探討醫院綜合檔案的開發及利用

石旭輝

[摘 要]檔案是醫院活動真實的原始記錄，是濃縮的、凝固的歷史，檔案工作是醫院事業發展的重要組成部分，做好醫院檔案管理，尤其是做好醫院檔案信息的開發與利用，使其與醫院改革同步，與衛生事業的發展同步，更好地適應日趨激烈的市場競爭促進醫院發展。

[關鍵詞]醫院檔案；基礎建設；開發利用

檔案利用是指以館（室）藏檔案資源為基礎，通過一定的方式，直接提供檔案為利用者服務的工作。實行綜合檔案管理工作，目前為止形成了包括實物檔案在內的黨群工作類、行政管理類、醫療業務管理類、教學管理類、后勤管理類、審計檔案類、科學技術研究類、制劑生產類、設備儀器類、基本建設類、會計檔案類、聲像檔案類、電子檔案類、干部職工檔案類共十五種門類檔案，這些檔案資料在醫院發展建設中起著查考憑證、參考依據、科學研究、宣傳教育的重要作用。檔案工作的根本目的就是開發檔案信息資源，服務經濟建設。而要充分發揮庫存檔案信息資源的潛在作用，就必須從以下幾個方面做好工作：

一、增強檔案工作人員的服務意識與水平

1、要具有良好的職業道德，熱愛檔案事業，樹立無私奉獻、全心全意為人民服務的精神，在工作中做到服務態度主動、熱情、耐心、周到；在服務方式上，拓展多種形式，樹立起主動服務的意識，改變過去“等、靠、要”的傳統工作模式，打破過去“重藏輕用”、“看攤守攤”的陳舊管理方式，由封閉式管理向開放式管理轉變，由被動管理向主動管理轉變，充分發揮檔案的信息資源功能，把檔案工作同醫院的社會效益和經濟效益密切聯系起來，在主動服務、跟蹤服務和開發利用上狠下工夫，不斷提高檔案工作效益，而只有通過提高效益，也才能進一步得到醫院的重視，才能提高檔案工作在醫院工作中的地位。

2、要具備良好的職業素質，即知識素質和能力素質。隨著醫院各項工作的不斷發展，對檔案利用的要求也越來越高，利用重點從政治、行政等方面的需要，發展到醫院業務建設、科學研究、精神文明建設等方面來，這就要求醫院檔案工作人員除精通掌握檔案管理專業知識外，還必須掌握醫療衛生相關知識、科技檔案（如科研成果檔案、設備檔案、基建檔案、產品檔案）及專門檔案（如會計檔案、教學檔案、審計檔案、聲像檔案等）方面的知識，根據不同的利用需求，有針對性地提供檔案。同時，要具備從事本職工作的語言文字能力、信息開發能力、運用現代科技手段的能力和創新能力等。

二、要不斷加強醫院檔案基礎業務建設

在整個檔案業務工作中，利用工作是目的，是主導工作，但利用工作必須建立在良好的基礎工作之上。應該在重視利用工作的同時，狠抓基礎工作，以利用工作促進基礎工作，以基礎工作保障利用工作，做到相互結合，共同發展。綜合醫院做好檔案基礎業務工作有以下幾個方面：

1、完善檔案工作管理體制，形成檔案管理網絡體系。成立檔案工作領導小組及保密、鑒定銷毀領導小組，各部門科室明確兼職人員，為檔案材料收集、整理、鑒定等工作環節奠定人力基礎。

2、建立健全檔案管理各項規章制度。檔案工作是一項集管理性、服務性、政治性、科學性、文化性等性質于一體的工作，檔案工作的基本原則就是“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用”。因此，綜合醫院要在貫徹落實《檔案法》的同時，結合醫院實際情況，建立健全本醫院檔案管理的各項規章制度，使檔案管理有法可依、有章可循，實現檔案管理規范化。

三、做好醫院各門類檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統計與檢索工作

1、醫院檔案收集工作。按照醫院《檔案管理辦法》、《文件材料歸檔范圍》等的規定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各科室、個人手中和散失在其他地方的檔案分別集中到綜合檔案室的工作。檔案收集是檔案管理其他業務環節的基礎，收集工作的質量直接決定和影響著檔案業務工作水平，收集及時、鑒選得當，把有保存價值的檔案都集中在檔案室，實現檔案的集中統一管理，維護檔案的完整與安全，才能使室藏檔案齊全完整，內容豐富，才可以提高檔案工作質量，為開發利用檔案信息資源創造良好的物質條件。

2、醫院檔案整理。按照一定的原則和方法，對零散和需要進一步條理化的檔案進行分類、組合、排列、編目，使檔案由零亂到系統，由無序到有序，體現檔案的特點，充分反映各項工作活動的歷史聯系和面貌，是檔案信息資源完整利用的基礎。

3、醫院檔案鑒定工作。醫院綜合檔案部門按照一定的原則、標準和方法，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案予以銷毀，提高了檔案利用的準確率。

4、醫院檔案保管和統計工作。根據檔案的成分和狀況，采取安全的存放和防護措施，并以表冊、指標、數字等形式揭示檔案和檔案工作有關情況的業務工作，是檔案開發利用的硬件保障。

5、醫院檔案檢索工具醫院檔案檢察工具。記錄、報道、查找檔案材料的手段，是揭示館（室）藏和查找檔案的重要手段，它把“藏”與“用”連接起來，溝通檔案材料與利用者和管理者之間的關系，是開發檔案信息資源的工具。

綜上所述，現代檔案管理不局限于各門類檔案的集中保管，而是一項高標準、高質量的系統工程，開發利用好檔案資源是檔案人員面臨的新課題。我們應不斷提高對檔案管理工作的認識健全檔案管理制度，多途徑、多渠道地開發利用檔案信息資源，實現檔案信息資源共享，使醫院檔案工作獲得最大的兩個效益，推動醫院整體管理水平的提高。

參考文獻：

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