淺談民辦高校系部教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

摘 要：教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的一個(gè)重要組成部分，在民辦高校檔案工作中處于非常重要的地位，也是衡量高校教學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)水平及管理水平的一個(gè)重要指標(biāo)，對(duì)于深化教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平發(fā)揮著重要的作用。本文針對(duì)民辦高校系部教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，提出了幾點(diǎn)改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：民辦高校；系部；教學(xué)管理檔案；問(wèn)題；對(duì)策；

中圖分類號(hào)：G482 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2014）-12-00-01

所謂教學(xué)檔案是指學(xué)校師生和教學(xué)管理人員在教學(xué)過(guò)程和科學(xué)研究中所形成，記錄和反映學(xué)校教學(xué)實(shí)踐、科學(xué)研究、教學(xué)管理活動(dòng)等，具有保存價(jià)值的教學(xué)文件資料的總和。它包括專業(yè)設(shè)置與專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)方面、課程體系與結(jié)構(gòu)方面、課程方面、教學(xué)環(huán)節(jié)方面、教學(xué)環(huán)境方面、專業(yè)特色方面、學(xué)生就業(yè)方面、學(xué)生素質(zhì)方面、師資隊(duì)伍方面、教學(xué)改革與建設(shè)方面、產(chǎn)學(xué)研合作方面、專業(yè)素質(zhì)教育方面等12個(gè)大類。

一、當(dāng)前民辦高校系部教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題：

（一）系部教學(xué)檔案管理制度缺失。

做好教學(xué)、學(xué)工、后勤管理的基礎(chǔ)是有相關(guān)制度的保障，教學(xué)檔案管理工作也是一樣，必須有健全的檔案保管制度作為依據(jù)，才能從根本上做好此項(xiàng)工作。目前很多民辦高校系部一級(jí)教學(xué)檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全，甚至根本沒(méi)有；有的雖建立了部分管理制度，卻執(zhí)行不嚴(yán)格。有的學(xué)期認(rèn)真的去收集整理歸檔，有的學(xué)期由于較忙，導(dǎo)致檔案無(wú)人問(wèn)津，最終不知去向，甚至有的被當(dāng)做廢品處理了，這樣嚴(yán)重?fù)p害了教學(xué)檔案的原始性和利用價(jià)值。

（二）系部對(duì)教學(xué)檔案不重視。

民辦高校的校級(jí)檔案館領(lǐng)導(dǎo)，大部分都是聘請(qǐng)的公辦高校相關(guān)專業(yè)或有經(jīng)驗(yàn)的退休離休人士擔(dān)任的，這他們有豐富的檔案館管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案相當(dāng)重視，所以校級(jí)檔案管理一般都很規(guī)范。但是到了系部一級(jí)，這些領(lǐng)導(dǎo)一般都是做行政出身的，對(duì)于檔案管理尤其是教學(xué)管理檔案的重要性認(rèn)識(shí)不清，只重視教學(xué)、學(xué)工管理工作，而忽視了對(duì)教學(xué)檔案的監(jiān)管，致使教學(xué)檔案管理責(zé)任不清晰，影響了工作的正常開(kāi)展；還有教學(xué)管理人員及部分教師認(rèn)為教學(xué)檔案不管我的事而不去做，甚至自己手里應(yīng)該歸檔的也不上交，最后不知所蹤，這些意識(shí)的存在，導(dǎo)致了很多民辦高校面臨評(píng)估時(shí)，沒(méi)有原始資料作為數(shù)據(jù)的支撐。

（三）缺少教學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)和專業(yè)人才。

系部作為民辦高校的二級(jí)單位，一般沒(méi)有專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，更沒(méi)有教學(xué)檔案管理部門(mén)，也沒(méi)有人員編制。系部教學(xué)檔案管理員一般都是由教學(xué)管理人員兼任，這部分人員所學(xué)專業(yè)與檔案相去甚遠(yuǎn)，也沒(méi)有接受過(guò)上崗培訓(xùn)，有的雖然集中學(xué)習(xí)過(guò)，但只能涉及一些基本的保管知識(shí)和技能，沒(méi)有接受深入細(xì)致的專業(yè)教育，由于這些教學(xué)管理人員缺乏檔案保管理論基礎(chǔ)，檔案工作往往停留在技術(shù)層面，無(wú)法深入。

（四）缺少資金和場(chǎng)地。

由于是民辦高校的二級(jí)單位，一般沒(méi)有專門(mén)的資金由于教學(xué)檔案的管理；再加上辦公條件的不允許，也沒(méi)有專業(yè)的檔案保管室，很多系部都是在一個(gè)光線不好的無(wú)人使用的辦公室作為教學(xué)檔案的管理場(chǎng)地，這樣的條件不能很好的保存教學(xué)檔案，有的甚至發(fā)生漏水、鼠咬、丟失；還有的場(chǎng)地較小，不能存放大量的資料，導(dǎo)致資料堆積發(fā)霉變質(zhì)，出現(xiàn)無(wú)法使用等現(xiàn)象。

二、解決民辦高校系部教學(xué)檔案管理問(wèn)題的對(duì)策：

（一）健全教學(xué)檔案管理制度

民辦高校的系部二級(jí)單位應(yīng)該根據(jù)自己系部的特色或?qū)嶋H情況建立科學(xué)的教學(xué)檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，這是教學(xué)檔案管理的關(guān)鍵所在。隨著科學(xué)技術(shù)的日益進(jìn)步，檔案管理手段、水平也不斷更新和提高，這就要求系部必須建立與之相適應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確各科室職能，將十二個(gè)大類的檔案統(tǒng)一管理，使教學(xué)檔案管理與系部的教學(xué)工作同步考核、同步發(fā)展。同時(shí)加強(qiáng)制度建設(shè)，要建立和健全管理制度，如收集、整理、分析、歸檔。

（二）提高員工對(duì)教學(xué)檔案歸檔的意識(shí)

民辦高校的系部領(lǐng)導(dǎo)首先必須加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，俗話說(shuō)的好“工作好不好，關(guān)鍵看領(lǐng)導(dǎo)”，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才能將教學(xué)檔案當(dāng)做大事來(lái)辦，檔案管理的場(chǎng)地、資金、專業(yè)人才、專業(yè)設(shè)備才能配備；只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才能對(duì)教學(xué)檔案管理工作進(jìn)行布置、檢查、考核，解決檔案管理中存在的問(wèn)題。才能為系部其他管理人員和廣大教師樹(shù)立榜樣，引起這部分的重視。

（三）成立專門(mén)的檔案保管機(jī)構(gòu)，增加編制，引進(jìn)專業(yè)人才

民辦高校的系部二級(jí)單位必須設(shè)立教學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)，增加檔案管理編制，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，并通過(guò)多種途徑加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，要求他們?cè)鰪?qiáng)責(zé)任心，及時(shí)收集整理文件資料，及時(shí)歸檔；同時(shí)加強(qiáng)履行借出檔案手續(xù)。

（四）加大資金投入，建設(shè)專業(yè)的保存場(chǎng)地和器材

民辦高校系部要想做好教學(xué)檔案管理還必須建設(shè)專業(yè)的場(chǎng)地，一般情況下，至少該有檔案整理室、檔案利用室、檔案管理技術(shù)室主要用來(lái)放置服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等、檔案庫(kù)房4間。合格的檔案庫(kù)房還應(yīng)具有一流的恒溫、恒濕、監(jiān)控的檔案保存專業(yè)庫(kù)房。還應(yīng)該配備手動(dòng)移動(dòng)型或電動(dòng)密集架柜以節(jié)省空間，使管理更規(guī)范。

總之，民辦高校系部教學(xué)檔案管理水平的提高，需要基層師生和教學(xué)管理人員不斷的從思想上和行動(dòng)上去追求、去創(chuàng)新，這是一項(xiàng)枯燥繁重而又神圣的工作，只要重視存在的問(wèn)題，并堅(jiān)持不懈地去改進(jìn)，民辦高校系部教學(xué)檔案管理水平一定能得到提高。

參考文獻(xiàn)：

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