芻議我國醫院檔案管理工作內容的轉變

【摘 要】在現代社會網絡信息技術高速發展的時代下，醫院的檔案管理工作也越來越重要，為了促進檔案管理工作更大的發揮作用，檔案管理部門必須要轉變工作方式，促進檔案管理的科學化、合理化。隨著我國社會生活的不斷發展和科學技術的進步以及企業單位人事制度改革的不斷深入，我國的人事檔案管理也受到一定的影響，發生了重大的改革和變遷。

【關鍵詞】檔案管理；醫院；工作內容；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、加強醫院檔案管理的意義

首先，加強醫院的檔案管理，可以有效地實現檔案管理工作由傳統管理向現代管理方式的轉變，使檔案管理工作在日常工作的基礎上，可以不斷提高檔案管理水平，提升檔案信息資源的有效利用，進而實現檔案信息為醫院的生存發展做出相應貢獻的目標。

其次，在實踐方面將現代的管理理念運用于醫院檔案管理工作實踐中，可以有效提高醫院中對檔案管理應用率不高，檔案管理意識不強、檔案管理不到位等問題，為檔案工作的有序開展提供了新的指導方向，為我國醫院檔案工作的健康發展提供了新的思路和路徑。

再次，實現科學有效的檔案管理可以提高醫院發展決策的科學性。檔案管理涵蓋了醫院的生產、經營、財務、人事等各個方面，積極發揮醫院的檔案在醫院經營和管理決策中重要的積極作用，可以減少決策風險，促進管理的科學化。

二、傳統醫院檔案管理工作的主要內容

（一）檔案的管理模式分析

現今，大多醫院已經開始使用計算機網絡技術來進行檔案的記錄和保存工作，但是還是有一大部分記錄使用紙質材料，當前管理的模式依舊停留在檔案管理早期手動保存、查詢等等模式，這種管理模式不僅繁瑣、復雜，浪費醫院的人力資源，對于檔案的保存、傳遞等都產生不便，且紙質材料容易受環境條件損毀，也不利于檔案的長久保存可能會造成檔案材料的缺失和內容失真。陳舊的檔案管理模式對于檔案的合理利用以及檔案管理制度的完善都產生一定的影響，

（二）檔案的保存工作及過程分析

傳統意義上的檔案保存工作， 往往需要投入大量的精力和物力，無論是檔案數量，還是檔案管理過程都極其復雜，整個檔案管理工作不僅消耗了大量資金，同時存儲與傳播利用過程也更加負責。 而現階段，對檔案資料需求量逐漸增加，傳統意義上的檔案管理方式，已經不能滿足經營發展需求，只有通過電子信息化建設，才能適應新的發展形勢。 檔案保存工作是一項極其復雜的管理過程，傳統意義上的檔案管理往往由于數量復雜，丟失現象嚴重。而通過信息化建設和管理，通過對電子檔案進行合理歸納整理，檔案管理工作也就更加有效、穩定。

（三）檔案管理工作的新變化分析

傳統檔案管理主要側重于具體的檔案實體管理。而新的檔案管理則對檔案管理的設備有了一定要求，電子設備都有一定使用周期和問題，一旦設備出現故障問題，都對檔案管理數據產生直接影響，嚴重情況下會導致整個檔案數據全部丟失。這就需要我們在進行檔案管理工作中，充分做好數據保護與備份、更新工作。傳統檔案管理大多是手工管理，因此不存在信息非法訪問和篡改風險。而電子信息時代，非法訪問和使用檔案資料也就成為常態問題，因此要做好檔案資料的訪問權限和訪問跟蹤工作。 檔案管理系統一旦遭受病毒入侵，整個系統的完整性將會受到極大破壞，病毒將會對檔案管理工作造成不可估計的損失，因此要對檔案管理工作做好數據庫和服務器維護工作。

三、現階段我國醫院檔案管理工作的轉變

（一）實行醫院檔案管理一體化

在醫院中，檔案管理是醫院各種信息資源的存儲器，將醫院的各種信息資源進行匯總并進行存儲，從而實現醫院的信息資源被完整的保存，促進醫院信息資源的融匯。隨著高科技時代的飛速發展，實現醫院檔案管理的科學化、現代化和一體化對于醫院的檔案管理來說是工作的重中之重。首先，對于加強醫院檔案一體化管理而言，檔案管理工作中要及時對各部門和科室的工作情況、人事調動等信息進行整理、歸檔，然后還要將各部門檔案進行分類，建立醫院檔案管理資源庫，保證各項資源都能夠全面、準確的反映在檔案中。其次，還要進行檔案管理信息化建設，隨著網絡的廣泛應用和計算機技術的普及，醫院的檔案管理中也必將更多地涉及到電子檔案和電子文件的管理，就電子檔案的一體化建設來說，檔案管理部門更需要加強對其的管理，完善電子檔案建立的生成、傳遞、處理、存儲、查閱、收集等相關的規章制度，從而保障各項工作的有序運行和安全運行。最后，合理處理好紙質檔案和電子檔案之間的工作關系，保障二者平滑結合，是檔案管理工作流程科學化、規范化、合理化。

（二）檔案管理工作模式的轉變

要實現醫院檔案優化管理，首先要做的就是對檔案的管理模式進行優化。隨著信息技術的高速發展，檔案管理系統也在不斷優化升級，為了促進我國檔案建設與時代接軌，與國際信息接軌，必須與時俱進，推進檔案信息化管理，采取現代化、信息化的管理方式，利用信息資源，以達到更快捷、更準確、更科學地為人事工作提供全方位的優質服務。首先，健全檔案網上信息系統，將醫院中的檔案信息錄入系統，便于部門進行高效查詢。其次，實現電子材料與紙質材料的聯合，將紙質檔案與信息系統、各項登記本聯系起來，互相核對，找出檔案內容不完整、不規范之處，及時修正，促進檔案管理的規范性。

（三）檔案管理和排放方式的合理

現階段檔案管理仍然以紙質檔案管理為主，是檔案管理中的基本工作，由于各生產單位上交檔案的時間不規范，造成檔案歸檔時間不一，檔案管理工作也就相對有了一定的難度，一般而言，檔案管理人員都是在歸檔時憑借經驗在每一個全宗之后預留出位置排放以后接收檔案的做法，這極為不利于檔案的科學管理，隨著計算機技術的普遍應用，檔案排放也可以充分利用計算機編制檔案實體存放索引，使得索引能夠及時顯示出檔案的排放位置，這樣既可以減輕管理人員的工作負擔，提高檔案管理的工作效率，也可以讓檔案排放管理變得更加簡單和靈活。此外，隨著數字化檔案管理應用的實現，檔案管理也可以更加靈活多樣，實現檔案在分散或集中的有效控制，從而保障檔案排放和查詢更加快速化和便捷化。

四、小結：

總之，在醫院的檔案管理中，為了不斷提高管理工作的水平，實現管理的科學化和規范化，必須轉變醫院檔案管理中的工作內容和工作模式，提升檔案和文件的質量，保證檔案的科學性和真實性，并且應積極進行檔案管理的信息化建設，實現檔案管理與時代接軌，促進檔案管理事業的進步。

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