淺談新形勢下企業辦公室秘書的主要職業要求

摘 要：隨著我國經濟社會的不斷發展，企業辦公室工作在整個企業的正常運行過程中發揮著基礎性的作用，尤其是對于一些煤電集團的辦公室秘書而言，他們的工作質量將會對企業的發展和運行產生根本的影響，本文主要對新形勢下的煤電企業辦公室秘書的相關職業要求進行闡述，從而能夠提升相關工作人員的綜合素質和工作能力，促進我國煤電企業的正常運行。

關鍵詞：企業辦公室；秘書；職業要求；

中圖分類號：C931.46 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-08-00-01

在社會主義市場經濟快速發展的推動作用下，企業辦公室秘書的工作顯得更加重要和必不可少，煤電企業的辦公室秘書主要承擔各種招待和接待工作的安排、寫材料以及單位的各種外出活動等等，因此，提高他們的綜合素質對于實現煤電企業的正常運行具有十分重要的作用。辦公室秘書的業務能力、政治思想、道德素質在一定程度上決定煤電企業能否順利進行內部信息的有效溝通，對于參謀決策等活動還具有實際的輔助作用，因此，辦公室秘書要不斷提升自己的綜合素質，促進企業的正常運行。[1]企業辦公室秘書工作能力和綜合素質的培養主要從提升職業道德、提升辦公能力以及處理人際關系等三個方面入手，辦公室秘書要能夠從根本上認識到自身工作的特殊性，結合煤電企業發展的實際狀況來發揮自身優勢，實現企業的順利發展。

一、辦公室秘書的職業道德培養

所謂的職業道德就是保證辦公室秘書能夠實現規范辦公的基礎性要求，秘書所扮演的是企業領導的參謀人的角色，他們的工作作風會影響到各個階層的領導在企業其他工作人員心目中的形象，所以，辦公室秘書要達到以下幾點標準要求。

（一）在日常辦公過程中要堅持各種制度和相關要求，公道地處理公務。由于辦公室秘書在工作過程中會接觸到很多工作人員，但是不能把這種與領導接觸的關系單純地理解為主仆關系，嚴禁對上級領導阿諛奉承，對一般員工的種種訴求和要求視而不見。[2]在日常辦公中一定要堅守公正性的原則，不要被各種物質或者利益蒙蔽雙眼，把企業領導所布置的工作任務順利完成。

（二）煤電企業的辦公室秘書在工作過程中要養成任勞任怨和吃苦耐勞的品質，堅決服從企業領導的安排，在保證順利完成工作的前提下不斷發揮自身的創造力和積極性，提升自己的工作效率。

（三）企業辦公室秘書要對企業內部的機密嚴格保守，他們在日常工作中會直接參與到各種機密文件的處理工作中，也正式由于這樣的原因，一些煤電企業的競爭對象會把秘書當作自己的“公關”對象，在日常工作中，辦公室秘書要不斷提高自身的職業警惕性，養成優良的道德素養，在一般性的場合不要隨意談及企業內部的機密，要根據談話對象與公司的實際關系來確定各種談話內容，避免由于自己的疏忽而給企業帶來不必要的損失。

二、不斷提升辦公室秘書的辦公能力

煤電企業辦公室秘書的辦公能力主要是指處理日常各項工作和問題的能力，這是保證辦公人員提升工作效率的基礎性能力，由于辦公室秘書日常的工作紛繁復雜，因此，必須要對各種事務進行合理有序的安排，在提升各項工作效率的同時，保證工作質量的不斷提高，所以，在日常工作中還要提升自身的工作能力。

首先辦公室秘書要提高自我的語言表達能力，雖然目前的電子通訊工作在日常辦公室工作中起到了一定的輔助作用，但是，很多工作在上傳下達的過程中還需要秘書口頭來完成，這就要求其學會科學的說話技巧，提升說話的語言藝術，確保言語表達的科學性和準確性，辦公秘書還要不斷提升言語表達的生動性，不產生詞不達意的問題，在日常接待或者外出活動中充分發揮自身的語言優勢，從而順利完成各種工作。

辦公室秘書還要提升自我寫作能力，提供信息、撰寫文稿、進行日常調查研究等工作都離不開良好的寫作能力，所以，辦公秘書要能夠數量掌握各種公文的寫作理論知識，提升自我寫作能力，在日常工作中還要虛心向經驗豐富的工作人員請教公文寫作的相關經驗，在日常工作中多多進行練習，保證文字語言組織的準確性與合理性，讓日常公文邏輯順暢、文章通順、格式順暢、言簡意賅。[3]例如在對煤電企業文化進行宣傳的過程中，要圍繞企業“安全生產、現場管理”等工作，通過報紙、網絡、黑板報、電視、標語等形式進行宣傳，保證取得良好的企業文化宣傳效果。

最后，辦公室秘書還要能夠掌握熟練使用各種自動化辦公設備的方法，目前，各種現代化的辦公設備在提升工作人員工作效率的同時，也從根本上提升了日常辦公的準確性和科學性，辦公室秘書要能夠緊跟時代發展步伐，掌握各種操作手段和操作方法，利用先進的數據處理技術和分析軟件對企業的相關資料進行分析，從而實現日常辦公效率的不斷提升。

三、培養辦公室秘書人際關系處理能力

辦公室秘書與企業員工以及上層領導之間存在種種工作上的聯系，所以，其人際關系處理能力會從根本上影響到其日常的工作效率和工作質量，良好的人際關系能夠促進辦公室秘書更好地完成日常工作。[4]所以，辦公室秘書要能夠與企業領導保持和諧融洽的工作關系，對于領導在日常工作中所出現的問題學會恰當提醒，切不可喧賓奪主，遇到與領導意見不同的狀況時，可以選擇合適的時機私下溝通，保證領導在日常工作中的主體地位。在與企業的普通員工進行溝通和交流時，要能夠充分實現人人平等，不能憑借個人喜好就隨意疏遠或者過分親近他人，要按照公正、公平、公開的原則來處理日常工作，從而順利完成領導布置的各種辦公室工作任務。

四、結語

煤電企業作為國名經濟健康發展的基礎性企業組成部分，辦公室秘書的工作能力和綜合素質對于企業的日常運行具有十分重要的影響。[5]因此，辦公室秘書要要能夠認識到自身工作的重要性，在日常工作中不斷提升自己的專業素質和綜合能力，養成吃苦耐勞、樂于奉獻的精神，不斷提升辦公能力，用高標準和高要求來完成各項工作，為了能夠實現煤電企業的長遠發展，辦公室秘書要在日常工作中處理好與企業領導和員工之間的關系，發揮橋梁和紐帶作用，保證順利完成各項指示，從而為煤電企業的健康發展奠定堅實的基礎，給企業發展提供源源不斷的動力和智力支持。

參考文獻：

[1]唐磊.提高辦公室工作人員履職能力的思考[J].現代企業文化，2012（15）

[2]陳少意.辦公室工作人員要做好“三務”[J].鋼鐵文化，2012（12）

[3]李偉.論當代辦公室工作人員基本素質[J].商情，2011（42）

[4]劉萬莉.淺談如何提高企業辦公室工作人員的綜合素質[J].商情，2013（35）

[5]劉小英.新形勢下企業辦公室工作人員應該具備的基本素質及其培養對策[J].辦公室業務，2013（17）