試論新形勢下事業單位檔案管理工作如何有效發揮作用

楊亞娟

（新疆維吾爾自治區水利水電勘測設計研究院新疆烏魯木齊830000）

試論新形勢下事業單位檔案管理工作如何有效發揮作用

楊亞娟

（新疆維吾爾自治區水利水電勘測設計研究院新疆烏魯木齊830000）

事業單位的檔案管理工作是否良好，直接影響到事業單位運行過程中的工作效率以及工作質量。因此，事業單位在運營發展的過程中，其檔案管理工作是其中不可或缺的重要組成部分，同時也是對一個單位內部運行管理水平進行衡量的重要指標。

事業單位 檔案管理 發揮作用

事業單位的檔案管理工作是否良好，直接影響到事業單位運行過程中的工作效率以及工作質量。因此，事業單位在運營發展的過程中，其檔案管理工作是其中不可或缺的重要組成部分，同時也是對一個單位內部運行管理水平進行衡量的重要指標。檔案管理工作的開展雖不能直接生產物質財富、直接形成經濟收益，但它卻在事業單位管理系統中不容忽視，它是一項服務性、管理性、政治性的工作，所以也是事業單位中信息系統的基石。

一、新形勢下事業單位檔案管理工作特征

1.信息化的推廣使得檔案使用更為便捷。傳統的檔案通常由大量紙張記載、裝訂、整理而成，需要耗費檔案管理工作人員大量的時間、精力進行收編整理，因此程序制成的檔案資料相對來說都十分珍貴，所以在日后借閱、查詢時，申請手續的設置都較為繁瑣。再者，因為借閱、查詢等系列使用過程中，會讓檔案文本與空氣、粉塵等外界因子進行了大量接觸，檔案很容易受到損壞或磨損，很大程度上加劇了檔案管理工作的困難。可是，信息化檔案管理體系的建設能夠在降低檔案耗費的時間和占據的空間之余，還能保障檔案管理工作在外部共享和內部使用享有同等便利。比如，在進行檔案查閱時，工作人員不必多次查閱卷宗，只需要借助電子信息搜索功能與檔案查閱功能尋獲所需相關資料，很大程度上避免了檔案資料因使用而遭受磨損的問題。同時，信息化檔案管理體系下檔案的使用手續也更加便捷，人員亦無需受到時間約束，可以按照需求隨時進行檔案查閱。

2.電子檔案的應用使檔案存儲環境更為優化。傳統模式下檔案管理工作的管理對象多為記錄媒介為紙張的檔案。眾所周知，紙張受制于物理特性，存在保質期有限、較易磨損且容易受潮或蟲蛀等特點，由此檔案管理資料需要定期對其進行重新記錄和整理，盡管如此，該類檔案的存放時間仍然較短，存放條件也諸多限制。因此，基于這一角度而言，新形勢下的檔案管理過程要科學地位檔案保存挑選合適的儲存環境，以確保檔案不會因為儲存不當而出現損毀。另外，紙質檔案的記錄和整理工作多由人工手動操作完成，工作量大之余且內容反復。由此，新時期信息化時代的電子技術應用與推廣，將電子檔案引入到單位檔案管理之后，檔案大部分都能夠以電子媒介形式存儲到硬盤當中，且可以根據實際需要量對檔案進行調取、查閱、復制或備份。相較于傳統的檔案管理來說，電子檔案占據的空間大大減小，且不會受到蟲蛀或者天氣環境等的影響，只要避免受到磁場干擾。

二、制約我國事業單位檔案管理工作朝前發展的不利因素

1.在一定程度上存在管理資金投入的缺失。在事業單位的檔案管理信息化進程中，需要專業設備對數據進行處理和管控，但由于部分單位領導或員工對于檔案管理工作的重要性認知存在偏差，因此在檔案管理及其信息化建設方面的資金投入有限。此外，即便某些部門能夠清晰認識到信息化建設對于檔案管理工作水平提高的重要性，但實際資金投入并未能落實到位，缺失執行力。

2.部分檔案管理人員專業素質與業務技能尚待提高。人常說，對待工作要精益求精，對待檔案管理工作，亦應如此。實際工作中，有些事業單位檔案管理隊伍普遍缺乏高素質的專業檔案管理人員，現有任職工作人員部分從其他科室或部門抽調任職，或是部分未經正規業務技能培訓的非專業人員，對檔案管理工作流程不熟悉，對檔案管理相關法律法規基本上都沒有相對深入了解，很多情況下這一類檔案管理人員是身兼多職，工作任務重福利待遇低，工作熱情全無，所以也就難以為檔案管理工作的有序開展提供人力與技術支持。

三、新形勢下事業單位檔案管理工作如何有效發揮作用

1.要建立安全、科學的檔案管理機制。事業單位檔案管理的初衷，是為了讓單位能夠更好地服務于社會、服務于人民群眾，所以檔案管理工作應該適時采取現代化、安全科學的管理手段。比如，利用計算機技術實現檔案管理的電子信息化，將檔案資源儲存在計算機之中，在進行資源分類、整理之后，構建出一個完整且穩定的檔案管理系統，為今后檔案資源提取、利用、查閱等省去手續，節約時間，提高檔案使用與管理效率。

2.鞏固對檔案信息資源的建設。首要任務即建立擁有完整規模的檔案信息資源的數據庫，不僅要注重局部檔案管理，還要注意檔案在全局管理中的統一調配。因此，可從以下幾點入手：一是組建系統檔案目錄中心，將分散的檔案信息收編整合管理；二是加速檔案信息資源信息化建設進程，提高數據信息化管理的使用率；三是將之與其他信息資源系統實現互聯，躋身為國家檔案資源網的組成部分，實現全國資源共享，為大眾提供更全面更廣泛的檔案服務。

3.要糾正檔案管理從業人員思想意識的偏差。首要注重檔案管理人員業務能力和思想政治水平的考察工作，通過對管理人員的工作跟蹤、考評以及理論知識的培訓，篩選既具備檔案管理工作相關的理論知識，又擁有廣闊的知識面的人員留用檔案管理崗。加強對檔案管理人員的教育，啟發他們對學習與實際工作的想象力和創造力，繼而激發對工作方法進行創新，實現檔案管理工作水平實質的提高。

四、結束語

總之，檔案管理工作是一項基礎性的工作，其自身是作為事業單位管理工作進行過程中的一個重要依據，不僅是相應決策的重要參考資料，也是職工和單位在自身權益進行維護過程中所需要應用到的一個權威憑證。檔案管理工作作為事業單位和諧發展的基礎組成，急需建立健全工作機制與完善的基礎設施建設，使工作人員素質與單位發展水平保持一致高度，從而使檔案管理作用得以充分發揮。

［1］楊虹.對事業單位檔案管理的創新思路的探討［J］.科技資訊.2010，（34）.

［2］安曉莉.試析事業單位檔案管理信息化的建設與發展［J］.信息化.2012，（25）.