談如何提高檔案現(xiàn)代化管理與利用水平

【摘 要】在當(dāng)前的檔案工作中，更加追求的是工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，但是當(dāng)今的檔案管理工作中還存在著非常多不完善的地方，這些問題對(duì)我國(guó)檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步是十分不利的，在這樣的情況下就需要我們針對(duì)檔案管理過程中出現(xiàn)的問題對(duì)檔案現(xiàn)代化管理和利用水平進(jìn)行不斷的提高，這樣才能更加有力的推動(dòng)我國(guó)現(xiàn)代化檔案管理工作的發(fā)展，本文主要分析了如何提高檔案現(xiàn)代化管理與利用水平，希望給相關(guān)工作人員提供參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；基礎(chǔ)工作；現(xiàn)代化

在當(dāng)今的社會(huì)發(fā)展中，人們?cè)絹碓街匾暀n案管理工作，所以在我國(guó)當(dāng)前的檔案管理工作中也不斷的引進(jìn)一些新的技術(shù)和新的管理經(jīng)驗(yàn)，這樣也有效的提高了我國(guó)檔案管理工作的質(zhì)量和水平，當(dāng)時(shí)我國(guó)的檔案管理工作還存在著很多的不足，這也非常不利于我國(guó)檔案管理工作的健康發(fā)展，所以相關(guān)的工作人員需要采用相關(guān)的措施來加強(qiáng)管理工作的力度，從而提高檔案管理的質(zhì)量和水平。

1.檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題

近年來隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我國(guó)所存儲(chǔ)的檔案信息資料也越來越多，這就給人們的檔案管理工作帶來的許多的不便，而且由于我國(guó)在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理的過程中，一般都是采用的封閉式的管理，這就使得檔案管理工作存在著許多的問題，其中主要表現(xiàn)在以下幾種：

第一，大多數(shù)都是采用的人工檔案管理，其中存在著一些檔案管理不規(guī)范的情況；第二，在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔管理的過程中，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)檔案資料內(nèi)容缺失的現(xiàn)場(chǎng)，從而導(dǎo)致檔案管理工作不夠完善。第三，在對(duì)相關(guān)的信息資料進(jìn)行管理的過程中，相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)不夠完善，這就給檔案的管理工作帶來了極大的不便。第四，在檔案資料管理的過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)掉頁(yè)的情況，這就不利于人們對(duì)檔案信息的查閱。第五，工作人員在對(duì)檔案資料進(jìn)行管理的過程中，由于其中所涉及的管理工作比較復(fù)雜，因此導(dǎo)致在檔案管理過程中存在著資料混亂的情況。

2.實(shí)行規(guī)范化工作方法，提高檔案管理利用水平

2.1全面普查案卷，去糟取精

在當(dāng)今的檔案管理工作中，我們需要將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和真正的實(shí)踐充分的結(jié)合在一起，這樣才能使得檔案管理工作可以發(fā)展得更加的規(guī)范，同時(shí)還要在檔案管理工作中不斷的將以往工作中的一些優(yōu)勢(shì)充分的得以發(fā)揚(yáng)，在工作中還要將沒有用的文件予以及時(shí)的清除，這樣就可以更加有效的提高工作的質(zhì)量。

2.2重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

在實(shí)際的工作中，應(yīng)該將內(nèi)容比較多，同時(shí)還分類也比較雜的文件進(jìn)行重新的整合，將那些存在著比較強(qiáng)內(nèi)在聯(lián)系的文件充分的組合起來，在對(duì)其進(jìn)行處理的過程中還要對(duì)那些沒有頁(yè)碼也沒有目錄以及標(biāo)題也不是非常清楚的內(nèi)容進(jìn)行重新的加工和填寫，在工作中還要對(duì)所有的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，對(duì)案卷內(nèi)容進(jìn)行重組可以更好的保證館藏資源的優(yōu)化，同時(shí)還可以對(duì)相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化和整合，也有效的提高了計(jì)算機(jī)在檔案管理中的實(shí)際作用。

2.3結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作

文本的著錄是計(jì)算機(jī)管理中的一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)工作，同時(shí)也對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)信息輸入的準(zhǔn)確性有著非常重要的影響，但是在各個(gè)檔案館的運(yùn)行中，其所面對(duì)的環(huán)境和條件也存在著非常明顯的差異，同時(shí)計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用也使得相關(guān)的管理人員必須要在工作中掌握各項(xiàng)新的技術(shù)，在工作的過程中應(yīng)該在滿足相關(guān)規(guī)定和要求的情況下，結(jié)合自己工作的實(shí)際提出相應(yīng)的計(jì)算機(jī)著錄準(zhǔn)則。

3.積極推行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理

3.1公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提

公文是檔案的基礎(chǔ)，也可以說。檔案就是由公文逐漸轉(zhuǎn)變過來的，公文自身的質(zhì)量在影響相應(yīng)工作的同時(shí)也會(huì)對(duì)以后的檔案管理工作產(chǎn)生非常重大的影響，這也使得我國(guó)的檔案管理工作必須要向標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向來發(fā)展，所以在實(shí)際的工作中必須要加強(qiáng)公文制定的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，這樣才能使得檔案工作的質(zhì)量得到顯著的提高，首先在實(shí)際的工作中，一定要保證公文用紙的質(zhì)量，紙張的尺寸也要統(tǒng)一。排版的形式也應(yīng)該是橫版橫排的，同時(shí)在紙張裝訂的時(shí)候要靠左側(cè)裝訂，其次是要加強(qiáng)對(duì)公文的見抽查，在檢查的過程中要對(duì)其權(quán)限和公文的準(zhǔn)確性進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，保證其準(zhǔn)確性之后才能將其歸檔。

3.2實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。

3.3提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

在實(shí)際的工作中經(jīng)過了很長(zhǎng)時(shí)間研究，案卷材料收集的完全性但是檔案價(jià)值的最終體現(xiàn)，在這一過程中立卷的方法和案卷的裝訂質(zhì)量也充分的體現(xiàn)出了檔案工作的規(guī)范化很多標(biāo)準(zhǔn)化，多以在進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理工作中，我們?cè)诹⒕砉ぷ魃嫌枰愿叨鹊闹匾暎@樣才能為檔案標(biāo)準(zhǔn)化的管理提供更好的條件，在檢索方面也會(huì)更加的方便快捷，同時(shí)還要做好案卷的裝訂工作。注意裝訂的統(tǒng)一和規(guī)范，這樣才能更還的提高檔案管理的質(zhì)量。

4.加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

4.1分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

4.2分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在對(duì)檔案進(jìn)行著錄的過程中，可以將檔案大致劃分成三個(gè)層次，就是將那些反映的問題屬于一類的，同時(shí)信息價(jià)值也比較低的檔案進(jìn)行重新的組合和歸檔，將描述一類問題，且內(nèi)容也比較相似的檔案放在同一個(gè)門類當(dāng)中，這樣就可以對(duì)那些比較重要的檔案進(jìn)行重點(diǎn)的管理。

5.結(jié)束語(yǔ)

在我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理中，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，同時(shí)也不斷的采取相應(yīng)的措施來改善檔案的利用工作，這樣也很好的提高了現(xiàn)代化的管理水平，在實(shí)際的工作中，相關(guān)的工作人員一定要加強(qiáng)對(duì)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，數(shù)量掌握相關(guān)的知識(shí)，促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理工作的健康發(fā)展。

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