、查證和評價，及時糾偏糾錯確保資產異動管理符合目標。

三、提升庫存管理的主要成效

(一)建立“動態”管控，庫存總量控制嚴

大數據管理，設立物料字典，夯實存貨基礎信息做好過程研判工作，把庫存物資出入庫全流程信息納入管控，建立完整庫存物資信息庫。通過建立一體化信息數據庫，實現物資供應、倉儲管理信息傳遞體系，形成庫存信息共享、資源配置優化，及時掌握物資需求、供應、庫存情況。實際庫存實現從2014年6月9800萬元下降到2015年6月的5100萬元，庫存降幅48%。

(二)實施“敏捷”選擇，盤活存貨效率高

應用物資調配信息平臺完整準確的實際庫存信息，利用“模糊研判”技術靈活配置庫存物資，增強匹配庫物資的可調配性，凡是庫存內可利庫物資不進行采購并在需要的時候采購，有效提高庫存物資周轉率，有效減少庫存積壓。公司庫存物資周轉率從2014年4.53次/年提高到2015年6.3次/年。

(三)構建“智慧”管理，流程管理合規強

深化ERP系統應用，建立兼容數據信息，通過梳理業務全流程和物資全過程，實現融“四流”為一本帳，解決物資按需、定量采購，減少物資積壓；物資材料能用盡用，減少浪費等問題。實現從物資的計劃審批、入庫、退庫等全過程控制，解決了物資、資金、工程與計劃信息無法共享的大難題。

(四)完善“智能”監督，在線監控安全好

強化實物管理，加強庫存實物的關鍵控制點在線稽核、評價，強化財務風險防范，深化財力集約后庫存物資管理。從物資需求申報的源頭開始，對庫存物資全程進行監控、預警。2014年監督退庫物資4400條、金額7600萬元，2015年截止7月份監督退庫物資1300條、金額2100萬元。

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