探討新形勢下秘書人員的工作能力建設

【摘要】隨著時代的進步和發展，秘書的重要性越來越突顯，對秘書的工作能力要求也越來越高。本文從對秘書人員的工作認識和辦公室工作對秘書人員的要求入手，詳細探討新形勢下秘書人員應該提升的各方面的工作能力。

【關鍵詞】秘書；工作能力；建設

秘書崗位是與領導崗位相伴生的，有了領導才有秘書的存在。秘書與領導的關系是一種有別于同事關系的特殊關系。這種關系處理的好壞事關全局工作的開展和秘書工作的成敗。一般機關單位的秘書皆不是某個領導的專門秘書，是要為整個機關單位領導群體服務的，工作具有綜合性的特點。

當今社會的秘書，是領導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員。他們以輔助決策，綜合協調，溝通信息，辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領導者、主事者的參謀和助手，掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和正確的判斷能力，并在所給予的權力范圍內做出決定?！睹貢o典》對于秘書的涵義是這樣的：秘書是我國黨政機關、企事業單位、社會團體、軍隊內的一種行政職位，其主要職責是當好領導的參謀和助手，為領導工作進行輔助管理，綜合服務。

一、對秘書人才的幾點認識

秘書這一崗位的工作職責主要有：負責會議記錄、起草重要文件、撰寫首長講話稿、編寫工作簡報；加工報送信息、審核機關文稿、指導公文處理。因此需要有較高的政治理論水平、科學文化水平、過硬的文字功夫和良好的文風，對秘書人才的認識也就不能僅僅停留在秘書只是“打雜”的層面上，要對其有深層次的認識。秘書是一種特殊的管理人才，這種人才具有綜合輔助性；秘書是一種特殊的文化現象，是人類文明進步的重要標志。我國歷屆領導人對秘書的選擇是非常重視的。周恩來總理對秘書的素質要求主要有：迅速、準確、保密；秘書要廣學博覽；秘書要替領導把關；從領導角度思考問題；作風要勤、嚴、細；具備綜合概括能力。而江澤民同志在談到對秘書的要求時也指出，辦公室人員在政治上要過得硬；要培養一個好的作風，最重要的是群眾路線、實事求是；對自己要嚴格要求，要有光榮感、責任感，但不能有特殊感、優越感；不要幫領導的倒忙；要不斷提高業務素質，包括調研能力、綜合能力、協調能力、辦事能力和文字水平，其中最重要的是政策水平。

二、辦公室工作特點對秘書人員的要求

辦公室工作是秘書人員對領導者進行輔助管理和綜合服務的實踐活動。辦公室是溝通上下的咽喉，是聯系左右的紐帶，是傳遞信息的中樞，又是協助領導決策的“外腦”和處理日常務的手足，其地位和作用十分重要。然而，從長遠發展而言，秘書人員不應困于各種繁雜的事務性工作中，忽視了對自身的能力建設和自我提升。因此，在辦公室工作中，秘書人員應做到以下幾點：

（一）機要性與群眾性相統一

首先要做到忠誠可靠，取得領導信任；其次要做到嚴守機密，克服虛榮心理；第三，要做到謙虛謹慎，密切聯系群眾；第四，要做到把好關口，學會擋駕藝術。

（二）綜合性與專業性相統一

除了要樹立全局觀念之外，秘書人員還需要具備廣博的知識，并為此不斷提高自己的綜合能力，以達到精通文秘業務的目標。

（三）事務性與思想性相統一

在這一基礎上，要求秘書人員樹立文秘工作無小事的觀念，并且培養快準細嚴勤苦的優良作風，在理論上還要加強學習，不斷提高政策水平。

（四）被動性與主動性相統一

在辦公室工作中，秘書人員必須做到正確貫徹領導意圖，始終圍繞中心工作，針對事情的輕重緩急進行處理，充分發揮主觀能動性，高質高量地完成任務。

（五）經常性與突擊性相統一

作為一名合格的秘書人員，不僅要加強自身的基礎能力建設，更需要提高處理突發事件的能力，從而增強完成突擊性任務的本領。

三、秘書人員應建設和強化的幾種能力

（一）公文處理能力

對于秘書來說，要想做好公文處理工作，需要不斷提高自身素質，主要有以下幾方面：

1.工作作風認真、嚴謹、細致。在處理公文過程中，需要很大的耐心，也需要進行大量的判斷思考，如果沒有認真、嚴謹、細致，極易出現失誤，導致各種損失，而且會影響整個部門的工作效率和形象，給部門帶來負面影響。

2.提高自我組織管理能力。秘書工作在做好公文處理工作時，不僅需要有專業的公文處理方面的知識，而且還要有扎實的文字功底，而這種能力并不是與生俱來的，需要秘書人員不斷學習，自我鞭策。

3.增強服務意識和責任心。秘書是聯系其他部門、對外交流溝通的窗口，因此應該主動增強服務意識，督促各部門及時辦理公文，提高工作效率。同時還要求秘書人員要有強烈的責任心，對處理的公文不僅要秉公處理，而且對機要文件要注意保密，保護好公文代表的部門及個人的利益。

（二）公文寫作能力

1.拿筆桿子是實行管理的重要方法

現代社會普遍以電腦等信息化方式辦公，對于秘書的筆頭功夫要求有所降低，但拿筆桿子是實行管理的重要方法。用筆寫出來傳播就廣，而且經過寫，思想就提煉了，比較周密。因此，秘書要學會拿筆桿子，用好筆桿子。

2.寫作能力是以文輔政的重要資本和看家本領

首先，公文是機關履行職能的重要工具，各級領導對本機關公文質量負有直接責任；其次，公文是各級領導決策的重要載體，直接反映領導者的的思想水平和決策水平。因此秘書人員一定要勤學苦練，輔助好領導做好此項工作。

（三）科學管理能力

1.實行人性化管理

在日常組織管理過程中秘書人員以人為中心，把調動人的積極性放在首位，在組織內營造一個尊重人性的良好氛圍。它包含很多要素，如對人的尊重，充分的物質激勵和精神激勵，給人提供各種成長與發展機會，注重雙贏戰略，其核心是處理好各種人際關系。人性化管理從根本上講是尊重人性，滿足人的需要，從而激發人的工作熱情，提高辦公室工作效率，改變我國現有的辦公室管理存在的弊端，使辦公室管理制度越來越完善。

2.實行對標管理

所謂“對標”就是對比標桿找差距。推行對標管理，就是通過明確自身與業界最佳的差距，從而指明了工作的總體方向。標桿除了是業界的最好水平外，還可以將組織自身的最好水平也作為內部標桿，通過與自身相比較，可以增強自信，不斷超越自我，從而能更有效地推動組織向業界最好水平靠齊。

3.實行精細化管理

所謂精細化管理，是以科學管理為基礎，以精、準、細、嚴為特征，致力于降低管理成本，提高管理效率的一種管理方式。精細化管理是加強辦公室管理、提升辦公效率的必由之路。辦公室全體人員必須樹立精細化管理理念，養成精細化工作習慣，通過制度化、標準化，建立“公文處理、會務、接待、值班”等各方面的標準化工作流程，培養大家嚴格按照流程辦事，并對工作任務進行分解，切實推進精細化管理。

（四）人際溝通能力

1.做一個稱職的秘書人員，應善于同他人進行語言溝通，并且用心、耐心、虛心、有回應地傾聽。除了使用語言，還可以充分利用非語言溝通，注意微笑、眼神、手勢、身體姿勢在與人交往中所發揮的作用。

2.在適合的時間地點，給予對方恰如其分和真誠的贊美，能夠促進與領導、同事之間的關系更加融洽，為工作提供一個良好愉悅的人文環境。

3.面對各種狀況和情緒時，沉著應對，不卑不亢。在遭遇批評時，要從團結的愿望出發，先從自我批評做起；需要向對方道歉時，要放下面子，真誠以待，做到胸懷寬廣；需要拒絕別人時，做到既達到拒絕目的，又不傷害人際關系。

4.恰到好處的沉默勝過千言萬語。“沉默是金”，當別人傳播小道消息時，不推波助瀾；當別人議論第三者的是非長短時，淡然一笑，默然置之；當別人在發牢騷、宣泄心中的怨憤時，不火上澆油；當別人對你產生誤會時，你可做適當解釋，但不必作過多的辯白。時間可能是最好的證明。當領導當眾批評你有出入時，你最好保持沉默，會后向領導單獨解釋清楚，不要當眾辯解。

（五）公關協調能力

1.在協調領導關系上，認識到領導關系的多維性，尊重領導職權，維護領導威信，不當眾解釋和反駁領導的批評，不背后議論領導的是非長短；嚴格按章辦事，保持等距交往，講究傳話藝術，樂于當避雷針。

2.在協調工作關系上，做到硬協調與軟協調相結合，明協調與暗協調相結合，冷協調與熱協調相結合，摸索協調藝術的最高境界。

（六）應急處突能力

在工作中，會有很多意想不到的事情和狀況發生，這就要求秘書人員在遇事時需要冷靜對待，第一時間識別并將情況向領導匯報，及時控制處理，控制危機發展。在突發情況解決后，還需要對已發生的事件進行認真評估總結，調查清楚原因，完善預警機制，并在今后的工作中提出改進意見，最大程度地避免類似情況再發生。

參考文獻

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作者簡介：陳美玲（1986—），女，廣西玉林人，廣西國際商務職業技術學院教務科研處秘書，國際貿易系兼課教師，研究方向：國際貿易。