淺談企業檔案管理工作中的幾點體會

[摘 要]在企業的日常運營過程中，關于檔案的管理是其不可分割的一部分，所以我們說檔案管理是企業日常管理的一項很重要的基礎工作，同時它也是企業進行經營和生產管理的不可缺少的組成部分。因此，實施企業檔案管理工作對于企業的生產發展有著至關重要的作用。

[關鍵詞]企業運營；檔案管理；主要問題

我們平常所說的企業內部的檔案不僅是指單純的文書檔案，還有設備檔案、科研成果等很多方面的檔案。而隨著市場經濟的不斷發展，我們國家的民營企業的檔案管理也要隨著科技與社會的不斷發展而發展，因此，企業內部只有采用一些現代化的手段才能夠提高檔案管理的能力，以便更好的為企業的向前發展服務。

一、企業檔案管理工作的作用簡述

1.全面提高企業的經濟效益

企業在正常的檔案管理工作時，一般是對企業的設施建一個數據庫，這個數據庫是方便我們對設備數量、廠商登記等數據管理的統一化，特別是對設備的參數、技術操作規程等，還有就是會企業里的科研技術數據以及研究成果等的檔案形成統一管理。這樣做就為企業的正常運營，提供一個準確的技術和硬件支持。

2.改革職工的日常生產理念

企業實施檔案管理除了上述的一個好處外，還有一個好處就是能影響員工的生產理念。因為企業在實施對檔案的規范管理后，這就為員工提供了一個尋找最新生產理念的渠道，企業通過對生產設備以及科研設施的檔案管理，設立定人、定點、定量的生產設備檢查制度，這樣做就會改變員工的日常生產理念，開始慢慢形成一種自主維修、全面進步的全新理念。

二、目前企業檔案管理工作存在的問題分析

1.檔案管理人員的業務素質不高

現代企業內部在檔案管理方面最突出的問題就是檔案管理人員的業務素質偏低。公司檔案管理人員的業務能力一直停滯，處理信息的能力不夠強，比如說，對設備和一些科研設施的文獻檔案、信息化管理等意識嚴重缺乏，更甚者還有的檔案管理人員不去學習和接受一些新的知識和理念，以消極的態度對待檔案管理，這些都是現代企業檔案管理員存在的問題和不足。

2.員工運用檔案管理的能力不足

我們上述說到的設立生產設備的檔案不是企業的初衷，企業就是為了能夠給平時的生產提供一個依據，這個消除了建立的盲目性，也就提高了企業生產的效益。而在現實的工作中，員工應用檔案管理的能力有欠缺，這就會導致很多的檔案管理工作無法做到位，也就會給企業的正常生產帶來阻擾。比如說，當設備發生故障時如果我們缺少這些生產設備的檔案資料，那么就會使得企業生產出現麻煩，所以，要強化對檔案管理的細節工作，將檔案管理工作做細、做實。

3.企業應用多媒體技術的能力明顯不足

在企業檔案管理工作中，我們可以利用先進的計算機技術、通訊技術和網絡設備，建立一些多媒體的檔案管理室、視聽閱覽室等，為讀者提供便利。可是企業在實際生產中，情況卻是有很多問題，尤其是在在多媒體的應用上，企業大都存在認識不到位、經費不足、缺乏良好查閱習慣等問題，給建設現代化的企業檔案管理模式帶來麻煩，所以，企業要加強多媒體的應用效果，體現現代技術手段的整體效能。

三、企業檔案管理工作新型模式的探索

1.構建一個新型的檔案管理平臺

企業應該把實施檔案管理當做日常生產效益的組成部分，特別是對企業經濟效益起提升作用的設備檔案、科研資料檔案建一個規范的管理機制，變革檔案管理理念，讓科技和檔案管理有效地結合在一起。企業還要進一步提高設備人員的素質，制定一個標準的操作規范，其中包含設備操作、維護規范。這個標準的操作規范既要符合設備的狀況又要符合員工的水平和勞動強度，要把操作、保養、安全和故障的處理結合起來，建立現場作業規范和維修作業規范。

2.提高檔案管理工作人員的業務水平

企業在做到上述條件的同時，還要提升檔案管理工作人員的基本業務水平。檔案管理人員能夠整理一些雜亂無章的資料，給他們建立一個有序的目錄，從而可以形成井井有條的檔案管理系統。現代科技技術在檔案管理工作中的廣泛運用，檔案管理工作人員如果不具備一定的計算機技術知識，就導致他們將無法滿足日益進步的管理腳步，檔案管理人員在積極探求業務素質的同時，還要能夠主動鉆研，不斷進取，孜孜以求，不斷進取，爭取為企業提供優質而高效地服務。

3.建立一定的網絡檔案服務管理模式

企業對檔案的管理要從科學技術的角度出發，特別是對檔案資料的條目檢索、檔案知識導航等，企業可以通過互聯網的方式讓企業檔案管理達到一個最好的境界，我們還可以把計算機技術、互聯網技術、物聯網技術運用于檔案管理服務之中，提供更多方便快捷的智能化服務。這樣就會擴大檔案管理中各類資源的共享范圍，將這三種技術結合起來，使企業檔案管理的各項活動環環相扣，形成一個統一的整體，以便獲得更大的效益。

四、結束語

總而言之，企業只有對檔案管理工作實施規范化操作，并且還要運用現代信息技術手段，從制度創新、管理創新、理念創新三個同時方面出發，并且還要結合企業在檔案管理方面的實際情況，特別是企業在設備、科研資料等方面的檔案管理，只有做好這些才能真正的提高企業的經濟和社會效益，所以，我們還會對這個話題進行進一步研究。

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作者簡介：金銀珠（1979.11-），女，朝鮮族，助理館員，大學