石角供水工程項(xiàng)目檔案的管理

摘 要：石角供水工程項(xiàng)目，是清城區(qū)人民政府的“十大民心工程”之一。因此，該項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等材料，是工程項(xiàng)目檔案的重要內(nèi)容，本文對石角供水工程檔案管理，做了具體分析。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；檔案；管理；

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2014）-09-00-01

石角供水工程項(xiàng)目于2006年12月1日正式開工，全長約17.5公里，是直徑1000mm的主輸水管工程。該項(xiàng)工程是清城區(qū)人民政府的“十大民心工程”之一，是清遠(yuǎn)市自來水有限責(zé)任公司成立以來投資最大、單一供水管最長、管徑最大、受益人口最多、穿越地形地貌最為復(fù)雜、施工難度最大的一個(gè)工程項(xiàng)目。

因此，從該項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等材料，是工程項(xiàng)目檔案的重要內(nèi)容，它直接記述和反映工程建設(shè)活動(dòng)，對工程質(zhì)量評(píng)定，工程竣工驗(yàn)收以及對新承建工程的借鑒等都具有重要的參考價(jià)值。

2009年10月至2010年1月，我對石角供水工程檔案進(jìn)行分門別類，有條理地收集、整理、鑒別、統(tǒng)計(jì)，具體方法有：

一、檔案員的具有職業(yè)道德素質(zhì)。

檔案工作者的素質(zhì)如何，直接關(guān)系到檔案事業(yè)的發(fā)展水平。在新形勢下，檔案員首先要具有職業(yè)道德素質(zhì)。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，檔案工作者要熱愛本職工作，忠于職守。只有熱愛本職工作，才能對從事的檔案事業(yè)有所追求，才能有創(chuàng)造性的發(fā)揮。因此要求檔案工作者樹立正確的職業(yè)觀、道德觀，這是檔案工作者職業(yè)道德素質(zhì)的基本要求，也是我對自己的要求。

二、石角供水工程檔案資料的收集齊全。

這是石角供水工程檔案管理的第一步。收集工作就是按照規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在各有關(guān)部門、個(gè)人手中的石角供水工程檔案、資料，集中檔案室統(tǒng)一管理的一項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。沒有收集齊全的該工程檔案，今后利用該類檔案就等于無源之水、無本之木。就石角供水工程來說，主要是收集該工程項(xiàng)目里的會(huì)議紀(jì)要、立項(xiàng)材料、設(shè)計(jì)、圖表、施工圖、施工資料、竣工圖、竣工資料、協(xié)議、合同、結(jié)算書、驗(yàn)收報(bào)告等。只有收集齊全，才能進(jìn)行下一步的鑒定工作。

三、石角供水工程檔案的鑒定。

這是保證所收集的石角供水工程檔案有價(jià)值的一個(gè)重要方面，主要是鑒定文件材料的完整、準(zhǔn)確、成套性。一套材料應(yīng)能完整地反映工程項(xiàng)目的全部內(nèi)容和全過程，如：原始依據(jù)性材料，過程性材料和成果材料。首先，該工程檔案必須要求是原件，是確保事實(shí)的實(shí)際記錄。第二，各種文件、圖紙、設(shè)計(jì)資料、竣工資料等紙張式樣是固定的、統(tǒng)一的。第三，將不需歸檔的其它文件材料和不屬于石角供水工程檔案范疇的文件、科技資料區(qū)分開來，剔除或歸入文書檔案或其它科技檔案另行管理。第四，根據(jù)保管期限表的規(guī)定，確定文件的永久、長期、短期的保管期限。

四、工程檔案的分類立卷。

有了收集、鑒定過的石角供水工程檔案資料，還要將其有序地整理，以免雜亂無章，無法利用。一個(gè)歸檔單位的文件經(jīng)過分類之后，各個(gè)類內(nèi)都有相當(dāng)數(shù)量的文件還要進(jìn)一步系統(tǒng)化，將若干文件組成案卷稱為立卷。就石角供水工程檔案分類而言，按工程項(xiàng)目分類，采用裝訂形式組卷，按一定的方式排列。在已實(shí)行檔案綜合管理的自來水有限責(zé)任公司，這部分工程檔案資料需納入該公司檔案綜合管理的序列內(nèi)，將其編為其中的一個(gè)部分，即可將該工程檔案內(nèi)的原始資料、圖紙、設(shè)計(jì)資料、竣工資料等歸入基建檔案中，給它一個(gè)分類號(hào)，然后按其規(guī)律進(jìn)行立卷。卷確定后還需對每一個(gè)卷內(nèi)的文件、圖紙、資料或按重要程度、或按原有順序等進(jìn)行有規(guī)律的排列。之后，對卷內(nèi)的每一頁按排列好的前后順序編寫頁碼，以固定卷內(nèi)每一頁、每一份的位置。再編寫案卷標(biāo)題，在所在類內(nèi)統(tǒng)一排列、統(tǒng)一編寫案卷號(hào)，并將每一份文件、每一個(gè)案卷按計(jì)算機(jī)檔案管理軟件要求錄入相關(guān)的信息，將卷內(nèi)目錄、案卷目錄、案卷封面打印出來，把每一個(gè)卷的案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件、備考表裝訂一起，就形成一個(gè)案卷。將已裝訂的案卷，按排列好的案卷順序號(hào)將案卷分別上架排放到該類案卷的柜子上，填寫好柜子指示卡。

五、石角供水工程檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理。

隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用普及和數(shù)字化技術(shù)的滲透，各單位都普遍使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理檔案。就清遠(yuǎn)市自來水有限責(zé)任公司而言，使用3.0版靈通文檔管理軟件，按照本檔案室檔案綜合管理的要求，根據(jù)該工程檔案的屬類輸入、立卷并打印出卷內(nèi)目錄、案卷目錄、案卷封面。現(xiàn)在公司檔案室計(jì)算機(jī)查閱檔案已可從題名、保管期限、日期、登記號(hào)、編制單位、分類號(hào)、歸檔號(hào)、密級(jí)、目錄號(hào)、順序號(hào)、責(zé)任者、主題詞、文件編號(hào)、文件字等角度檢索，大大提高了文件、資料的查全率和查準(zhǔn)率，方便了檔案管理者和利用人員。

綜上所述，做好工程檔案工作，任重而道遠(yuǎn)，正因?yàn)楣こ虣n案的重要性以及責(zé)任重大，檔案員更應(yīng)積極做好工程檔案的管理工作，確保工程竣工后檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，為工程再建設(shè)及維修、改建、擴(kuò)建等工作打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。