淺談中職學校人事檔案管理存在的問題與對策

摘 要：由于中職學校大規(guī)模的擴招、擴建，人員隊伍實現了前所未有的壯大，這樣學校的人事檔案管理工作也日益繁重。因此筆者將結合多年的人事檔案管理經驗，對現階段中職學校人事檔案管理存在的問題進行詳細闡述，并總結出加強人事檔案管理的規(guī)范化的有效建議，以不斷加強人事檔案的管理工作，提高工作效率，促進學校的人事檔案管理。

關鍵詞：人事檔案管理；中職學校；問題與對策；

中圖分類號：D630 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-12-00-01

在中職學校的管理工作中，人事檔案管理是其中最為基礎的工作，加強人事檔案管理，不僅可以規(guī)范各部門的人事管理工作，提高學校的管理水平，而且可以為學校的人事任免提供較為科學的依據，進而促進學校的長期發(fā)展。

一、中職學校人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理制度不夠完善

人事檔案管理要發(fā)揮其功效是一個長期的過程，且工作本身極其繁瑣、重復性高、工作強度高，隨著人事管理工作難度的不斷加大，人事管理制度也出現了一些漏洞和問題，其主要表現在：一、人事檔案管理制度建設薄弱，各項管理制度相對滯后，檔案管理部門執(zhí)行起來很難做到嚴格、嚴密，對檔案管理工作造成了不利的影響。此外，隨著改革開放形勢的發(fā)展，還有一些制度已經不適應新形勢發(fā)展的需要，加之一些單位雖有相關制度，但實際工作中又貫徹執(zhí)行不到位，缺少有效的監(jiān)督機制和獎懲考核機制，在一定程度上也影響了人事檔案材料收集工作的質量和效率。

（二）中職學校人事檔案管理方式需要革新

現今，大多中職學校已經開始使用計算機網絡技術來進行人事檔案的記錄和保存工作，但還有一大部分人事記錄使用紙質材料，當前管理的模式依舊停留在人事檔案管理早期手動保存、查詢等等模式，這種管理模式不僅繁瑣、復雜，浪費人力資源，對于人事檔案的保存、傳遞等都產生不便，且紙質材料容易受環(huán)境條件損毀，也不利于人事檔案的長久保存可能會造成人事檔案材料的缺失和內容失真。陳舊的人事檔案管理模式對于人事檔案的合理利用以及人事檔案管理制度的完善都產生一定的影響，所以，要實現中職學校人事檔案優(yōu)化管理，首先要做的就是對人事檔案的管理模式進行優(yōu)化。

（三）中職學校人事檔案管理內容缺失

在人事檔案管理中，保證檔案的真實性和全面性是人事檔案工作的重中之重，也是保證人事信息準確性，便于查閱的關鍵因素。從現有的檔案管理來看，有很大一部分檔案材料中內容前后不符。此外，部分人的人事記錄由于工作的流動或者意外丟失，一些履歷表、年度考核表不全，或者學歷、職稱、工資材料不全等問題，嚴重影響到了單位職工的切身利益，因此，檔案管理部門必須保證現有人事檔案的完整性，絕不能因為工作失誤而給人事管理造成影響。

二、加強中職學校人事檔案管理的措施

（一）建立健全中職學校人事檔案管理制度

人事檔案規(guī)范化管理首先需要加強人事管理制度的建設，檔案管理有章可循、有據可依。首先，人事組織部門應制定和完善人事檔案管理辦法，完善檔案管理收集歸檔制度、鑒別核對制度、保管保密制度、查（借）閱制度、轉遞制度，嚴格規(guī)定管理人員的職責范圍以及相應的獎罰辦法等一系列規(guī)章制度，以促進人事檔案管理的規(guī)范化、制度化。此外，要做好人事檔案的保密工作，遵循分級管理的原則必須堅決執(zhí)行國家的保密制度，任何人不得私自保管他人或本人檔案。健全人事檔案的管理制度，有利于嚴格規(guī)范人事檔案管理工作，保障工作人員嚴格按照相關制度辦事，促進人事檔案管理的規(guī)范化。

（二）加快人事檔案規(guī)范化管理

無論從事哪項工作都必須要遵守工作規(guī)范，人事檔案管理攸關各部門的人才選拔和考核，更要嚴把質量關。從檔案內容方面，工作人員要將重點放在反映各部門職工工作能力、工作業(yè)績等檔案材料上，嚴格規(guī)范人事檔案材料的歸檔范圍、時間；從檔案要求來看，檔案管理人員要嚴格把好審核鑒定關，接收人事檔案材料時紙張規(guī)格到字體都要嚴格要求，拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料規(guī)范人事檔案。此外，要進一步落實人事檔案的相關管理制度，在查閱、流轉等各個工作環(huán)節(jié)中，嚴格按規(guī)章和程序辦理，做好簽收、登記工作，不允許本人自行查閱檔案，檔案在轉遞時必須密封，加蓋騎縫章并嚴格按照規(guī)定途徑轉遞，以免檔案在轉遞過程中失真，以此提高人們規(guī)范檔案行為的認識，養(yǎng)成規(guī)范檔案行為的良好習慣；

（三）推進人事檔案信息化管理

隨著信息技術的高速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也在不斷優(yōu)化升級，推進人事檔案信息化管理，采取現代化、信息化的管理方式，利用信息資源，以達到更快捷、更準確、更科學地為人事工作提供全方位的優(yōu)質服務。首先，健全人事檔案網上信息系統(tǒng)，將個人檔案信息錄入系統(tǒng)，便于部門進行高效查詢。其次，積極開發(fā)利用本地區(qū)信息資源，各部門聯合組建本地區(qū)人才信息庫，為各部門提供詳細的人才信息，為用人單位選才發(fā)揮效力。再次，實現電子材料與紙質材料的聯合，將紙質檔案與信息系統(tǒng)、各項登記本聯系起來，互相核對，找出檔案內容不完整、不規(guī)范之處，及時修正，促進人事檔案管理的規(guī)范性。

（四）加強檔案管理人才隊伍的建設

檔案管理工作人員是檔案管理工作的實際操作者，要實行檔案規(guī)范化管理，就必須不斷提高檔案工作人員的專業(yè)素質和道德水平。首先，要堅持不懈的加強職業(yè)道德教育，用現代理論知識和規(guī)章制度加強對工作人員的培訓，不斷提高工作人員的業(yè)務水平和工作能力。

三、結語

總之，人事檔案管理作為中職學校各項管理事物的基礎環(huán)節(jié)，對于學校的發(fā)展有著極為重要的意義，學校必須要加強對人事檔案管理的重視，加強規(guī)范性管理，并要促進人事檔案管理與社會發(fā)展相適應，進而提高其管理水平。

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