新媒體背景下檔案管理管窺

摘 要：近年來，隨著信息技術(shù)在檔案管理上的不斷應(yīng)用，如何做好新時(shí)期的檔案管理工作已成為檔案工作者亟待完成的重要工作。文章從新媒體背景下檔案管理的發(fā)展趨勢入手，提出做好檔案管理工作的幾點(diǎn)看法，供同行探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；措施；借鑒；

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-08-00-01

以互聯(lián)網(wǎng)、手機(jī)媒體為代表的新媒體，不僅沖擊了傳統(tǒng)的媒體結(jié)構(gòu)，也刷新了現(xiàn)代社會的信息傳播方式。隨著新媒體的持續(xù)發(fā)展以及在社會各方面的不斷深入，檔案的管理方式也相應(yīng)發(fā)生了變化。由于新媒體在信息傳播中具有明顯的優(yōu)勢，因而在各個(gè)領(lǐng)域被廣泛采用。為了實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用，檔案部門也在檔案利用過程中越來越多地采用了新媒體。作為檔案工作關(guān)注的焦點(diǎn)，檔案管理如何提高水平和能力，提升檔案的歸檔管理效率，對其進(jìn)行有效的改革已經(jīng)成為必然趨勢。在新媒體背景下，如何制定權(quán)威的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，規(guī)劃檔案管理的發(fā)展方向，是當(dāng)前檔案建設(shè)的重要內(nèi)容。

一、檔案管理發(fā)展的趨勢

（一）信息數(shù)字化

隨著信息化的高度普及，很多單位都有自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。因此，檔案在生成方式、存儲方式上都有了重大的變化。例如起草和簽發(fā)文件、催辦和文件歸檔等都利用信息化的管理，文件包含的文字等都是數(shù)字化形式的，這樣檔案主要以電子媒介的形態(tài)存在，既方便管理又方便存儲，可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行有效的管理，包括收集、篩選、存儲直至使用，這就使檔案信息呈現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展趨勢。

（二）利用多樣化

隨著檔案管理水平的不斷提升，檔案內(nèi)容多種多樣，檔案利用呈現(xiàn)多樣化趨勢。一方面利用檔案的人數(shù)和對象不斷擴(kuò)大，另一方面人們對檔案利用的需求也在不斷地增加。在新媒體背景下，檔案打破了傳統(tǒng)利用方式的局限，為人們利用檔案提供了便利，其利用價(jià)值也開始發(fā)生新的更大的變化，突破單純的參考、憑證等用途，檔案的知識性、休閑性利用成為可能。

（三）服務(wù)大眾化

隨著網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)、數(shù)字電視等新媒體的廣泛使用，檔案服務(wù)利用方式實(shí)現(xiàn)了創(chuàng)新。上海市在地方政府規(guī)章之中寫入了檔案館開展現(xiàn)行文件開放服務(wù)工作的相關(guān)規(guī)定。貴州省檔案館2006年就開創(chuàng)性地開通了手機(jī)短信查詢檔案和現(xiàn)行文件目錄業(yè)務(wù)，檔案利用與新媒體第一次“親密接觸”。人們不用到檔案館就可以實(shí)現(xiàn)利用檔案的目的，這種便捷激發(fā)了檔案利用潛能，使檔案利用人群多元化、規(guī)模化。

二、當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

（一）重視程度不夠。當(dāng)提到檔案管理時(shí)，不少單位認(rèn)為把檔案資料輸入電腦中就標(biāo)志著進(jìn)入信息化管理了，所以在實(shí)施信息化的過程中，會受到人為觀念的影響。一部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化工作是口頭上重視、實(shí)際上忽視，使用時(shí)重要、不用時(shí)次要，思想觀念需要更新。

（二）缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃。由于許多單位正處在檔案管理信息化起步階段，尚未掌握科學(xué)的管理方法，對自身的發(fā)展戰(zhàn)略缺乏考慮，沒有在推進(jìn)檔案信息化方面做好總體規(guī)劃。因此，檔案管理未能從落后的體制、陳舊的模式走出來，建立一套科學(xué)完整的檔案管理體制，這很大程度上影響了檔案信息化工作的有序發(fā)展。

（三）資源開發(fā)不足。長期以來，普通群眾無法獲得利用檔案的權(quán)利，或者缺乏利用檔案的意識，檔案利用只是一小部分人的行為。新媒體的出現(xiàn)，擴(kuò)大了利用人群規(guī)模，滿足了人們的多元需求。但是目前，室藏檔案的數(shù)字化加工力度不大，對檔案資源開發(fā)有限，信息化程度明顯低下，一些部門甚至信息化建設(shè)尚未真正開始，因此未能在互聯(lián)網(wǎng)上提供更豐富的檔案數(shù)據(jù)查詢，影響了檔案各項(xiàng)服務(wù)功能的進(jìn)一步發(fā)揮。

（四）現(xiàn)實(shí)作用未完全發(fā)揮。目前，有很多檔案工作仍停留在看門守?cái)偂⒈粍?dòng)服務(wù)的舊觀念舊模式上，僅僅滿足于利用者上門查閱。編研成果少，質(zhì)量不高，編研工作大多數(shù)限于檔案部門自身使用案卷目錄，在這種管理狀況下，檔案所發(fā)揮的服務(wù)導(dǎo)向、宣傳教育作用被弱化了。

（五）人員素質(zhì)不高。基層單位專職從事檔案管理工作的專業(yè)人員較少，也很少有機(jī)會出去接受檔案新知識的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，因此大部分檔案員只能做一些文件歸檔等基礎(chǔ)性工作，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的人才就更少。按照檔案信息化的要求，建設(shè)一支精通電子技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)的人才隊(duì)伍勢在必行。

（六）經(jīng)費(fèi)投入不足。檔案信息化建設(shè)，是一項(xiàng)投入高、回報(bào)慢、周期長的系統(tǒng)工程，需要配備必要的軟硬件設(shè)施設(shè)備，資金投入沒有保障，檔案信息化工作無法正常開展，必然帶來管理上的短腿，不僅容易造成許多寶貴的資料因保存不好管理松散或難以保存而丟失，而且對檔案開發(fā)利用極為不利。

三、做好檔案管理工作的有效措施

（一）制定科學(xué)合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

目前，檔案管理模式采用的還是很早以前的方式，已經(jīng)不適合時(shí)代發(fā)展的要求。對于數(shù)字化信息的文件歸檔與管理還沒有完善的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這對于管理好檔案顯然是不合適的。因此，應(yīng)該加快制定科學(xué)合理的信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范勢在必行，這會使檔案的管理人員有章可循，可以規(guī)范化并且有效的管理好檔案，為保障國家的信息安全做好服務(wù)工作。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才

檔案管理需要具備敬業(yè)精神和專業(yè)素質(zhì)。因此，必須建立科學(xué)的引進(jìn)人才制度，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才，同時(shí)還要對現(xiàn)有人員進(jìn)行科學(xué)合理的培訓(xùn)，使得檔案從業(yè)人員成為既精通業(yè)務(wù)又具備必要的信息技術(shù)的全能型人才，在檔案管理方面充分發(fā)揚(yáng)創(chuàng)新意識，適應(yīng)新媒體信息傳播方式的需求。

（三）注重做好檔案信息安全工作

檔案信息資源是國家的寶貴財(cái)富，確保檔案信息安全，是檔案工作的永恒主題。在新媒體環(huán)境中，檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)信息安全管理，確保檔案數(shù)字信息管理系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠，建立健全各項(xiàng)設(shè)計(jì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的信息安全規(guī)章制度，建立檔案數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，提高信息化條件下檔案安全保障能力。

總之，隨著我國數(shù)字電視、網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)等新媒體用戶的不斷擴(kuò)大，檔案管理面臨空前機(jī)遇和挑戰(zhàn)。為了做好檔案管理工作，就必須制定科學(xué)合理的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，多培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才，不斷的進(jìn)行制度創(chuàng)新，以高度的責(zé)任感和使命感為檔案信管理的發(fā)展建設(shè)付出持之不懈的努力。