分析計算機信息技術在城建檔案管理上的運用

【摘 要】本文從城建檔案的本質、外延入手，依據集成管理與集成服務的模式與方法，闡述與論證計算機信息化技術在城建檔案管理過程中的各個微觀環(huán)節(jié)的具體應用與前瞻。

【關鍵詞】計算機；信息；檔案；運用

0.前言

國城建檔案管理工作起步晚，發(fā)展年限短，其中很多方面存在弊端，這些弊端制約了城建檔案在城市建設和社會發(fā)展中發(fā)揮作用。近年來，計算機信息技術的普及應用為城建檔案的發(fā)展提供了契機，計算機信息技術所能實現(xiàn)的先進功能可以成為城建檔案管理的強大助力，促使城建檔案快速發(fā)展。

1.問題的提出

1.1計算機信息管理技術的特點及作用

隨著經濟的發(fā)展，計算機信息化存在著高效運轉、資源廣闊、自由性與開放性的特點。為人類進步提供了巨大的經濟及技術基礎。工業(yè)的發(fā)展使信息化的技術在各項產業(yè)中廣泛應用，同時，信息化作為新的產業(yè)，為各國的發(fā)展提供了巨大的資源。信息化的發(fā)展是個各個國家提高市場競爭力主要支撐點及決定因素，隨著信息化的不斷發(fā)展，能夠大大提高各國的綜合國力及市場競爭力。信息化的開放程度足以證明該國家的發(fā)展情況，因此，信息化的發(fā)展成為各個國家發(fā)展的首要資源及任務。自從我國加入世界貿易組織后，開放程度逐漸加大，使信息得到全球化的流動，但是，目前計算機信息化技術的應用還不夠充分，使社會經濟的步伐跟不上信息化的程度。從而阻礙了各項經濟的高效發(fā)展。因此，企業(yè)必須找出信息化利用不到位的原因，并從管理及控制的方式上進行計算機信息化的發(fā)展及應用，使計算機信息化的優(yōu)勢得到良好的發(fā)揮。從而促進我國的綜合國力及市場競爭力。

1.2計算機信息管理技術在城建檔案管理中應用的必要性

筆者所在的單位是城建檔案系統(tǒng)，城建檔案是在城市規(guī)劃、建設、管理活動中直接形成的有價值的歷史真實記錄，是城市建設歷史的記憶載體，它來源于城市建筑、用地、規(guī)劃、市政公用設施工程、人防、軍事工程等各個方面，內容包括地下各類管線、人防設施、地上的各種建筑物、構筑物和各種公共設施等。它的形成與管理涉及到規(guī)劃、勘測、設計、市政公用設施、建筑施工、工程監(jiān)理、建設房管等多個部門。黨的十六大報告提出了“大力推進信息化、加快建設現(xiàn)代化”要求，《全國建設事業(yè)信息化規(guī)劃綱要》中也提出了加快我國城建檔案信息化的要求、城建檔案信息化建設也為我國的數(shù)字城市建設提供了城市基礎資料。城建檔案信息化的發(fā)展戰(zhàn)略是：抓住城市信息化建設、政府職能轉變、政務信息公開和實施電子政務的契機，實現(xiàn)城建檔案信息化與本地信息化建設同步、協(xié)調發(fā)展。在實現(xiàn)城建檔案計算機管理的基礎上，積極推進城建檔案信息化工作，逐步實現(xiàn)檔案存儲數(shù)字化、檢索自動化、利用網絡化。

2.實現(xiàn)城建檔案信息化的意義

通過計算機信息化在城建檔案中的應用，能夠實現(xiàn)城市建設信息資源的查找及儲存，并且具有高效性和適用性。城建檔案能夠為城市提供良好的發(fā)展技術參考及資料研究，運用科學的數(shù)據及實踐基礎為城建提供優(yōu)良的經驗，使城市建設向科學、合理、完善的發(fā)展方向，能夠正確引導城市建設的方向，促進城市建設的發(fā)展，同時維護國家的合法權益。城市建設檔案的管理內同及本質主要是通過合理的技術建設具有科學性、數(shù)字化的管理系統(tǒng)，并通過這一系統(tǒng)的運行，為城市提供數(shù)字化的建設基礎。

3.城建檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

分析近年來，全國城建檔案館在檔案信息化建設方面做了大量的工作，經歷了從單一到綜合，從獨立到網絡，從內部到Internet的發(fā)展過程，有資料表明，隨著計算機技術的深入普及，目前全國大中城市的城建檔案館中已有三分之一完成了館內的計算機網絡建設，建立了相應的信息管理系統(tǒng)，發(fā)揮了較大的作用。但隨著數(shù)字技術和計算機及其外圍設備的成熟和發(fā)展，信息技術的廣泛應用和電子政務的快速推進，城建檔案基礎業(yè)務建設的重心向檔案的數(shù)字化建設轉變，目前現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)的工作模式，以及現(xiàn)有的城建檔案日常辦公模式都難以適應新的需求。

（1）首先，系統(tǒng)在功能的設計方面存在缺陷，缺乏能動性、整體性、簡易性與高效性，同時還不具備多樣性、多元化、統(tǒng)一性等特點，使功能在使用就那個過程中存在一定的制約，并且跟不上城市中各項產業(yè)的基本要求，呈現(xiàn)落后的現(xiàn)象，阻礙城建檔案的發(fā)展與優(yōu)勢的最大發(fā)揮。

（2）在系統(tǒng)的創(chuàng)建過程中，缺乏流程的規(guī)范性與統(tǒng)一性，在業(yè)務活動中，業(yè)務的流程及管理流程、信息輸送流程以及文件使用流程中均缺乏流程的欠缺現(xiàn)象，使各個部分自行運行，沒有實現(xiàn)整體性與統(tǒng)一性，缺乏良好的結合，主要是由于管理上的缺陷，導致各個流程的缺乏。

（3）受控于技術體系限制，現(xiàn)時的數(shù)字化、電子化、網絡化、信息化技術成果不能被系統(tǒng)有效的嵌入，無法形成真正意義的元文件，更無法進行元文件的管理與控制，從而不能實現(xiàn)文件連續(xù)體管理模式。

4.構建新型的城建檔案信息系統(tǒng)該系統(tǒng)是采用集成的理念

建設新型的城建檔案信息管理系統(tǒng)，有利于完善城建檔案的管理，真正做到以復位為基礎核心的檔案服務功能。將信息的管理與應用統(tǒng)一為一個系統(tǒng)進行管理，實現(xiàn)信息化的整體性與統(tǒng)一性。將服務、控制、管理、制約等服務加入系統(tǒng)建設中，為用戶提供一個全面、具體、安全、高效的服務環(huán)境。同時增加經濟效益，提高管理功能，實現(xiàn)服務最優(yōu)化、管理自動化的管理。

（1）城建檔案管理系統(tǒng)技術依據隨著信息技術的迅猛發(fā)展、各種技術體系的日趨完善，為實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化提供了充足的技術依據。1）分布式計算體系的理論成熟及其在全球范圍內的成功應用，為實現(xiàn)城建檔案集成管理與集成服務提供了契機與支持。2）各種數(shù)字化產品的發(fā)展迅速，為城建檔案的形成、整理、保管、利用提供了介質保證，使元文件的運動管理成為可能。3）OA、GIS（地理信息系統(tǒng)）、MIS、CRM（就是客戶關系管理）、ERP（企業(yè)資源計劃系統(tǒng)）等業(yè)務系統(tǒng)和信息系統(tǒng)的日漸成熟與完善，確保了管理與服務的統(tǒng)一。4）國家關于城建檔案與電子文件管理的相應法規(guī)、流程與標準的完善，使城建檔案的管理更加有章可循，使建造一個綜合性管理系統(tǒng)成為可能。5）數(shù)據倉庫技術的成熟，為城建檔案集成管理與集成服務提供了有力保證。

（2）城建檔案信息管理系統(tǒng)的構建標準基于檔案管理日益向國際化、標準化、集成化、合作化、職業(yè)化、社會化方向的發(fā)展，同時電子文件的管理趨于文件與檔案管理業(yè)務流程集成、各種檔案綜合管理與服務系統(tǒng)集成、文檔管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)及其業(yè)務流集成、文檔管理系統(tǒng)與數(shù)字信息資源管理系統(tǒng)集成的前提，當前構建一套數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)應該符合以下標準：1）高度集成性：實現(xiàn)業(yè)務功能管理、辦公自動化系統(tǒng)、地下管線管理、聲像檔案管理、地理信息平臺、客戶關系管理的高度集中。2）高擴展性與兼容性：實現(xiàn)跨平臺、跨數(shù)據庫操作；實現(xiàn)與其他成熟應用系統(tǒng)的對接；實現(xiàn)各種文件載體的關聯(lián)與兼容。3）SOAPXML：以XML作為數(shù)據封裝標準，以SOAP作為數(shù)據通信標準進行數(shù)據交換，實現(xiàn)WEBSERVICE技術。4）文件連續(xù)體：實現(xiàn)文件從產生到流轉到歸檔全過程數(shù)字化封裝及控制，保證文件準確、真實、可靠、完整。5）嚴格遵守《城市建設檔案著錄規(guī)范GB/T50323-2001》、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T50328-2001》兩個國家標準。

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