關于檔案管理信息化的思考

摘 要：電腦技術的飛速前進讓我們進入到信息化階段。伴隨著信息化的前進，以往的檔案管理形式已經不能夠滿足數字化檔案管理的需求，在檔案管理作業中現已普遍使用電子檔案，在新階段檔案管理所追求的宗旨是檔案信息化。在信息化環境下怎樣增強檔案管理作業是檔案管理者所面對的新科目。

關鍵詞：檔案管理；信息化；思考；

文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-09-00-01

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。這是一個長期的發展過程，這一過程中，要不斷的采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提升檔案管理和使用的現代水平。

一、當前檔案信息化管理面臨的挑戰

（一）創新與安全的挑戰

以往施行的檔案管理機制的重點第一是方便搜索，使用，第二是保障檔案安全。檔案管理體系縱向運用前進時，會體現和別的運用體系綜合的狀況，例如文檔管理整體性。針對這種綜合，要用革新思想來解決好各個部分的沖突。并且電腦體系以及網絡自身在安全部分都存在不足，硬件：人為亦或者自然災難；軟件：受到病毒侵入。

（二）標準化、法制化的挑戰

因為檔案本身的繁瑣性，國內政府的檔案管理系統十分繁瑣，不集中管理比較突顯。因為多處管理，各自有各自的規則，導致了管理規范化統一難。檔案方面依據的法律法規較少，乃至對達50年歷史的檔案一定要密封級別都沒有相關的法律根據，導致很多的檔案由于密級狀況沒辦法施展其作用。

（三）技術支持不全面

一是電子文件在性質上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。二是在檔案信息化建設初期，有大量的紙質檔案需要通過掃描儀等設備轉化為電子檔案，目前我們多數單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應將原始檔案資料短期內完成轉化的要求。

二、加強檔案信息化管理工作的措施

（一）轉變管理模式

伴隨著現代化管理措施以及裝置的引入，尤其是電腦、縮微、光盤、多媒體等技術的前進為現在檔案管理的前進供應了優越的條件，現在措施推動以往的檔案管理形式面對著新的前進。現在，檔案管理作業的關鍵也符合數字化管理的需求，檔案管理從以前的實物改變到信息能源的管理，使用信息為管理宗旨，對產生的各類檔案開展數字化制作，使用現代化措施對檔案信息能源開展管理。檔案使用信息化能夠多次重復、多平臺的使用，必須經過信息化，才能夠完成檔案信息能源的運用價值，可以為經濟前進、科學技術前進等方面供應更加完整、更加便利、更加高效的服務；可以創建出更高的社會以及經濟利益，促進其成為將來信息社會前進的珍貴戰術能源。

（二）加強基礎設施建設

電子電腦措施是現在新措施改革的先進措施。電子電腦擁有計算數據塊、精準度高，儲存資料以及邏輯辨別性能高并且主動開始計算等特征，在文件的管理上，使用電腦開展資料的收取、搜索、讀閱、奉還，還有辨別到時間需要消滅的資料等檔案的管理作業。在檔案管理中，使用電腦進行檔案的搜集、收拾、編寫搜索方式、實質簡介以及編寫內目次，還能夠供應庫房使用。在特別檔案作業中，例如編寫大規模搜索工具、為檔案的研發作業供應服務和檔案計算等作業。所以第一先把電子電腦裝置到硬件上，提升各種檔案管理室使用電腦以及網絡措施的運用水平，慢慢提升檔案信息化程度。第二要創建以及健全局域網絡。使每一項作業都網絡化，增強檔案的使用。

（三）建立有效的信息系統

首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。在電子檔案使用過程中，首先是應注意電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統，不能實現系統間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數據完整歸檔，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

（四）提高檔案工作者專業素質

現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的：首先，檔案管理者必須具多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學及檔案自動化管理等有關專業知識和基本技能。再次，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學習相關知識，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造及培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法建立復合型人才群體和梯隊型人才結構。

三、結束語

檔案是我們人類所經歷的歲月中對其中事情記載的載體，以記載的真實性以及原始性為前提，是信息的重要構成部分。增強檔案管理信息化創建，可以提高檔案管理以及使用水準，充分施展檔案的信息能力。

參考文獻：

[1]紀慧梅.社會信息化與檔案編纂[J].蘭臺世界，2013，（24）

[2]游蘭菊.電子文件對檔案工作的影響及對策分析[J].北京檔案，2011，（05）

[3]胡明華.論檔案數字化對檔案保護的重要性[J].黑河學刊，2011，（06）

[4]趙英.信息化條件下的檔案管理與服務創新[J].檔案管理，2011，（02）