信息時代的檔案管理技術創新研究

馬英

[摘 要]隨著經濟技術的快速發展和社會的巨大進步，網絡技術、信息技術以及眾多的科學技術都展示出了自己強大的生命力。它們在諸多生產領域得到了廣泛使用和普及，很好地發展了信息經濟。從檔案來看，它在信息資源中居于主體地位，這就要求在檔案管理系統內盡可能地運用計算機、通訊以及網絡等在內的多種先進技術，從而為發展經濟做出應有的貢獻。本文提出了實施檔案管理技術創新的若干策略，希望能夠發展出更好地適應符合信息化要求的檔案管理創新技術和體制，更好地推進檔案管理工作。

[關鍵詞]信息化時代

前言

從當前來看，我國在信息化建設方面已經取得了巨大的成就，例如在通訊技術、網絡技術以及計算機技術等，都在檔案工作中得到了很好的運用和普及。從檔案管理方面的技術創新來看，非常注重面向廣大用戶而進行的應用創新，但是在技術創新卻沒有很好地注重技術支持，所以只存在著較低的成果轉化率，不具備較強的便捷性以及推廣性。

一、最新運用的檔案管理技術創新

1、云計算

從云計算的含義來看，這是在當前的科技環境中，深入地發展了多種類型的科學計算。從云計算的工作原理分析，它借助許多大型服務器所提供的集成環境，構件好自己所需要的數據計算中心以及交互中心，從而借助強大的網絡技術，為廣大網絡用戶提供較好的數據保存以及共享服務，此外也提供軟件、硬件資源等不同的服務方式，能夠經濟適用地存在較大數量的數據和信息。

2、移動互聯網

移動互聯網指的是將互聯網和移動通信設備聯系在一起的技術措施，經過了迅猛發展的技術進步，人們能夠在移動通信領域很好地使用互聯網技術，這就完成了互聯網的移動應用，也為廣大移動設備使用者提供了卓有成效的信息傳輸方法。這種方式為廣大人群提供了有效地共享檔案信息資源的方式，這在很大程度上受益于我國在移動互聯網技術方面所取得的巨大進步和迅猛發展。

二、實施檔案管理技術創新的相關策略

1、電子文件歸檔

在進行檔案管理的過程中，可以很好地借助移動互聯網技術或云計算技術，從而實現數據或檔案資料的遠程歸檔業務。對檔案工作者來說，他們不必在電腦上安裝任何類型的軟件，只要能夠獲得WIFI使用權或能夠使用移動網絡，就能夠按照本單位的相關需要和要求，開展相關操作。這樣以來，無論檔案管理人員身處何處，只要能夠使用移動網絡或移動互聯網絡，就能夠高效地實現本單位的檔案歸檔工作。借助這種方式，能夠有效地打破檔案歸檔工作在過去受到較大的時空限制和地域限制因素的影響。按照當前快速發展的科技形勢，可以預測的是，在今后檔案歸檔的工作過程中，可能會存在以下三種重要形式：傳統歸檔、移動互聯網歸檔以及互聯網遠程歸檔。它們將會在檔案管理過程中發揮各自的優勢和作用，密切配合，更好地完成檔案歸檔工作。

2、存放和管理實物檔案

在物聯網技術方面，運用較多的技術是RFID電子標簽技術，從這種技術來看，它自身有著較強的無線通信識別能力，可以有效地處理附著的物體信息。這種新型技術存在著諸多點：它有著較遠的感知距離，不需要實際接觸就能感知相關信息，便于操作，感知能力較強，而且有著較強的適應性等。這項科學技術使得檔案管理人員能夠在那些有著重大價值的檔案資源上貼上相應的RFID標簽，在RFID上面標記利用好這些有價值的檔案資料的相關信息：例如它的放置位置、檔案的號碼、檔案名稱、歸檔日期。在對這些檔案進行管理的過程中，不需要親自完成對檔案的動手查找以及整理工作，只需要借助網絡，就能夠很好地管理好這些實物檔案。例如，在需要查找這些檔案的情況下，能夠借助所記錄的檔案位置以及物聯網技術，較為便捷地發現和獲取所需要的相關檔案。考慮到RFID具備較強的感應能力，它能夠對外界環境的濕度、溫度以及地點進行有效感知，能夠體現出以下兩個方面的運用優勢，首先是可以隨時管理檔案，例如可以按照存放檔案的環境以及濕度，決定如何存放檔案。其次是假如實物檔案在未能接收到RFID指令的情況出現了位置移動，則RFID能夠第一時間報警，告知管理員相關實物檔案在出現移動后的實際位置，從而更好地提升了有價值檔案的管理質量。

3、檔案管理技術創新中的檔案數字化、信息化目標舉例

對技術研發而言，為了更好地開發出更好的檔案管理技術，從而更好地使得相關人員能夠運用這些技術進行服務，確保內容的完整性以及真實性，要持續不斷地開展技術系統的創新工作。這就要科學地開發和設計出系統的研發能力以及設計能力，而且要逐漸地對相關技術進行完善，從而更好地助推檔案工作的升級換代，切實提高在檔案管理創新方面的技術水平和設計思想。從此處來看，選取了研發電子文件管理系統的相關案例，基本上可以分為以下若干階段：用戶需求調查、系統分析、系統設計、程序設計、系統測試與新舊系統轉換、系統運行維護以及評價階段等不同的階段。從上述所論述的若干階段來看，起到至關重要的階段是系統測試與新舊系統轉換階段。從這個階段來看，要科學地運用具備了代表性的模擬數據來完成相關測試。查看所設計出來的新技術能不能真正地支持實際的應用狀況，在測試過程中，要完整地走完每條路徑，從而盡早地暴露出所存在的問題，這樣以來，就能夠在使用相關的檔案技術創新之前，能夠很好地對它進行改正和協調。按照軟件的生命周期方法，在完成了系統的測試版本后，如果試運行沒有出現任何問題，才能開展客觀公正的鑒定，然后要通過用戶的驗收公正，順利地結束系統開發公正。

三、結束語

從上文分析可以看出，處在信息化背景下，要求檔案管理部門要進一步強化技術創新活動。對檔案管理工作人員來說，要切實能夠將自身作為信息專家的巨大作用積極地發揮出來。在檔案管理的工作和實踐過程中，要切實使得檔案工作人員不但強化和提升學習科學技術的積極性和實效性，要能夠最大限度地運用好在檔案管理創新方面的科技成果，從而更好地助推本單位在檔案管理工作方面的技術創新和技術發展。

參考文獻：

[1]遼寧省檔案局，遼寧省檔案系列中初級專業技資格考試指南[R].遼寧大學出版社，2006