談如何提高檔案現代化管理與利用水平

【摘 要】在當前的檔案工作中，更加追求的是工作的標準和規范，但是當今的檔案管理工作中還存在著非常多不完善的地方，這些問題對我國檔案管理工作的發展和進步是十分不利的，在這樣的情況下就需要我們針對檔案管理過程中出現的問題對檔案現代化管理和利用水平進行不斷的提高，這樣才能更加有力的推動我國現代化檔案管理工作的發展，本文主要分析了如何提高檔案現代化管理與利用水平，希望給相關工作人員提供參考和借鑒。

【關鍵詞】檔案管理；基礎工作；現代化

在當今的社會發展中，人們越來越重視檔案管理工作，所以在我國當前的檔案管理工作中也不斷的引進一些新的技術和新的管理經驗，這樣也有效的提高了我國檔案管理工作的質量和水平，當時我國的檔案管理工作還存在著很多的不足，這也非常不利于我國檔案管理工作的健康發展，所以相關的工作人員需要采用相關的措施來加強管理工作的力度，從而提高檔案管理的質量和水平。

1.檔案管理基礎工作存在的主要問題

近年來隨著社會的不斷發展，我國所存儲的檔案信息資料也越來越多，這就給人們的檔案管理工作帶來的許多的不便，而且由于我國在對檔案信息資源進行管理的過程中，一般都是采用的封閉式的管理，這就使得檔案管理工作存在著許多的問題，其中主要表現在以下幾種：

第一，大多數都是采用的人工檔案管理，其中存在著一些檔案管理不規范的情況；第二，在對檔案進行歸檔管理的過程中，時常會出現檔案資料內容缺失的現場，從而導致檔案管理工作不夠完善。第三，在對相關的信息資料進行管理的過程中，相關的檔案數據不夠完善，這就給檔案的管理工作帶來了極大的不便。第四，在檔案資料管理的過程中，經常會出現掉頁的情況，這就不利于人們對檔案信息的查閱。第五，工作人員在對檔案資料進行管理的過程中，由于其中所涉及的管理工作比較復雜，因此導致在檔案管理過程中存在著資料混亂的情況。

2.實行規范化工作方法，提高檔案管理利用水平

2.1全面普查案卷，去糟取精

在當今的檔案管理工作中，我們需要將先進的科學技術和真正的實踐充分的結合在一起，這樣才能使得檔案管理工作可以發展得更加的規范，同時還要在檔案管理工作中不斷的將以往工作中的一些優勢充分的得以發揚，在工作中還要將沒有用的文件予以及時的清除，這樣就可以更加有效的提高工作的質量。

2.2重新組合案卷實現案卷規范化

在實際的工作中，應該將內容比較多，同時還分類也比較雜的文件進行重新的整合，將那些存在著比較強內在聯系的文件充分的組合起來，在對其進行處理的過程中還要對那些沒有頁碼也沒有目錄以及標題也不是非常清楚的內容進行重新的加工和填寫，在工作中還要對所有的內容進行嚴格的規范，對案卷內容進行重組可以更好的保證館藏資源的優化，同時還可以對相關的內容進行優化和整合，也有效的提高了計算機在檔案管理中的實際作用。

2.3結合本館實際規范著錄工作

文本的著錄是計算機管理中的一項非常重要的基礎工作，同時也對整個數據信息輸入的準確性有著非常重要的影響，但是在各個檔案館的運行中，其所面對的環境和條件也存在著非常明顯的差異，同時計算機的普遍應用也使得相關的管理人員必須要在工作中掌握各項新的技術，在工作的過程中應該在滿足相關規定和要求的情況下，結合自己工作的實際提出相應的計算機著錄準則。

3.積極推行檔案標準化管理

3.1公文制發是推進檔案工作標準化的基礎性前提

公文是檔案的基礎，也可以說。檔案就是由公文逐漸轉變過來的，公文自身的質量在影響相應工作的同時也會對以后的檔案管理工作產生非常重大的影響，這也使得我國的檔案管理工作必須要向標準化和規范化的方向來發展，所以在實際的工作中必須要加強公文制定的規范化和標準化，這樣才能使得檔案工作的質量得到顯著的提高，首先在實際的工作中，一定要保證公文用紙的質量，紙張的尺寸也要統一。排版的形式也應該是橫版橫排的，同時在紙張裝訂的時候要靠左側裝訂，其次是要加強對公文的見抽查，在檢查的過程中要對其權限和公文的準確性進行嚴格的檢查，保證其準確性之后才能將其歸檔。

3.2實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作標準化的關鍵環節

準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。

3.3提高案卷質量是推進檔案工作標準化的可靠保證

在實際的工作中經過了很長時間研究，案卷材料收集的完全性但是檔案價值的最終體現，在這一過程中立卷的方法和案卷的裝訂質量也充分的體現出了檔案工作的規范化很多標準化，多以在進行檔案的現代化管理工作中，我們在立卷工作上予以高度的重視，這樣才能為檔案標準化的管理提供更好的條件，在檢索方面也會更加的方便快捷，同時還要做好案卷的裝訂工作。注意裝訂的統一和規范，這樣才能更還的提高檔案管理的質量。

4.加快數據準備推進檔案現代化管理進程

4.1分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

4.2分級次著錄，省時省力

在對檔案進行著錄的過程中，可以將檔案大致劃分成三個層次，就是將那些反映的問題屬于一類的，同時信息價值也比較低的檔案進行重新的組合和歸檔，將描述一類問題，且內容也比較相似的檔案放在同一個門類當中，這樣就可以對那些比較重要的檔案進行重點的管理。

5.結束語

在我國現階段的檔案管理中，提高檔案的現代化管理水平，同時也不斷的采取相應的措施來改善檔案的利用工作，這樣也很好的提高了現代化的管理水平，在實際的工作中，相關的工作人員一定要加強對電子計算機技術的研究，數量掌握相關的知識，促進檔案現代化管理工作的健康發展。

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