高等院校檔案信息管理中的問題與思考

劉曉靜/北華大學檔案館

高等院校檔案信息管理中的問題與思考

劉曉靜/北華大學檔案館

本文從理論聯系實際的角度提出：高校檔案資源的合理開發和利用是各項科學研究的重要理論支持，也是促進高校檔案管理科學發展的基礎。在利用高校檔案信息資源的開發與利用過程中獲得的深思將對未來檔案工作起到啟示作用。

高等院校；檔案管理；合理開發；高效利用

一、高等學校檔案信息合理開發的意義、存在的問題

受全球經濟一體化體制的建立的大環境環境影響，人們的生活方式發生了極大的轉變，價值取向多元化，思想開放程度高，社會環追蹤運行軌跡，才能形成有效的管理機制。我們從高校檔案管理角度深刻體會到：從檔案材料形成到檔案信息的開發利用整個過程都應進行跟蹤管理。在檔案開發利用過程中，建立“利用檔案信息效果跟蹤記錄卡”進行利用效果登記，做到及時記錄、集中統計、綜合分析、總結經驗，不斷提高服務質量，為高校檔案信息的開發利用，作積極嘗試和應有的貢獻。

（一）充分發揮高等院校檔案信息資源的開發與利用是時代的要求

高校檔案工作的目的是通過檔案信息資源的開發、利用，為學校和社會的發展改革作出貢獻。這些年來，高校檔案部門在落實政策、體制改革、教學質量評估、學科申報、專業職務評聘、編史修志和維護學校合法權益等方面，發揮了多方面的作用。因此，我們要充分發揮檔案部門的多功能作用，千方百計滿足學校和社會對檔案信息資源的需要，真正成為學校管理工作的一個不可或缺的重要組成部分，這不僅是檔案事業自身發展的必然趨勢，也是時代對我們的要求。

(二)檔案信息資源的開發和利用是科學研究獲得成功的重要條件

科研項目具有連續性和斷承性。新的科研項目，主要是在前人科研成果的基礎上，通過進一步觀測、調查、分析和研究。進行新的探索，得到新的認識和新的理論，從而不斷推動科學事業的發展。在新的探索和研究活動中，科技檔案信息起著繼承、啟迪和指導作用，是科技工作者攀登科學高峰的階梯。

(三)檔案信息資源的開發和利用是促進高校檔案管理發展的基礎

高等學校檔案工作的基本矛盾，是檔案管理水平和學校、社會對檔案需求之間的予盾，它們始終處于相適應又不適應的過程中，常常是管理落后于需求。我們只有發揮檔案部門的多功能作用，不斷提高管理水平，才能有效地開發檔案信息資源，為不斷增長的社會需求服務，同時又推動了檔案工作的發展。

二、提高高校檔案資源利用率的有效途徑

高等院校檔案信息能否有效地開發利用、在很大程度上取決于檔案信息的質量以及檔案信息的傳遞。所以，確保信息的質量。積極、主動、全面地傳遞信息，是開發利用檔案信息的關鍵。

(一)積累高質量的檔案信息

確保檔案信息的高質量，是有效地開展信息資源開發利用的先決條件。隨著我國教育體制改革和經濟體制改革的不斷深入，科研成果作為特殊的.. “商品”已進入技術市場，并在市場中進行著競爭和交換，導致對檔案信息的質量提出了更高的要求。它要求檔案信息必須建立在可靠的基礎之上，而這種可靠性，又是由檔案的系統性、完整性和真實性決定的。概括地說是由檔案的質量決定的。因此，我們在檔案管理中，要堅持不懈抓質量。具體作法是通過超前控制管理，把檔案部門的指導、監督、檢查、協助工作做到科研項目檔案材料形成、積累、整理立卷的前頭，做到超前部署，提前指導，協調運轉，及時查漏補缺，從根本上解決檔案信息儲存檔案信息資源開發利用不穩固的現象。所以，積累高質量的檔案信息，是開發利用檔案信息資源的前提。

(二)進行系統編研

全面傳遞信息在確保檔案信息質量的基礎上，檔案工作者應悉心對庫存檔案進行科學分類整理，并在此基礎上對檔案信息進行分析、比較、綜合、編纂，形成編研成果，提供二次、三次文獻服務。這是系統的、全面的開發檔案信息資源的重要環節，也是配合各研究室開展科技咨詢的需要。編研工作要根據庫存檔案的實際情況，考慮不同檔案特征、作用、意義，從實際需要出發加以實施。離開客觀需要，編確工作就失去了存在意義。在高校，檔案編者首先應滿足教學、科研工作的需要。特別要注意的是在教學專業設置上應該如何調整，科研項目取得了哪些成果，以及這些成果對研究該課題提供了什么條件等。掌握的信息越多，則思路越廣，考慮問題就越全面。事先掌握了這些情況，就可避免重復別人作過的觀測、調查、實驗、研究、從而避免人力、物力、財力及時間的浪費。

(三)做好專題報道，主動傳遞信息

在對庫存檔案進行全面分析、研究的基礎上，將有關的專題調查研究檔案集中編目，進行專題報道，為使用者在查找檔案時提供系統的線索。這是積極、主動、廣泛地開展檔案利用工作的一種好形式。把專題目錄主動發送到各系、各課題組、研究室和一些兄弟單位，傳遞了信息，溝通了供需關系，深受大家的歡迎。

(四)參與市場，有償介供服務

科技成果的商品化和技術市場的開拓，使高校科研成果由過去的無償占有或饋贈，變成現在的有償服務，這就需要可靠的科研檔案作保證。所以，作為科研成果和技術商品載體的科研檔案，它與技術市場有著密切聯系，這種聯系表現為科研檔案文件材料的復制件，以及投入技術市場交流。檔案管理者可制訂對外提供科研檔案復制的收費標準，按下同的情況，適當進行有償提供，從而調動科技人員歸檔的積極性。

(五)建立記錄

收集利用效果信息任何一項系統內的管理，都必須構成連續的、不間斷的追蹤運行軌跡，才能形成有效的管理機制。我們從檔案材料形成到檔案信息的開發利用，都應進行跟蹤管理。在檔案登記處開發利用過程中，建立.. “利用檔案信息效果跟蹤記錄卡”進行利用效果登記，做到及時記錄、集中統計、綜合分析、總結經驗，不斷提高服務質量，為高校檔案信息的開發利用，作積極嘗試和應有的貢獻。

[1]宋世葉.以人才資源開發推動學生檔案工作[J].蘭臺世界，2006，(6)∶58～59.

[2] 楊劍，梁娟.芻議高校檔案信息化建設中的問題與對策[J].科技檔案，2009（04）.

[3]于雅萍.淺析新形勢如何做好檔案管理工作[J]. Intelligence，2011（19）.

劉曉靜（1981年1月），女（漢族），吉林省吉林市人，北華大學檔案館助理館員，專業技術初級，碩士，現主要從事檔案管理研究。