加快企業(yè)檔案信息化管理的思考

摘 要：信息化建設(shè)是企業(yè)檔案工作必不可缺少的必要條件。領(lǐng)導(dǎo)的重視、檔案工作者的綜合素質(zhì)、軟硬件設(shè)施的好壞，是衡量一個(gè)單位檔案管理工作水平的重要因素。因此企業(yè)檔案管理工作要順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，為企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案：信息化：管理；

中圖分類號(hào)：G252 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2014）-09-00-02

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展已經(jīng)極大地影響到經(jīng)濟(jì)發(fā)展、人民生活、國(guó)家安全和社會(huì)發(fā)展進(jìn)程。企業(yè)作為國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主戰(zhàn)場(chǎng)，企業(yè)信息化建設(shè)對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展、創(chuàng)新的作用越來(lái)越明顯，信息化已經(jīng)成為企業(yè)現(xiàn)代化的重要標(biāo)志和企業(yè)生存、發(fā)展的重要保障。而企業(yè)檔案及其管理利用橫跨資源、信息兩大方面，檔案管理信息化工作既是企業(yè)信息化的必然要求，也是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，應(yīng)首先在企業(yè)檔案信息化管理技術(shù)上有所突破，將信息化作為企業(yè)檔案工作改革和管理創(chuàng)新的首要任務(wù)。如何做好企業(yè)檔案信化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大共享，根據(jù)多年工作實(shí)踐，對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)提出幾點(diǎn)看法。

一、充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要意義和作用

檔案信息化是指在檔案管理活動(dòng)中以數(shù)字化建設(shè)為核心，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)、管理和提供服務(wù)的過(guò)程，也即檔案管理模式從面向檔案保管向重點(diǎn)以檔案數(shù)字化為社會(huì)提供服務(wù)轉(zhuǎn)變。通過(guò)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化可以給檔案部門及公司帶來(lái)顯而易現(xiàn)的效果和收益。

（一）提高檔案工作效率。檔案管理不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力，查詢利用更便捷、快速、準(zhǔn)確。檔案數(shù)據(jù)錄入一次能夠進(jìn)行共享，可打印多種檢索工具及各類報(bào)表（如備考表、脊背等），方便快捷，大大提高了工作效率。檢索查詢時(shí)，可利用多種查詢手段，根據(jù)管理權(quán)限，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)自行查詢檔案信息，對(duì)過(guò)期不還的借閱者還可進(jìn)行有效的催還，極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

（二）對(duì)原始檔案有效保護(hù)。檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)啟用后，原始檔案的使用率下降90%，使得檔案保存時(shí)間大大延長(zhǎng)，避免其因頻繁利用而遭到損毀，確保原始檔案的安全性。

（三）部門職能變保管為服務(wù)。檔案管理信息化以后，公司的無(wú)形資產(chǎn)（企業(yè)檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案等）可以在網(wǎng)絡(luò)上方便瀏覽（有相關(guān)的權(quán)限控制），為公司領(lǐng)導(dǎo)和設(shè)計(jì)部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是公司內(nèi)部信息的信息中心。

（四）方便二次利用、提高利用率。一般的單位形成的檔案總是要隔一年才整理完畢，但事實(shí)上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的，這在一定程度上影響了檔案的利用效率；同時(shí)既已形成的檔案利用起來(lái)也是相當(dāng)麻煩，首先要登記，然后要在浩如煙海的檔案中查找，這個(gè)過(guò)程中不可避免的要造成損壞，而且同一份檔案在同一時(shí)期只能由一個(gè)人借閱，別人只能在他借閱完畢后才能再續(xù)借。而檔案的信息化建設(shè)成功之后，檔案信息可以在內(nèi)部網(wǎng)上共享，有控制地進(jìn)行利用。

（五）企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程不斷優(yōu)化，管理水平不斷提升。通過(guò)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，不僅提高了檔案管理人員的管理理念、業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能，使檔案員掌握了微機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、軟件等操作技能，而且使管理流程發(fā)生了根本的轉(zhuǎn)變，檔案管理更加規(guī)范先進(jìn)。

二、檔案管理系統(tǒng)所應(yīng)具備的功能特點(diǎn)

檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)具備以下特點(diǎn)：⑴極高的安全性和穩(wěn)定性，用戶進(jìn)入系統(tǒng)需進(jìn)行身份驗(yàn)證，只有注冊(cè)了的人才能登陸進(jìn)入系統(tǒng)。所有用戶都被賦予特定的工作權(quán)限，用戶登陸后只能執(zhí)行在其權(quán)利范圍內(nèi)的操作。⑵安全的系統(tǒng)運(yùn)行平臺(tái)，系統(tǒng)在數(shù)據(jù)災(zāi)難恢復(fù)、數(shù)據(jù)訪問(wèn)方面采用SQL2000技術(shù)，使得數(shù)據(jù)庫(kù)具有極好的穩(wěn)定性和安全性，能承載大用戶量的并發(fā)工作。所有用戶不能直接操作數(shù)據(jù)庫(kù)，也無(wú)權(quán)接觸到程序本身。⑶具有功能擴(kuò)展接口，系統(tǒng)功能可以進(jìn)一步擴(kuò)充，綜合管理，為日后軟硬件升級(jí)提供便利。⑷強(qiáng)大的系統(tǒng)管理與維護(hù)功能，通過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋?quán)限控制，按照不同用戶、不同功能、不同部門的權(quán)限，實(shí)現(xiàn)功能的數(shù)據(jù)層級(jí)權(quán)限控制，避免了非法操作帶來(lái)的數(shù)據(jù)安全性困擾。系統(tǒng)還擁有用戶管理、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能，特別是在備份方面可以進(jìn)行整體備份、局部備份和定時(shí)備份等多種備份方式，系統(tǒng)能夠定時(shí)自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，能夠從備份介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，可隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸與庫(kù)同步，能夠隨時(shí)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防系統(tǒng)災(zāi)難造成的數(shù)據(jù)丟失。

三、要做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)前期工作

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的根本，是為了適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展要求，及時(shí)有效地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理服務(wù)。推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作，對(duì)企業(yè)檔案管理部門來(lái)說(shuō)是一個(gè)全新的課題，為確保檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作規(guī)劃明確、層次清晰、效果明顯，應(yīng)重點(diǎn)做好幾項(xiàng)工作。

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。為推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作的開(kāi)展，必須要統(tǒng)籌規(guī)劃，成立以分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，企業(yè)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員的企業(yè)信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決檔案網(wǎng)絡(luò)化工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，解決方案制定、費(fèi)用保證、技術(shù)支持、信息采集、資料收集、物資供應(yīng)等方面的問(wèn)題。

（二）要在檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過(guò)程中要向檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作先進(jìn)企業(yè)進(jìn)行學(xué)習(xí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)他們?cè)跈n案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過(guò)程中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。

（三）進(jìn)行全面細(xì)致的調(diào)查摸底工作。項(xiàng)目建設(shè)之前，要對(duì)本企業(yè)各單位檔案管理情況進(jìn)行調(diào)研，在充分考慮各單位實(shí)際需要、檔案工作要求及其發(fā)展趨勢(shì)的基礎(chǔ)上，制訂本企業(yè)檔案信息化建設(shè)方案。

四、要以“三庫(kù)”建設(shè)為重點(diǎn)扎實(shí)推進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案工程，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須與企業(yè)信息化建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展。要加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、原文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字檔案信息采集、存儲(chǔ)、傳輸、應(yīng)用等基礎(chǔ)平臺(tái)的建設(shè)，完成重要檔案的文件級(jí)機(jī)讀目錄制作，完成部分館藏檔案全文數(shù)字化。要大力實(shí)施檔案室數(shù)字檔案工程。要加強(qiáng)電子文件的收集、歸檔和管理，防止和避免電子文件與紙質(zhì)文件脫節(jié)的現(xiàn)象，在向檔案館報(bào)送現(xiàn)行文件、移交檔案時(shí)，同時(shí)報(bào)送電子文件和機(jī)讀目錄。檔案信息化建設(shè)是社會(huì)信息化的重要組成部分，我們要抓住企業(yè)加快信息化建設(shè)步伐的機(jī)遇，積極搞好檔案信息化建設(shè)規(guī)劃。爭(zhēng)取將企業(yè)檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃，使企業(yè)檔案信息建設(shè)與企業(yè)整體信息化建設(shè)有機(jī)結(jié)合同步實(shí)施，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的跨越式發(fā)展。

四、在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中要注意的問(wèn)題

當(dāng)前我國(guó)檔案信息服務(wù)的現(xiàn)狀，主要有以下幾個(gè)方面：一是檔案部門經(jīng)費(fèi)緊缺、設(shè)備落后，建設(shè)檔案網(wǎng)站必須有一定的財(cái)力支撐：二是網(wǎng)站建設(shè)缺少統(tǒng)一的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于網(wǎng)站建設(shè)如何適應(yīng)數(shù)字化發(fā)展的需要，站點(diǎn)應(yīng)提供那些類型信息、以何種方式提供信息、如何保證上網(wǎng)信息的安全等問(wèn)題，至今沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定：三是檔案部門缺少高素質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)人才，目前多數(shù)檔案人員網(wǎng)絡(luò)知識(shí)是個(gè)空白，真正懂網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的屈指可數(shù)。人才的匱乏，給檔案網(wǎng)站建設(shè)、維護(hù)帶來(lái)困難。

檔案部門必須盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)提供利用的手段，以現(xiàn)代化的技術(shù)手段東展檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。一是要抓好檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。利用信息數(shù)字化技術(shù)和電子存儲(chǔ)技術(shù)，可以捕捉任何現(xiàn)存的東西，如，照片、紙張等易毀壞變形的檔案材料。，把它們妥善地保存起來(lái)。二是要盡可能采用先進(jìn)和成熟的信息技術(shù)和產(chǎn)品是搞好網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。信息化管理系統(tǒng)，利用其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)和原文批量輸入，批量修改等編輯功能，保證檔案的完整錄入。檔案信息利用查詢系統(tǒng)利用其使用方便，通用性強(qiáng)來(lái)完成檔案信息的查詢利用、審批工作。三是健全相應(yīng)的政策法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，確保上網(wǎng)檔案信息安全。為確保用戶檔案信息的完整無(wú)缺以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和應(yīng)用軟件系統(tǒng)安全可靠，防止數(shù)據(jù)被竊取和篡改，企業(yè)在硬件設(shè)備和系統(tǒng)的技術(shù)招標(biāo)時(shí)要明確要求，系統(tǒng)設(shè)備應(yīng)具有容錯(cuò)功能、熱交換存儲(chǔ)能力，采用數(shù)據(jù)備份恢復(fù)、數(shù)據(jù)日志、故障處理等系統(tǒng)功能，出現(xiàn)故障時(shí)能夠迅速恢復(fù)并有適當(dāng)?shù)膽?yīng)急措施；在數(shù)據(jù)傳輸中，選用當(dāng)前成熟的數(shù)據(jù)加密技術(shù)確保數(shù)據(jù)安全；在網(wǎng)絡(luò)上，選用多層結(jié)構(gòu)技術(shù)；要利用大型數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性確保數(shù)據(jù)的安全。四是抓好隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，對(duì)檔案工作者的專業(yè)技能結(jié)構(gòu)提出了新要求，如，信息分析師、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)人員、計(jì)算機(jī)軟、硬件等人才。因此，必須改變保管型人員過(guò)多、結(jié)構(gòu)單一的狀況，建立一支具有高素質(zhì)的、綜合能力強(qiáng)的專業(yè)技能檔案隊(duì)伍（可通過(guò)專業(yè)技能培訓(xùn)，還可引進(jìn)信息技術(shù)等方面的專門人才），進(jìn)而為企業(yè)檔案信息管理人才奠定基礎(chǔ)。

五、做好檔案信息化工作的宣傳工作

企業(yè)檔案部門要在企業(yè)網(wǎng)上設(shè)立檔案網(wǎng)站。同時(shí)要做好檔案網(wǎng)站的建設(shè)，通過(guò)豐富多彩的網(wǎng)頁(yè)，提高檔案網(wǎng)站的點(diǎn)擊率，將檔案網(wǎng)站建設(shè)成為集檔案知識(shí)學(xué)習(xí)、工作、宣傳于一體的多功能網(wǎng)站，充分提高企業(yè)員工檔案意識(shí)和檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

總之來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程，在企業(yè)檔案信息化過(guò)程中，一定要做好信息化的前期準(zhǔn)備工作，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視、要把企業(yè)檔案信息化納入企業(yè)整體信息化工作之中，在信息化的過(guò)程之中，一定要高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，要在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，不斷提升企業(yè)檔案管理、檔案利用水平，為企業(yè)改革發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)淺析鄒國(guó)陽(yáng)黑龍江檔案 2012.4