會計集中核算機構基建賬務處理的思考

文/葉浩潔

會計集中核算機構基建賬務處理的思考

文/葉浩潔

會計集中核算機構專門負責一個區域或一個系統內所有單位的會計工作，所有的業務都是由單位報賬員根據已經發生的事項、需要支付的憑證來報賬，核算中心財務主辦并不了解實情，而且每一位財務主辦要承接數個單位的賬務處理業務，無法像一般單位會計那樣對每筆經濟業務進行跟蹤監督，因此要求核算中心更加要把賬務設置得準確明了，保證報賬不出錯，而且經得起外部的查找與核對。

一般就事業單位而言，賬務處理還是比較簡單的，那些金額小、經常性的支出只要針對原始憑證認真審核不會出錯，而特別需要引起重視的是那些大筆的支出，對于核算單位，最大筆的支出莫過于(除人員外)基建款項的支出，基建項目涉及單位的改造、裝修等金額較大的工程，占支出的大頭，因此，對于基建項目需要更多關注與重視，但目前的賬務處理似乎還不夠嚴謹。

一、基建專項賬務處理的現狀

目前支付基建款項有三種途徑：一是由基建專項撥款，基建撥款作為收入，然后支出的時候作為“事業支出－項目支出”核算，基建支出必須提供基建科的審批才可以使用基建專項的資金；二是由單位自有資金支付基建款項，基建支出作為“事業支出－基本支出”核算，一定限額內就不需要基建科審批；三是應由基建專項支出，但因為基建專項資金未到位，而掛“其他應收款－基建暫付”核算。

如果一筆基建款都是單次工程單次支付，分別這樣三種方式支付并無問題，但問題是，基建項目往往因涉及金額大、時間長，常常需要根據工程進度分期支付款項，這樣，同一個基建項目，可能今天作“事業支出－項目支出”、明天作“事業支出－基本支出”，后天掛“其他應收款－基建暫付”，而且支出項目年終結轉，一些跨年的基建工程，一轉，來年什么資料都沒了，要查看一項工程到底支付了多少錢，要一年年地往上查，查完“事業支出－項目支出”，再查“事業支出－基本支出”，還要看“其他應收款－基建暫付”，不能看漏、看落，而且因為每個基建項目在賬務里沒有編號，有些項目名稱相似，往往都不知道是不是要查找的那一筆，要翻出憑證來核對，但核算中心所有憑證只保管一年，遇到兩年以上未完結的工程，還要委托單位自己回去翻看憑證，不管是近一兩年未完結的基建項目，還是兩年以上的基建項目，這樣來來回回翻找頗費周折，而且還不能做到萬無一失。所以現在基本依賴報賬員自己能夠登記清楚，做到心中有底，能夠正確處理，遇到不負責、不內行的報賬員，支付基建款項真的讓人膽戰心驚。

當然，也曾嘗試過由核算中心的財務主辦登記備查賬，但因為一個財務主辦要負責多家單位的賬務處理，日常工作非常繁忙，基建款項又不是常常會發生，非常容易忘記登記備查賬，也無從核對，有一筆登漏了，備查賬便變得毫無意義，并且因為很多需要分期付款的工程款都是跨年的，核算中心財務主辦輪換后，備查賬常常也沒有延續下來，因此，實行后不久便不了了之。

如果能有一種財務處理方法，不用這么多科目煩雜地去查看，從賬上某一個科目便能一眼看出某項工程已經支付了多少錢，則支付的確定性能增加很多。對于這樣大筆的支出，改革原有的賬務處理辦法成了迫在眉睫的事情。

二、基建賬務處理的特殊性

(一)按規定，每年事業單位要上報大型基建的預算，然后相關部門審批后撥入單位，再行使用，但現實情況是，一是時間上的延遲，很多項目其實都已經在進行，但審批及資金到位常常要滯后，才會出現單位要么就用自有資金支付，做“事業支出－基本支出”核算，要么就掛賬“其他應收款”，如果撥下的專項資金趕上后期支付款項的時間，則余下的做“事業支出－項目支出”，這樣一來，完整的一筆基建款項，支付得七零八落，要查找也很困難；二是用途上的改變，本來，預算的基建款項應是分為專門項目的，但因為時間的延誤，前期單位用自有資金支付了本該專項支付的款項，待到款項到位時，多出的部分又用于其他基建項目的支出，因為時間的關系，根本做不到專款專用。

(二)由于種種原因，有些單位自己也不知道某些巳上報的基建款到底有沒有批下來，今年會撥下多少基建專項款項，要么，有些報賬員不了解情況，有些應用基建專項資金的沒有用，造成一定的混亂，遇上單位的報賬員更換，前期的支付情況到了新一任就一問三不知了。因此，不能完全依賴報賬員去掌握基建款項的支付情況。

撥款的時間與方式作為我們核算中心無法控制，報賬員的專業素質也非短期可以改變，那么，我們該如何在現有狀況下安全地支付基建款項呢？

三、基建專項賬務處理的建議

單筆單次支付的基建款項可以直接做支出，如果是用基建專項的資金，可以做“事業支出－項目支出”，如果是用自有資金，可以做“事業支出－基本支出”，如果確定應由未到位的基建專項的資金支付，可以做“其他應收款－基建暫付”。

重點要關注的是跨期的、分期支付的基建款項該如何核算。最簡單的一種辦法，只要還沒完結的基建款項支付的時候都先掛在“其他應收款－分期支付基建款”，以承接工程的單位名稱設置為往來單位，分別每個承接工程的單位進行明細核算，直到基建項目完結，再分別根據實際情況結轉到“事業支出－項目支出”或“事業支出－基本支出”科目，這樣，單單看“其他應收款－分期支付基建款”科目，那么每項基建款項已經支付了多少一目了然。

但問題是，如果一個工程持續幾年的話，一邊有基建專項的撥入做收入，另一邊基建支出因未完結，掛“其他應收款－分期支付基建款”不結轉，報表上顯示收入增加而沒有支出，虛增了結余，不能反映真實的狀況，所以又不能全部掛在“其他應收款－分期支付基建款”下。

那是否可以這樣解決這個問題，所有分期支付的基建款，支付的時候根據實際情況，借：事業支出－項目支出(基本支出、其他應收款)貸：銀行存款，然后，接著做一筆轉賬，借：其他應收款－分期支付基建款， 貸：其他應收款－分期支付基建款馬上結轉， “其他應收款－分期支付基建款”設往來單位核算，也就是將承接基建工程的工程單位名稱設明細核算，這樣方便查找。

這樣表面看起來，與原先的三種方式并無不同，又何必再通過“其他應收款－分期支付基建款”多做一筆呢，這個科目是借貸同時發生，余額為零的科目，那這個科目還有存在的必要嗎？還是有存在的必要的，可以把“其他應收款－分期支付基建款”科目看作是一個過渡的科目，便于歸集，所有的分期支付基建款都通過這個科目，這樣要查找基建款項支付的情況，只要查找這一個科目即可，可以在每次支付時先核對一下以前支付情況，每次支付注明第幾次支付，最后一筆支付的時候，注明工程巳完結，這樣以后查找起來便會心中有數。

如果“其他應收款－分期支付基建款”按往來設置承接工程的單位同時進行幾項不同內容的工程，則可以在往來設置中更明細地設置成“某某公司－某某工程”，這樣更加清楚明了。

這樣賬務處理后，還是有點美中不足，跨年的基建工程，要看已經累計支付了多少錢，因為“其他應收款－分期支付基建款”都是馬上結轉，期末沒有余額，要看工程總共支付了多少錢，還要翻看前幾年的“其他應收款－分期支付基建款”的支付情況，但是進行這樣的歸集，只要查找這一個科目便可，而且設置了單位往來核算，查找某個基建公司已經支付了多少款項很容易，在準確度與便捷度上，已經改善了很多。

2015年在本組各單位實行這種賬務改變后，減少了支付基建款項時前后查找的工作量，提高了查找的準確度，收到了預期的效果。

(作者單位：溫州市鹿城區會計核算中心教育分中心)